VIAJE DE FIN DE CURSO 2023 DE LA EMPRESA XCAPE S.A

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)

Nombre del Proyecto: “VIAJE DE FIN DE CURSO 2023 DE LA EMPRESA XCAPE S.A”                                                                 Fecha: Octubre 6 del 2022

Unidad de Negocio/Área: Servicios de organización de eventos, marketing y publicidad.

Promotor del Proyecto: XCAPE

Gerente del Proyecto: Ing. Ignacio Gómez

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Propósito O Justificación del Proyecto:

Conocer mediante un estudio de mercado realizado por la organización XCAPE S.A, cuál es el número de personas interesadas en realizar el viaje de fin de curso 2023 a la Riviera Maya. Con motivos de la finalización del grado universitario, es habitual que los graduados tengan el deseo de vivir una experiencia única con sus compañeros de clase.

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Objetivos medibles del proyecto:

• Determinar cuantitativamente los alumnos interesados en vivir esta experiencia de la mano de XCAPE S.A, mediante un estudio de mercado realizado en las universidades referentes de España. El precio ofrecido a los alumnos será similar al de viajes anteriores al mismo destino, variando levente en función del número de personas interesadas.
• Establecer relaciones comerciales con los diferentes recintos hoteleros de la isla para obtener un mejor precio al contratar un número grande de habitaciones.
• Organizar la logística del viaje, ya que la experiencia ofrecida desde XCAPE S.A es todo incluido, para que el interesado solo se tenga que preocupar de disfrutar. Para ello, se comprarán los billetes de avión priorizando en que la mayoría de los asistentes vuelen en la misma aeronave. Un shuttle de recogida para trasladar desde el aeropuerto hasta el recinto hotelero seleccionado. Diferentes actividades de ocio y excursiones para mejorar la experiencia del cliente.[pic 3]
• Tramitación de las visas necesarias para ingresar en México y pasaportes COVID imprescindible para hacer el check-in en el vuelo.
• Realizar un onboarding a las personas destinadas por la empresa a la isla, en concreto, 5 Staff que se encontraran disponibles las 24 horas del día para solventar cualquier inconveniente. A su vez, deberán de gestionar horarios para realizar las actividades de ocio y excursiones.

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Riesgos Preliminares:

• Existen multitud de inconvenientes externos que no se pueden controlar como el clima, cambio de horarios en actividades, problemas de salud o confrontaciones entre clientes. Por tanto, desde XCAPE S.A tenemos estrategias eficaces para adaptarnos al cambio y protegernos de él, ya que en función de la resolución al problema que aportemos, el NPS del cliente variará.
• El clima será un factor que no podremos controlar, pero afortunadamente, el destino seleccionado se encuentra en el trópico, lo que nos garantiza en las fechas del mes de junio, unas temperaturas de 25°/ 32°.
• A todos los clientes que precisen cancelar su viaje con 7 días de antelación, se el importe pagado en su totalidad descontando la reserva de la plaza. Si se cancela el viaje con menos de 7 días, lamentablemente no podremos devolver el dinero al cliente ya que no es tiempo suficiente para suplir su plaza.
• Todos los Staff de XCAPE tienen conocimientos avanzados de primeros auxilios y salvamento. En el hotel, hay una estación de First Aid disponible las 24 horas.

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Resumen del Presupuesto:

• Es necesario establecer pactos comerciales con más de un hotel puntero en la isla (Grand Sirenis Riviera Maya o Barceló Riviera Maya), ya que en función de la demanda de ocupación que tenga cada verano, nos ofrecerá unas mejores condiciones uno u otro. El precio promedio obtenido en los últimos 5 años, incluyendo Vuelo + Alojamiento (8 días, 7 noches) All Inclusive es de 975€/persona.
• La mayoría de las actividades de ocio planeadas, son gratuitas ya que en el hotel disponen de Kayak, Catamarán y Snorkel, sin coste para los clientes.
• Se realiza una excursión a Chichén Itzá y cenote sagrado en la que se descubrirán los secretos de la civilización maya. Por nuestro acuerdo comercial con Civitatis, obtenemos un precio de 26€/persona, con todo incluido. [pic 6]
• Como última excursión, planificamos un día en catamarán a la Isla Mujeres, uno de los paraísos tropicales más visitados e imprescinbles. Civitatis nos ofrece un precio de 42€/persona.
• Las 5 personas de Staff de XCAPE no tienen honorarios por el viaje, pero la empresa acarrea con los costes de su viaje.
• Los comerciales y el equipo encargado de aumentar el número de clientes trabajan a comisión, obteniendo unas ganancias de 50 €/cliente cerrado por ellos.

Estudio de Viabilidad:

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