Síntesis Proceso De La Cobranza

Síntesis Proceso de La Cobranza

Cobranza: La cobranza se entiende como la acción que se realiza tendiente a recuperar la cartera en las condiciones y plazos pactados.

Principios que se deben tener en cuenta:

1. El crédito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende.

2. Todo cliente puede cambiar. Los buenos clientes pueden convertirse en malos, así mismo, un cliente malo por la acción de cobranza puede convertirse en bueno.

POLITICA DE COBRANZA.

La política de cobranza debe ser coherente, ajustada a las necesidades de la empresa y a las necesidades económicas existentes en el panorama nacional.

Factores básicos:

• Determinar las normas eficaces.

• Primer objetivo es que no sea necesario cobrar.

• Segundo objetivo que la empresa otorgue el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación.

• Políticas de cobranza basadas en normas realizables y adaptables a las circunstancias.

• En casos de especial complejidad la administración superior resolverá la adopción de nuevas formas.

• A una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de cobranza suave y viceversa.

• Las políticas se deben revisar para evitar deficiencias en ellas.

• Las políticas de cobranza deben ser: Claras-Flexibles-Dinámicas-Uniformes

• Las políticas deben estar respaldadas por normas y procedimientos.

• Las políticas deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre los gastos de la gestión de cobranza y los resultados de la misma.

• Toda política de cobranza tiene incidencia en las ventas.

• Después de aplicadas todas las acciones de cobranza si no se logra recuperar el crédito se debe efectuar un estudio de las condiciones del cliente y analizar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales y determinar si se inicia la etapa de cobro prejurídico. Algunas causas para suspender las relaciones con el cliente son:

• Cuando el cliente incurra en mora continua en pagos, es decir que permanentemente cancela sus cuotas “vencidas”, por lo menos seis veces durante el año.

• Si durante seis (6) meses presenta más de tres cheques devueltos por concepto de fondos insuficientes.

• Al cliente que se le haya enviado más de tres veces una comunicación de segundo aviso recordatorio del pago de sus obligaciones. La cual se envía a los 30 días de vencido el crédito.

NORMAS DE COBRANZA.

Principales normas utilizadas en un proceso de cobranza:

• Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza.

• Documentar de acuerdo a las formalidades legales.

• Mantener el ritmo y el plan prefijados.

• Respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza judicial.

• Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza judicial en nuestra legislación.

DIRECTRICES PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL ÁREA DE COBRANZA.

• Todo crédito debe ser cancelado por el cliente dentro del plazo y condiciones estipuladas en su otorgamiento, o dentro de las condiciones especiales de crédito.

• Es responsabilidad del área de cartera adelantar el cobro dentro de los plazos establecidos a cada cliente. Para esto debe tener un adecuado control de los vencimientos y un contacto directo y permanente con el cliente.

• El jefe de cartera debe vigilar constantemente el estado de la cartera advirtiendo las irregularidades en el cobro, y suministrar semanalmente, o cuando la dirección lo requiera, un listado de cartera actualizado.

• El área de cartera será responsable de la digitación de los recibidos definitivos de caja, la exactitud de los registros y la exactitud de los totales de control.

• El jede de cartea debe tener un contacto permanente con las demás áreas de la entidad (Ventas, Crédito, Contabilidad, Tesorería etc.).

• El jefe de cartera debe realizar llamadas de cobro a los clientes que presenten uno o varios incumplimientos de sus obligaciones. Si esto no surte efecto se debe elaborar una carta con el estado del crédito exigiendo su cancelación.

LA COBRANZA DEBE PLANEARSE.

• La cobranza debe responder a un plan.

• Nada más inoperante que una gestión de cobro improvisada. El fruto de la improvisación siempre será el fracaso.

• La cobranza debe realizarse como un servicio y no como un conflicto.

• Debe ser un proceso de educación al cliente y debe realizarse permanentemente con todos los deudores.

• Exige tacto y firmeza por parte del cobrador. f. Debe buscar el pago sin perder la confianza del deudor.

• Es una acción hecha por personas hacia otras personas; por eso requiere de muy buenas relaciones humanas.

EL PLAN DE COBRANZA.

Debe tener las siguientes características:

1. Adaptable a las circunstancias.

2. Uniforme; aplicable a todos los casos.

3. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.

4. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurídica. Debe existir un plan para cada una de ellas, así:

Plan para la Cobranza Administrativa:

Tiempo: Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa y la prejudicial.

Etapas: Seleccionarlas; llamadas telefónicas, fax, cartas etc.

Número de etapas

Ritmo: Cuál es el orden a seguir en cada una de las etapas.

Plan para la Cobranza Prejudicial:

Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica.

Producir una comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente de un día. Se utiliza con frecuencia el Fax, el teléfono, Se aconseja que sea por escrito.

Si lo anterior no surte efecto, envié aviso que la deuda se pasará a cobro judicial.

Comunicación enviada por el abogado en que informe que ha recibido la obligación para cobrarla mediante la acción judicial.

Iniciación de la demanda. Este proceso generalmente es realizado por funcionarios de la compañía, pero se puede realizar contratando los servicios de entidades que ofrecen estos servicios.

Plan para la Cobranza Jurídica:

Generalmente ya está dado por la Ley. La realizan abogados externos y puede comprender las siguientes fases:

• Presentación de la demanda.

• Embargo preventivo de bienes.

• Notificación.

• Mandamiento de pago.

• Conciliación.

• Remate de bienes.

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