Tema _2_Desarrollo_de_proyecto_de_campo

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Introducción

Durante la planificación del proyecto se han definido y secuenciado las actividades particulares que harán posible que los productos entregables se completen; también se han asignado los recursos que serán necesarios para ello. Asimismo, se ha elaborado un diagrama de red que indica las fechas de inicio y terminación de cada una de ellas, así como su interrelación de predecesora o sucesora.

Los recursos que se le han asignado a cada actividad comprenden los diferentes rubros - recursos materiales, humanos, equipos, suministros, etc. -  que en conjunto representan los recursos financieros que se necesitarán para cada una de las actividades especificadas en la red.

Una vez que se han estimado los costos por actividad individual o paquete de trabajo, éstos se suman con el fin de obtener el presupuesto, el cual indicará el costo total que tendrá el proyecto.

Explicación

2.1 Planificar la gestión de los costos

De acuerdo con lo indicado por el PMBOK® (2017) en su capítulo 7 (p. 2316), la “gestión de los costos incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado”. El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de la gestión de los costos del proyecto, está precedido por un esfuerzo de planificación del equipo de dirección del proyecto y es parte del plan para la dirección del proyecto.

El plan de gestión de costos puede incluir lo siguiente:

• Unidad de medida para cada uno de los recursos (moneda a utilizar en el caso de costos).
• Nivel de precisión o redondeo de datos según lo establecido.
• Procedimientos a utilizar.
• Umbrales de control o desviaciones.
• Reglas de medición del desempeño.
• Formatos de los informes y frecuencia de emisión.

2.2 Estimar los costos

El costo total del proyecto fue estimado desde los primeros procesos de la iniciación. Sin embargo, no fueron detallados a nivel de actividades. Una vez que las actividades particulares se han listado y se han estimado los recursos necesarios para que cada una de ellas se complete, será posible determinar los costos para cada una.

El inciso 7.2 (p. 240) de la Guía del PMBOK® (2017) establece que este proceso “consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades de un proyecto”.

Deben considerarse todos los costos que estén presentes en todas las actividades descritas. Gido y Clement (2012) mencionan que los costos estimados pueden incluir conceptos, tales como:

• Costos de mano de obra, de acuerdo con los tiempos de trabajo estimados y las tarifas de mano de obra para cada persona.
• Costos de materiales.
• Costos del equipo necesario.
• Costos de instalaciones necesarias por el proyecto.
• Costos de subcontratistas y consultores.
• Gastos de viaje.
• Costos de contingencia, también conocida como reserva.

Es importante considerar que los costos previstos sean realistas y no sean sobrevaluados por un exceso de contingencias.

El propio PMBOK® (2017) en el inciso 7.2.2, establece que las herramientas y técnicas más comunes en la estimación de costos son las siguientes:

• Juicio de expertos.
• Estimación análoga basándose en proyectos anteriores.
• Estimación paramétrica de datos históricos.
• Estimación ascendente, con cada actividad detallada.
• Estimación por 3 valores: optimista, pesimista y más probable, similar al PERT.
• Análisis de datos, como el análisis de reserva.

2.3 Determinar el presupuesto

El PMBOK® (2017) establece en su inciso 7.3 (p. 248) que este proceso “consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada”. El resultado de este cálculo se conoce como presupuesto.

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