Técnicas para documentar y comunicar decisiones

TÉCNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas mas comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, un gerente debe planificar y tomar decisiones acerca de como documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en la empresa. Normalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o maneras. Las mas comunes para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:

• Memorándum

• Instructivos

• Circulares

• Manuales

Los memorandums ampliamente utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, normal o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una practica errónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.

INSTRUCTIVOS

Los Instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se deben llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aun cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumentos están representados por los instructivos para las tomas físicas de inventarios. En este caso, el objetivo de su elaboración es establecer los pasos que deberán seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de los inventarios.

CIRCULARES

Son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual. Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. En el caso de entidades gubernamentales, representan un sinónimo de memorándums. Debido a que es utilizada en gran cantidad, las circulares se caracterizan por ser un tanto impersonales.

MANUALES

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

Los narrativos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen.

Narrativo elaborado por el equipo de trabajo de Consultores Gerenciales la describe los métodos de costo de inventarios

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

ASUNTO Descripción de procedimientos Pag. Nº 1 de 1

CAPITULO 1 Fecha vigencia: 02/95

PUNTO Sección de facturación Sustituye pag.

APROBADO POR Gerente general De fecha

Procedimiento : Facturación a clientes

Objetivo : Explicar el proceso seguido en la facturación de productos a los clientes

Codificación :

Responsable Acción

Asistente de Facturación 1. Recibir documentos del departamento de operaciones, referentes al despacho de material

2. Chequear que la información recibida del despacho sea correcta

3. Transcribir la información en el formato de la factura

4. Imprimir la factura original

Motorizado/Vendedor 5. Entregar factura original

Asistente de Facturación 6. Archivar copia rosada de la factura

7. Archivar los documentos

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