VARIABLES ADMINISTRATIVAS PARA UN PLAN DE MERCADEO

1. SEGUIMIENTO DE PERSONAL:

Es una forma de cerciorarse que el empleado haga correctamente lo que se le ha pedido, esté a tono con el cronograma o para evitar demoras innecesarias. Pero no hay prueba más contundente de la ausencia de responsabilidad, identificación e incluso de la capacidad de un personal que, precisamente, la presencia de un seguimiento constante de sus actividades y logros.

Resulta difícil imaginar que una persona que esté verdaderamente identificada con su trabajo requiera de otra que le esté no solo recordando sus funciones sino comprobando que las mismas se hagan bajo los estándares acordados. Lo anterior sólo tiene validez cuando se trata de un periodo de adaptación y aprendizaje de una función o tarea, lo cual no solo es necesario sino importante pues nutre la relación entre el individuo y sus responsabilidades.

Para que un seguimiento sea eficiente y eficaz se deben tener en cuenta varios aspectos, dentro de estos podemos mencionar:

• Horario: se hace para erradicar las posibilidades de discusión o convencimiento sobre terceros por parte del empleado en falta, posibilita un mayor control sobre las rutinas laborales y también posibilita un eficaz control de acceso, vigilando las entradas y las salidas del personal contribuyendo con su seguridad en todo sentido.

• Trabajo en grupo: es una de las condiciones de trabajo de tipo psicológico que más influye en los trabajadores de forma positiva porque permite que haya compañerismo. Puede dar muy buenos resultados, ya que normalmente genera entusiasmo y produce satisfacción en las tareas recomendadas.

Las empresas que fomentan entre los trabajadores un ambiente de armonía obtienen resultados beneficiosos. El compañerismo se logra cuando hay trabajo y amistad.

En los equipos de trabajo, se elaboran unas reglas, que se deben respetar por todos los miembros del grupo. Son reglas de comportamiento establecidas por los miembros del equipo. Estas reglas proporcionan a cada individuo una base para predecir el comportamiento de los demás y preparar una respuesta apropiada. Incluyen los procedimientos empleados para interactuar con los demás. La función de las normas en un grupo es regular su situación como unidad organizada, así como las funciones de los miembros individuales.

• Comunicación: Las empresas deben establecer un sistema de comunicación que permita captar información, tanto interna como externa, y canalizarla para conseguir los objetivos marcados.

El tipo de comunicación existente en la empresa irá en función del estilo de dirección. El departamento de recursos humanos, en la comunicación interna, deberá tener en cuenta la organización formal y también la informal, puesto que en muchas ocasiones esta última es más efectiva y rápida que la formal.

La empresa desarrolla las normas que permiten la difusión de la información y establecen quiénes son los emisores y receptores de las comunicaciones.

CLASES DE COMUNICACIÓN: la comunicación interna en las empresas se presenta de diferentes formas para que la dirección haga llegar sus planes y objetivos a los mandos intermedios y desde ahí a los operarios de base, para permitir el intercambio de información entre niveles de la misma responsabilidad y para conocer las aspiraciones de los subordinados.

A. Comunicación descendente: Se trasmite desde las jerarquías superiores a los subordinados y su objetivo es que se cumplan unas series de normas u órdenes. Mediante la comunicación descendente, la dirección de la empresa informa a los niveles intermedios e inferiores sobre aspectos como:

- La cultura de la empresa

- Objetivos de la empresa

- Ordenes que deben ser cumplidas

- Imagen que deben ofrecer los trabajadores de la empresa

- Características de los puesto de trabajo y tareas que se desempañan

- Maneras de realizar el trabajo

- Planes de producción, medios de control, etc.

- Medidas para la gestión de personal

- Información sobre procedimientos formativos

B. Comunicación descendente: Se produce desde los niveles jerárquicos inferiores de la empresa hacia los superiores. Suelen ser opiniones, reclamaciones, sugerencias y quejas.

Esta comunicación permite conocer a la dirección de la empresa las inquietudes, aspiraciones y dificultades del personal subordinado e incluso detectar situaciones de abuso de los mandos intermedios.

C. Comunicación Horizontal: La comunicación horizontal, también denominada lateral, es la que se produce entre los departamentos y personas del mismo nivel. Consiste en trabajos conjuntos, puestas en común, resolución de asuntos laborales, etc.

Los principales obstáculos con los que se enfrenta la comunicación son las rivalidades personales, la ausencia de espíritu de equipo y la sensación de no tener tiempo para la comunicación.

2. PLANEACIÓN: La planeación, también conocida como planificación o planeamiento, consiste en el proceso a través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos.

Proceso de la planeación

Los pasos necesarios para realizar una planeación o planificación, son los siguientes:

Análisis de la situación actual

En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades.

En el análisis externo evaluaremos las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, así como aspectos que podrían existir (tendencias).

Y en el análisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.

Establecer objetivos

Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.

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