Unidad administrativa encargada de preparar el Informe de auditoria

Unidad administrativa encargada de preparar el Informe de auditoria

El departamento de Control Interno adscrito a la Gerencia de Finanzas de la empresa Hafran Servicios Múltiples, C.A., es el departamento encargado de preparar el informe de Auditoria Administrativa

INTRODUCCIÓN

Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria en la empresa.

Parte de las circunstancias o acontecimientos que dieron lugar a la ejecución de la Auditoria Administrativa, fueron los siguientes

• Demora en los procesos de pago a proveedores, originando reclamos a nivel de gerencia.
• Acumulación de impuestos parafiscales por pagar, dando lugar a multas por pagos extemporáneos
• Aumento de reclamos a nivel de indemnizaciones salariales, por parte del personal que labora en la empresa.
• Retrasos a nivel de logística y viáticos, para el personal que se encuentra de viaje de trabajo
• Ausentismo del personal en los puestos de trabajo

Mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo:

Como parte de los mecanismos de coordinación y participación empleados para desarrollar la auditoria, se encuentra: El desarrollo y aplicación de un programa de Auditoria Administrativa, necesario para llevar el control de la Auditoria y para la organización de los papeles de trabajo, en el se plasmaron las actividades desarrolladas por el equipo multidisciplinario de auditores, que formó parte de la auditoria, así como también, la cronología de las acciones a desempeñar, las observaciones encontradas y las respectivas recomendaciones.

Duración de la revisión

Para evaluar el comportamiento organizacional en forma adecuada, se consideró un periodo de un (01) mes, en el que se realizó la revisión exhaustiva de todos los procesos.

Propósito y explicación general de su contenido.

El fin único de esta Auditoria Administrativa, es examinar la operación general de la organización, para corroborar la efectividad de la sistematización administrativa y el grado de control con el que opera, así como el adecuado manejo de los recursos financieros; debido a que dentro de la función administrativa y finanzas, es donde se tienen presentes los objetivos básicos de la organización, tales como: permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribución social.

Ahora bien, en el caso de Hafran Servicios Múltiples, C.A., la Auditoria Administrativa, busca determinar el origen y las posibles causas  de los recientes acontecimientos que se han venido presentando en la empresa, como es el caso de la demora en la mayoría de los procesos, ausentismos laboral, incremento en los reclamos tanto a nivel de proveedores como del recurso humano, para ello se emplearon diversas técnicas como (observación directa, cuestionarios, entrevistas, análisis administrativos, entre otros), los cuales arrojaron, que la organización no se encuentra actualmente dentro de los parámetros de la eficiencia, y en consecuencia, no se encuentra alineada con los objetivos y metas previamente establecidas.

ANTECEDENTES

Hafran Servicios Múltiples C.A. fundada en el estado Falcón el 15 de Marzo de 1.988, es una empresa que nace orientada al desempeño y a la ejecución de obras en Pro de la operación y seguridad de los procesos industriales del cliente.

En los años siguientes, con la rápida respuesta a las necesidades de la industria y la gran dedicación al cliente, se han alcanzado los objetivos que dieron pie a su creación, formando paso a paso la experiencia que ha rendido excelentes resultados en las distintas etapas que han hecho las bases actuales de la empresa.

Es así que desde su fundación HAFRAN SERVICIOS MULTIPLES C.A, se ha distinguido por la amplia gama de servicios prestados de la industria petrolera, Petroquímica y Metalmecánica entre los cuales podemos señalar los siguientes:

• Planificación y ejecución de paradas de plantas.
• Prefabricación y montajes de tuberías.
• Reparación mayor de equipos.
• Fabricación de estructuras metálicas.
• Montaje de estructuras de acero y equipos pesados.
• Mantenimiento y pintura de equipos.
• Construcción y mantenimiento civil multidisciplinario.
• Trabajos metalmecánicos, eléctricos y instrumentación.
• Limpieza integral de plantas en aéreas operacionales y no operacionales.

En toda su existencia la organización se ha caracterizado por contar con estabilidad administrativa, y los directores generales que ha tenido, aunque con un estilo particular, le han dado continuidad a la operación en general, lo cual ha permitido que la empresa se mantenga en un lugar importante a nivel local y nacional.

En el desempeño de su labor, la organización ha afrontado diversas situaciones tantos internas como externas que han incidido directa e indirectamente en los objetivos planteados, y es que en los últimos dos (02) años, los inusuales acontecimientos suscitados en el entorno de la empresa, entre los que destacan la pandemia por Covid-19, el cronograma en cuanto al suministro de la gasolina en el país, entre otros, han originado que gran parte del personal que labora en la empresa Hafran Servicios Múltiples, C.A, se ausente de sus puestos de trabajo, incidiendo de esta forma en el ejercicio de todas las operaciones de la empresa.

En este sentido, al no contar con la asistencia de gran parte del personal y en muchos casos con renuncias del mismo, han tenido que tomar medidas, como reducir los puestos de trabajo y poner en mano de pocos trabajadores todas las funciones y tareas que se realizan en la empresa, en consecuencia, el exceso de actividades, aunado a la falta de preparación para asumir nuevos roles, han generado un impacto significativo, entre los que se pueden mencionar: demora en los procesos, re-trabajo, estrés laboral, entre otros.

En torno a estos acontecimientos, la empresa Hafran Servicios Múltiples, C.A., se ha visto en la necesidad de revisar, todos los procesos, empleando para ello una Auditoria Administrativa, para determinar las acciones a seguir para contrarrestar el impacto negativo que esta teniendo los acontecimientos mencionados anteriormente.

TÉCNICAS EMPLEADAS

Las técnicas empleadas para el desarrollo de la auditoria, se encuentran contenidas en el programa de trabajo; entre estas resaltan:

• Entrevista preliminar con el Gerente de Administración de la empresa Hafran Servicios Múltiples, C.A., a efectos de oficializar la actividad
• Observación directa de todos los procesos administrativos de la empresa
• Cuestionario cerrado al personal que labora en el área administrativa, los cuales son tres (03) en total.
• Investigación documental, se recopiló información desde el punto de vista legal: Documento constitutivo de la empresa, sus modificaciones, normativas internas, informes presentados a la Asamblea General de Accionistas; y administrativo: manuales de  organización y procedimientos, los sistemas administrativos documentados, planta del personal, estados financieros, presupuesto operativo, sistemas de control, inventarios de diferentes índoles, informes de auditorias anteriores,  facturas, control de asistencia de personal, pago de impuestos, pago de nomina y demás obligaciones laborales, entre otros.
• Análisis Administrativo, se efectuó la revisión del organigrama (estructura organizativa de la empresa), y por ende se evaluó la conformación de los niveles de autoridad, jerarquía y responsabilidad dentro de la organización.

AUDITORIA DEL PROCESO

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