Traspaso De Unidades Entre Sucursales

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos a seguir para el traspaso de unidades nuevas o usadas entre sucursales de La automotriz, garantizando el abastecimiento de las unidades requeridas por la Sucursal Solicitante en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a Gerente de General, y al personal involucrado en el traspaso de unidades nuevas o usadas entre sucursales de La automotriz

3. RESPONSABILIDADES:

Es responsabilidad del Gerente General La automotriz la Implementación, difusión, cumplimiento y mantenimiento de este procedimiento.

4. DEFINICIONES:

Sucursal Solicitante: Se denominara así a la persona que cuenta con la autorización por parte del Gerente General para la requisición de traspasos de unidades Nuevas o Usadas entre sucursales.

Sucursal Proveedora: Se denominara así a la persona que cuenta con la autorización por parte del Gerente General para la remisión de unidades Nuevas o Usadas entre sucursales.

Pedido de traspaso normal: Solicitud de traspaso de unidades nuevas o usadas que puede ser programada para su atención de acuerdo al orden en que haya sido recibida.

Pedido de traspaso urgente: Se trata de una solicitud de traspaso de unidad nueva o usada que demanda sea atendida de manera inmediata ya que se encuentra comprometida la continuidad de la operación de venta de parte del Asesor de compra.

5. PROCEDIMIENTO:

5.1. Consideraciones especiales generales

5.1.1. El traspaso de unidades nuevas o usadas entre sucursales deberá de contar invariablemente con la autorización previa por parte del Gerente General, solo en el caso de la ausencia de este se podrá soportar con la firma del Director de Área o bien por el Gerente Administrativo de La automotriz

5.1.2. El traslado de las unidades nuevas o usadas entre sucursales deberá de ser programado y coordinado por la Sucursal Proveedora considerando siempre la optimización en el uso de la unidad utilitaria empleada para este fin (Grúa).

5.1.3. El Transladista deberá de consultar invariablemente con el Gerente de Refacciones si es que existe algún traspaso de refacciones y/o materiales entre sucursales pendientes de enviarse, esto cuando se tenga programado un traslado de unidad nueva o usada entre sucursales.

5.1.4. En caso de existir algún traspaso el Gerente de Refacciones deberá de seguir procedimiento ABC-RF-PO-02 Traspaso de refacciones y/o materiales entre sucursales, esto para optimizar aun mas el uso de la unidad utilitaria.

5.2. Consideraciones especiales para traspaso de unidades entre sucursales referenciadas a una operación de venta

5.2.1. El Gerente General deberá de tener a consideración los siguientes elementos para la autorización de traspaso de unidades nuevas o usadas entre sucursales referida directamente a una operación de compra :

• La Sucursal Solicitante deberá de contar con el pago del enganche sobre el valor total de la unidad nueva o usada (No pagos parciales).

• En caso de que la Sucursal Solicitante se encuentre gestionando una línea de crédito para el pago del importe restante, el F&I deberá de contar con el expediente completo de dicha solicitud de crédito (No documentos pendientes de entregar por parte del Cliente).

5.2.2. El Gerente General deberá de ser el único facultado para la reservación de unidades nuevas o usadas atravez del sistema de ventas (DMS Propio).

5.2.3. Toda reservación de unidad nueva o usada deberá de contar con el soporte del pago de enganche sobre el valor total de la unidad a la fecha en que esta fue reservada por el Gerente General.

5.2.4. Antes de proceder a registrar un pedido de traspaso de unidad nueva o usada entre sucursales, la Sucursal Solicitante deberá de confirmar con la Sucursal Proveedora que esta cuenta con dicha unidad de manera física dentro de su inventario y a su vez que esta se encuentra en perfectas condiciones y disponibles para su venta (No unidades reservadas mediante el pago de enganche sobre el valor total de la unidad).

5.3. Solicitud de traspaso (Referenciada a una operación de venta )

5.3.1. La Sucursal Solicitante deberá de informar vía mail al Gerente General el requerimiento de la unidad nueva o usada que se encuentra dentro del inventario de la Sucursal Proveedora.

5.3.2. La Sucursal Solicitante deberá de presentar al Gerente General los documentos que amparen el avance en el proceso de venta sobre dicha unidad.( Pre pedido y recibo de caja general por el pago del enganche sobre el valor total de la unidad )

5.3.3. En caso de que la Sucursal Solicitante sea Los Cabos, esta deberá de enviar al Gerente General dichos documentos escaneados vía mail.

5.3.4. El Gerente General deberá de analizar y validar los documentos presentados por la Sucursal Solicitante.

5.3.5. En caso de aprobar el traspaso de la unidad nueva o usada el Gerente General deberá de cambiar el estatus de la unidad a “RESERVADA “, esto atravez del Sistema de Ventas (DMS propio).

5.3.6. El Gerente General deberá de informar a la Sucursal Solicitante, vía mail la aprobación del traspaso de la unidad que fue requerida por este ultimo

5.3.7. Una vez aprobado el traspaso de la unidad nueva o usada, el Gerente General deberá de ordenar al Encargado de Logística el inicio de proceso de traspaso de dicha unidad.

5.4. Autorización de Traspaso de unidad nueva o usada entre sucursales

5.4.1. El Encargado de Logística de la Sucursal Proveedora deberá de reunir el expediente de la unidad nueva o usada a traspasar.

5.4.2. Así mismo el Encargado de Logística de la Sucursal Proveedora deberá de registrar atravez del formato ABC-VT-FO-Orden de traspaso de unidades entre Sucursales o Distribuidoras el inventario de las condiciones generales en que será traspasada dicha unidad.

5.4.3. Una vez registrado lo anterior el Encargado de Logística de la Sucursal Proveedora deberá de presentar dicho formato al Gerente General o Gerente de Sucursal este ultimo en el caso de Los Cabos.

5.4.4. El Gerente General o Gerente de Sucursal según corresponda deberá de revisar y validar que la información registrada en dicho formato sea la correcta.

5.4.5. En caso de detectar deficiencias en la información registrada en dicho formato, el Gerente General o Gerente de Sucursal según corresponda deberá de ordenar al Encargado de Logística que estas sean corregidas de inmediato.

5.4.6. En caso contrario el Gerente General o Gerente de Sucursal según corresponda deberá de soportar su autorización con su

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