Una manera estructurada de lograr resultados.

LA ADMINISTRACIÓN POR PROYECTO

Una manera estructurada de lograr resultados.

Alguna vez, en las actividades que llevamos a cabo en nuestro trabajo, hemos dirigido o hemos contribuido en un proyecto. En la actualidad los proyectos vienen a ser la forma de vida de muchas empresas y podemos atrevernos a decir que es la manera más frecuente de dirigir los negocios para alcanzar objetivos específicos.

Los proyectos existen desde los inicios de nuestra civilización. Las expediciones que los cazadores organizaban en las épocas prehistóricas, la construcción de las pirámides en Yucatán o en Tehotihuacán, el descubrimiento de América, el movimiento de independencia, la revolución al inicio del siglo, entre otros proyectos históricos.

Los ejemplos anteriores nos muestran que hay proyectos con diferentes grados de éxito y en algunos casos diferentes grados de falla. En nuestros días encontramos muchos proyectos que no se terminaron a tiempo o que sobrepasaron su presupuesto o que no lograron las metas para lo cual fueron creados. Las consecuencias de las fallas en un proyecto se reflejan, desde utilizar más tiempo que el programado, hasta pérdidas multimillonarias y la frustración de los integrantes del proyecto y sus directivos.

Los proyectos con éxito han seguido un proceso de administración y han sido dirigidos y operados por personas con habilidades superiores en solución de problemas y toma de decisiones, así como con técnicas efectivas en administración de recursos.

Todos los días los medios de comunicación nos dan ejemplos de proyectos importantes que han fallado en el tiempo. Uno de los proyectos que falló y que mayor impacto generó cuando ocurrió fue el desastre sufrido por el “Challenger”, donde una falta de comunicación y pobres planes de contingencia ocasionó una trágica pérdida de vidas, dinero y reputación. Muchos más ejemplos en nuestro entorno económico podemos encontrar en las noticias diarias donde fallas en proyectos de gobierno iniciados tiempo atrás nos están llevando a sufrir y vivir sus consecuencias. Sin embargo, podemos también encontrar muchos ejemplos de proyectos exitosos que se han dado en los últimos años.

Cualquiera que se ponga a revisar la lista de proyectos con éxito y aquellos que no lo han tenido, se podrá preguntar ¿qué distingue a los proyectos exitosos de los no exitosos? y la respuesta es simple. Los proyectos con éxito han seguido un proceso de administración y han sido dirigidos y operados por personas con habilidades superiores en solución de problemas y toma de decisiones, así como con técnicas efectivas en administración de recursos.

Las habilidades para administrar por proyecto se diferencian de las habilidades de administración en general , ya que al administrar por proyecto el proceso inicia con una definición de los objetivos del mismo; se identifican actividades terminales; se identifican los recursos requeridos; se asignan responsabilidades; se programan actividades; se protege el plan de proyecto; se monitorean y evalúan resultados y se asegura el éxito del proyecto comparando resultados contra objetivos originalmente planteados.

El proceso de administración por proyecto contempla tres fases:

* Fase de Definición.

* Fase de Planeación.

* Fase de Implementación.

Fase de Definición

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto. Muchos directores o gerentes de proyecto inician sus proyectos por la fase de planeación en lugar de iniciar por la fase de definición.

Cuando un equipo de proyecto inicia un plan con un enunciado formal del propósito y los objetivos, las oportunidades de éxito del proyecto aumentan considerablemente.

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto.

Los directores de proyecto y sus equipos debieran definir sus objetivos con resultados finales y restricciones. Por ejemplo, un resultado final podría ser: lanzar el nuevo producto con 25% más volumen que el competidor más cercano. Una restricción podría ser: el precio de venta al público no debe ser mayor de $ 15.00.

La razón principal por la cual muchos directores o gerentes de proyecto instintivamente inician con la fase de planeación es que sienten que todos los que van a participar en un proyecto conocen e interpretan de la misma manera el propósito y los objetivos y creen que están perfectamente identificadas todas las actividades terminales requeridas para su ejecución y sobre todo piensan que todo mundo tiene plenamente identificados los recursos requeridos por el proyecto, y que desilusión cuando descubren que lo que para ellos era “obvio” no lo fue para ninguno de los integrantes del equipo de proyecto.

La fase de definición debe dejar respuestas muy claras en la mente de todos los integrantes del proyecto a las dos preguntas siguientes: ¿qué se quiere lograr con el proyecto? y ¿por qué se quiere hacer el proyecto?

Fase de Planeación

La fase de planeación después de haber definido el proyecto debe permitir asignar responsables de cada actividad terminal identificada en la fase de definición, debe permitirnos en conjunto con los responsables programar actividades en el tiempo y formar con ello el plan del proyecto. Este plan del proyecto debe protegerse anticipando los diversos problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el futuro y estableciendo las acciones preventivas correspondientes, así como planeando las acciones contingentes más adecuadas.

La fase de planeación debe responder muy claramente a las siguientes preguntas: ¿quién(es) será(n) los responsables de llevar a cabo las actividades? ; ¿cuándo se llevarán a cabo las actividade ? y ¿qué se hará si algo sale mal en las actividades?

Fase de Implementación

La fase de implementación es en la cual el trabajo real de campo se lleva a cabo. Las fases de definición y de planeación son fases que demandan trabajo de gabinete, son fases que nos permiten evaluar la viabilidad del proyecto antes de empezar a llevar a cabo actividades de campo del proyecto. Las fases de definición y de planeación son fases donde las aprobaciones y los compromisos ocurren. La fase de implementación es donde la actividad de ejecutar el proyecto se desarrolla.

En la fase de implementación el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades con el banderazo de salida, toda fase de implementación tiene un arranque. En la fase de implementación se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el

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