Administración Del Tiempo

UNIDAD 3: Administración del tiempo

3.1 Enfoques de la administración del tiempo

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

El tiempo a dedicar a la vida laboral directiva en su complejidad, es una tarea que comúnmente es tomado de la vida privada del directivo. Si bien es cierto, que dirigir una organización es una actividad compleja y que está sujeta a muchos cambios del entorno, la organización y planificación de las actividades, así como la posibilidad de delegar funciones, son las herramientas por excelencia que permitirían a un directivo, emplear tiempo a su favor.

La dirección implica la habilidad de planear y organizar adecuadamente las diferentes acciones que realizamos, y elegir los recursos y personas que se dedicaran a las diversas tareas para que su resultado sea positivo y de impacto. En esta relación, el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la eficiencia de las tareas asignadas.

En ocasiones, se genera sorpresa con una sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no se alcanza a terminar las diferentes acciones agendas, lo cual, lleva a una mala administración del tiempo y es preciso aceptar que lo urgente le roba tiempo a lo importante. Al dar cuenta de esto, se puede reconocer que la planeación, organización y delegación no han sido lo más adecuadas. En este mismo orden de acciones, se presentan las reuniones, las visitas de negocios y otros eventos no programados, en los cuales, se es incluido al directivo sin avisar. En este sentido los directivos han de poner especial atención a la relación tiempo-acciones.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

3.2 Estrategias para administrar el tiempo

Las principales estrategias que nos puedes ayudar para administrar el tiempo son las siguientes:

• Trázate periodos cortos de tiempo

“Mientras más tiempo decidas destinar para acabar determinada tarea, más tiempo consumirá esta tarea, pero si reduces conscientemente, mediante una decisión el tiempo en que acabarás, esa tarea podrás hacerte más eficiente y terminarla más rápido que si te hubieras permitido hacerla en más tiempo.”

• Prueba trabajar por ciclos

Las personas nos volvemos más eficientes si trabajamos por ciclos, porque evitamos que nuestro cuerpo acumule sobreesfuerzo.Si tienes la posibilidad de trabajar desde casa, prueba el trabajar por periodos de 45 minutos con 15 minutos de descanso, o periodos de 2 horas con media hora de descanso para evitar sobreesfuerzo, tu mente se despejará, puedes relajarte, hacer ejercicio o cualquier cosa productiva que te despeje la mente para mantener tu rendimiento

• Un orden diferente de actividades te puede hacer más eficiente y eficaz

Ciertas formas de procesar la información y el ejecutar ciertas tareas en determinado ordene, hará que seas más productivo y eficaz. Hubo un tiempo en que para estudiar probé tres formas de procesar la información:

Durante un tiempo primero leía una lección y al final hacía un cuadro sinóptico.

Durante otro tiempo probé el realizar un cuadro sinóptico mientras leída una lección.

Finalmente realizaba un cuadro sinóptico antes de leerme la lección y luego lo completaba mientras lo leía.

La tercera forma resulto ser mucho más eficiente que las otras dos, me permitía ver qué cosas eran importantes como para que sean preguntadas en el examen…Recuerda que una actividad agradable puede ser el descanso de otra no tan agradable.

Jack Canfield dice que una diferencia entre las personas que tienen rendimiento sobresaliente y las que no lo tienen; está en que las primeras han realizado más cosas importantes a la hora en que los otros apenas comienzan el día, incluso, a las 8:00 A.M. ya han hecho más cosas que las que muchas personas hacen en todo el día

• Haz primero la tarea más difícil e importante.

Esto es muy importante, cuando tienes que hacer algo difícil puede que te preocupe el tener que hacerlo, cuando algo es importante puede que lo mantengas en tu mente para no olvidar hacerlo (aunque no sea algo difícil dehacer), pero cuando algo es difícil e importante esta actividad puede hacerte perder mucha energía y lucidez mental

• Delega, delega, delega

Como se darán cuenta, hay dos reglas muy importantes en cuanto a la delegación; puedes delegar algo a otra persona o algo para otro día, las dos reglas son:

a. No hagas mediocremente hoy lo que puedes hacer eficientemente mañana

b. No hagas mediocremente tú lo que puede hacer excelentemente otro

Ponte horarios fijos para realizar actividades irrelevantes

Chequear el e-mail, hacer una llamada a un amigo, revisar algunas cosas, quizá avanzar en la lectura de ese libro que quieres leer, no lo hagas mientras ejecutas otras actividades, te quitará enfoque y concentración…

• Planifica tu día con anticipación.

Cada minuto que dediques en la planificar, te ahorrara 10 minutos en la ejecución…

• Enfócate de lleno en tu tarea.

La falta de enfoque y concentración puede quitarte mucho tiempo, si tienes que leer un libro y lo haces en un ambiente inapropiado, algo te distraerá y luego tendrás que volver a agarrarle el hilo al asunto.

3.3 Efectividad en el manejo del tiempo

”EL TIEMPO QUE YA PASÓ, NO SE RECUPERA”. Manejo efectivo del tiempo, es lograr una mayor eficiencia en lo que se hace. Manejar el tiempo, significa lograr que las cosas que se han planeado se cumplan en un tiempo razonable.Ya que el tiempo no se recupera, debemos intentar invertirlo en cosas que valgan la pena y de la mejor manera posible. Sin administración del tiempo es imposible el progreso. Todo lo que hacemos requiere tiempo. Lo esencial en la buena administración

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