Guia Parcial I Recursos Humanos (aspectos específicos)

GUIA PRIMER PARCIAL RRHH

Planificación Estratégica         

El proceso de planeación estratégica en una organización es largo y continuo. Al inicio del proceso, el énfasis recae en la necesidad de que la organización determine para qué es el negocio. Comúnmente, esto se refiere al proceso de definir  o plantear la misión. Después de llegar a un acuerdo acerca del negocio en el que se encuentra inmersa la compañía y quiénes son sus clientes, los altos ejecutivos comenzaran entonces a establecer sus metas estratégicas. Durante esta fase, estos gerentes definen los objetivos que la compañía se propone alcanzar en un periodo que va de cinco a 20 años. Estos objetivos se formulan en amplias declaraciones que establecen los puntos a los que la organización quiere llegar.

Después de que se establecen estas metas, comienza el siguiente paso en el proceso de planeación estratégica: la evaluación corporativa. Durante esta fase, una compañía comienza a analizar sus metas, sus estrategias actuales, su ambiente externo, sus fortalezas y debilidades, y sus oportunidades y peligros, en función de la posibilidad de enfrentarlos con los recursos organizacionales con los que cuenta en el presente. Comúnmente se les conoce como “análisis de desfase o FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) por medio del cual la compañía comienza a examinar que habilidades, conocimientos y aptitudes están disponible internamente, y cuáles son las carencias que podrían existir en términos de habilidades humanas o equipo. [pic 1]

La compañía necesita determinar qué tipos de puestos de trabajo deberán establecerse, y cuántos y cuáles tipos de trabajadores se necesitarán.  En terminología administrativa, se le llama organización. Cuando se ha llegado a este punto podrá comenzarse a buscar a las personas que reúnan estos criterios. Y es el momento en que la administración de recursos humanos viene a jugar un papel integral. Para determina que habilidades se necesitan, la administración de RRHH realiza un análisis de puestos.

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La evaluación de los recursos humanos actuales comienza con el desarrollo de un perfil de los empleados con los que cuenta la organización en el presente. Éste es un análisis interno que incluye información acerca de los trabajadores y las habilidades que poseen actualmente. La información de entrada para la realización de éste reporte se derivará de formatos que los empleados rellenan y que después revisan los supervisores. En dichos reportes se incluirá una lista completa de todos los empleados por nombre, escolaridad, capacitación recibida, empleo anterior, posición actual, tasas de desempeño, nivel de salario, dominio de idiomas, aptitudes y habilidades específicas.

Desde el punto de la planeación, esta información es muy valiosa para determinar cuáles son las habilidades actuales disponibles en la organización. El inventario sirve de guía para apoyar nuevas búsquedas en la organización o para alterar la dirección estratégica de la misma. Este reporte también es útil en otras unidades de la administración de rrhh, tales como la selección de individuos para la captación y desarrollo, la promoción y las transferencias. El inventario completo del perfil de los recursos humanos también proporciona información crucial para identificar los peligros actuales o futuros en la capacidad de la organización para cumplir con éxito sus metas.

¿Qué es el análisis de puestos?

Un análisis de puestos, es una exploración sistemática de las actividades que conforman un puesto de trabajo, es un procedimiento técnico que se utiliza para definir los deberes y responsabilidades de un puesto de trabajo. Este análisis “incluye la identificación y la descripción de lo que sucede en un puesto de trabajo… planteando con precisión las tareas requeridas, los conocimientos y las habilidades necesarios para llevar a cabo, así como las condiciones bajo las cuales debe realizarse.

