Trabajo De Archivo

INTRODUCCIÓN

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones. Los archivos como colección de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

CARPETAS

Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización.

Las carpetas de archivo consisten en generalmente una hoja de cartón, bien gruesa y de color rosa. La lámina se dobla por la mitad alcanzando una superficie superior a la de un papel DIN A4. Los documentos se guardan en su interior agrupados por temáticas comunes. Se utilizan a menudo en combinación con un archivador para su almacenaje. Las carpetas de archivo se pueden comprar fácilmente en las tiendas de material de oficina. En el Reino Unido, una de las más viejas y mejores compañías de carpetas conocidas es Railex. El Smead Manufacturing Company tiene un nivel similar en los Estados Unidos.

Las carpetas generalmente se etiquetan para identificar el material que se encuentra en su interior. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la lengüeta con un bolígrafo o un lápiz. Otros escriben en las etiquetas adhesivas que se ponen en las lengüetas. Hay también los marcadores electrónicos que se pueden utilizar para hacer las etiquetas.

TIPOS DE CARPETA

El uso de la carpeta es generalizada dentro de una oficina, ya que no sólo se usa para guardar los archivo, sino también para transportar diferentes documentos que son de importancia para uno.

En el caso del uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se relacionan con determinadas personas, empresas o instituciones o que se refieren a un mismo asunto, además de las facturas y manuales, entre otros.

Tipos de carpetas

Según el material del cual están fabricadas.

• Manila • Cartón prensado. • De fibras. • De luxe.

Además hay carpetas misceláneas y carpetas individuales.

Pestañas de las carpetas

• Pestaña corrida: toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente.

• Pestaña cortada: están colocadas de dos a cinco posiciones, pueden tener un corte de una mitad, un tercio, un cuarto o un quinto del ancho de la carpeta.

• Pestaña reforzada: Carpeta cuya pestaña ha sido reforzada doblando el mismo material de la orilla superior.

Base de las carpetas

Hay carpetas con dobleces o pliegues adicionales en la base que permiten agrandarlas como en una pulgada. En ella se puede archivar mayor cantidad de documentos de los que se archivarían en una carpeta corriente. Son fabricados en manila, fibra o cartón prensado.

TARJETAS

El tamaño de las tarjetas

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