TÉCNICAS DE CONTROL Y REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

TÉCNICAS DE CONTROL Y REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Instructor: Lic. Cecilia López González

Otoño/2012

Objetivo General

El participante, al término del curso podrá aplicar las distintas técnicas de control y realizar un inventario de equipo y materiales, en base a las políticas dictadas por la Poder Legislativo, para aplicar una eficiente administración y control de lo encomendado en la Institución que representa.

a. Generalidades

1. Tratados internacionales

• Calidad en México

• PND

• PMG

2. Administración de inventarios

• Proceso Administrativo

• Los recursos materiales en el sector público

• Las funciones dentro del sistema de control

3. Planeación de existencias

• Programas de trabajo

• Administración de inventarios

• Ligústica en la administración

• El cuándo y el cómo

• Importancia de los inventarios

a. Generalidades

1. Tratados internacionales

• Calidad en México

• PND

• PMG

2. Administración de inventarios

• Proceso Administrativo

Definición de Administración: Ciencia que busca el lograr los mayores beneficios utilizando el mínimo de recursos. La aplicación de esto se basa en el proceso cíclico denominado “Proceso Administrativo”, en el cual se contemplan las siguientes dos fases:

Fase Mecánica: Representa la parte teórica de la administración, en ella se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige hacia el futuro.

Fase Dinámica: Se refiere a la manera de llevar a cabo las acciones del área a administrar.

Estas fases se dividen en 3 elementos cada una denominados:

MECÁNICA

 PREVISIÓN: Consiste en la determinación técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social; la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

 PLANEACIÓN: Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de preceder y orientar. Y además la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.

 ORGANIZACIÓN: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y organizaciones individuales necesarias en un organismo social en búsqueda de su mayor eficiencia.

DINÁMICA

 INTEGRACIÓN: Consiste en los procedimientos para dotar a la organización social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

 DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo del organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas, realice del modo más eficaz los planes señalados.

 CONTROL: Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formar nuevos planes.

Tomando como base la información proporcionada por la administración y con el afán de aplicar éstas útiles herramientas se observan la integración de funciones de la empresa basadas en el control que ofrecen los Departamentos de administración de almacenes e inventarios.

• Los recursos materiales en el sector público

¿Por qué necesitamos los inventarios?

¿Qué funciones cumple?

¿Cuáles son los beneficios de tener inventarios, y aumentar tales beneficios a medida que aumentan los niveles de inventarios?

¿En que momento empiezan los beneficios a costar más que su valor positivo?

El éxito en el desarrollo de los programas de trabajo de una entidad depende en gran medida, del adecuado suministro de los equipos, materiales o artículos de la calidad requerida, en las cantidades solicitadas, precios razonables y en el tiempo oportuno. Esta función, de poner al alcance de todas las unidades administrativas los bienes que necesitan, está enmarcada dentro del sistema de recursos materiales del Sector Público.

Es de vital importancia destacar la necesidad de que la función de almacenamiento y con correcto nivel de inventarios, como un elemento integrante del sistema de Recursos Materiales, se desarrolle en estrecha coordinación con el resto de los elementos componentes del mismo, como son las funciones de adquisiciones y de distribución, entre otras.

La integración de estas funciones en una unidad administrativa propiciará:

 Conjugar los recursos con que cuenta la entidad en sus almacenes, para satisfacer las necesidades derivadas de sus programas de trabajo, evitando con ello adquisiciones duplicadas.

 Formular un programa anual de adquisiciones derivado de una visión global de las necesidades de la entidad.

 Evitar la sobre-inversión en almacenes, que distraiga recursos susceptibles de ser aprovechados en otros renglones de actividad.

 Aprovechar al máximo

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