Métodos para el análisis de puestos

• Método de observación: al usar el método de observación, el analista de puestos observa directamente a los empleados o revisa películas de los trabajadores desempeñándose en su puesto.
• Método de entrevista individual: se selecciona un equipo de titulares de un puesto de trabajo y se les entrevista ampliamente. Los resultados de estas entrevistas se combinan en un solo análisis de puesto. Este método es efectivo para evaluar lo que un puesto conlleva, y la participación de los empleados en el análisis de puestos es esencial.
• Método de entrevista grupal: es similar al anterior, excepto que el conjunto de titulares de los puestos se entrevista simultáneamente. Aunque aumenta la recisión en la evaluación de los puestos, la dinámica grupal puede entorpecer la eficacia.
• Método de cuestionario estructurado: bajo este método se les envía a los trabajadores un cuestionario diseñando específicamente para que ellos señalen los puntos que desempeñan en su puesto de trabajo, y generalmente no se tiene la oportunidad para hacer preguntas de seguimiento o para aclarar la información recibida.
• Método de la conferencia técnica: se vale de los supervisores con un amplio conocimiento del puesto. Aquí, las características específicas del puesto se obtienen de los expertos. Aunque es un buen método de recolección de datos, frecuentemente pasa por alto las percepciones de los trabajadores titulares acerca de lo que ellos hacen en su trabajo.
• Método del diario: requiere que los titulares de los puestos de trabajo registren sus actividades diarias. Este método es el que se lleva más tiempo y puede extenderse por largos periodos, aumentando sus costos.

Pasos para la realización del análisis del puesto:

1. Comprensión del propósito de su realización
2. Comprensión del papel de los puestos en la organización
3. Establecimiento de puestos de referencia
4. Determinación de la manera en que se llevará a cabo la recolección de la información
5. Buscar aclaraciones, siempre que sea necesario
6. Desarrollar el primer borrador de  la descripción del puesto
7. Revisar el borrador con el supervisor del puesto

Propósito del análisis de puesto:

• Descripciones del puesto: una descripción del puesto es una explicación por escrito de lo que los titulares del mismo hacen, bajo qué condiciones lo hacen y por qué lo hacen. Deben retratar con precisión el contenido del puesto, su ambiente y condiciones de empleo. En un formato común para la descripción de un puestos, los deberes que se realizarán, las características distintivas del puesto, las condiciones ambientales, y la autoridad y las responsabilidades del titular.
• Especificaciones del puesto de trabajo: establece el mínimo aceptable de calificaciones que el titular debe poseer para desempeñar con éxito su trabajo. Basado en la información adquirida por medio del análisis del puesto, la especificación del puesto identifica el conocimiento, las habilidades, la escolaridad, la experticia, la certificación y las capacidades necesarias para realizar eficazmente el trabajo. La especificación del puesto es una herramienta importante en el proceso de selección, porque mantiene la atención del seleccionador en la lista de calificaciones necesarias para que un titular desempeñe su trabajo, y ayuda en la determinación de los candidatos idóneos.
• Evaluación de los puestos: además de proporcionar los datos para las descripciones y las especificaciones, el análisis de puestos también es una herramienta valiosa que proporciona la información que hace posible la comparación entre los puestos de trabajo. Sirve al especificar el valor relativo de cada puesto en la organización.

Diseño de Puestos  

El concepto de puesto se basa en las nociones de tarea, obligación y función:

1. Tarea: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto. Por lo general es la actividad que se le atribuye a los puestos simples y repetitivos (puestos por hora o de empleados).
2. Obligación: es toda actividad individualizada por el ocupante de un puesto. Generalmente, es la actividad atribuida a puestos más diferenciados (puestos de asalariados o empleados). Es una tarea un poco más mental y menos física.
3. Función: es un conjunto de tareas (puestos por hora) o de obligaciones (puestos asalariados) ejercidas de manera sistemática o reiterada por el ocupante de un puesto. Pueden realizarse por una persona que, sin ocupar un puesto, desempeñe provisional o definitivamente una función.
4. Puesto: es un conjunto de funciones  (conjunto de tareas u obligaciones con una posición definida en la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. La posición define las relaciones entre un puesto y los demás de la organización. En el fondo son relaciones entre dos o más personas.

La posición del puesto en el organigrama define el nivel jerárquico, su subordinación, sus subordinados y el departamento o división al que pertenece. Constituye la unidad de la organización y consiste en un conjunto de obligaciones  y responsabilidades que los hacen distinto de los demás.         

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