Análisis de las necesidades de capacitación

Análisis de las necesidades de capacitación

Antes de realizar cualquier actividad de capacitación o desarrollo, los responsables deben de realizar un análisis de las necesidades por la que necesitan una capacitación.

Cuando una organización desea aplicar programas de formación, aprendizaje y de entrenamiento debe saber con qué fin lo está haciendo, destacando así la importancia de realizar un análisis de necesidades de capacitación.

Este análisis de necesidades de capacitación permite a las organizaciones descubrir cuáles son los puntos débiles que se desean mejorar y aplicar la metodología más apropiada para ello. Si no se realiza el análisis de necesidades de capacitación, las organizaciones se arriesgan a aplicar metodologías incorrectas que implican un esfuerzo en gastos, tiempo y recursos que no solucionan el problema en cuestión.

Una definición de esto es:        

Una compañía que ofrece apoyo telefónico para clientes organizacionales, ha recibido un número creciente de quejas acerca de su departamento de servicio al cliente. La alta gerencia llego a la conclusión de que su personal carece de destrezas, e invito a una agencia externa de capacitación a que realizara un curso obligatorio de capacitación de dos días sobre habilidades de servicio al cliente. Sin embargo, si hubieran llevado a cabo un análisis de necesidades de capacitación, habrían descubierto que el problema no era tener habilidades diferentes, sino el mal estado de ánimo generalizado originado por un líder de selección autocrático.

Cuanto más precisamente se especifique las necesidades de capacitación, más enfocada estará la capacitación. Las necesidades de capacitación pueden evaluarse de tres niveles:

*Organizacional

*Puesto/tareas/ rol

*Del individuo

Análisis organizacional

La finalidad de llevar a cabo un análisis de las necesidades de capacitación a un nivel organizacional es entender donde encajan las actividades de capacitación en los sistemas organizacionales más amplios, y como se relacionan con la estrategia organizacional.

Las necesidades de capacitación organizacional existen cuando hay alguna clase de barrera que obstaculiza el logro de las metas y los objetivos organizacionales.  

Un ejemplo de esto es:

Una compañía alimentaria que busque establecer una nueva planta de producción necesita reclutar a 100 nuevos empleados. Una fusión entre dos nuevos organizaciones quizás implique que los empleados necesiten capacitación para usar el nuevo sistema de cómputo.

Es importante reconocer que la capacitación no es una panacea para los desafíos que enfrentan las organizaciones. Podría ser más rentable o más rápido para la compañía:

Un ejemplo de esto es:

Reclutar a individuos que ya posean habilidades requeridas, rediseñar el puesto de trabajo, rediseñar el equipo de trabajo o mejorar el liderazgo.

Análisis de tarea y de roles

Implica determinar las tareas que un empleado debe desempeñar, así como el conocimiento, las destrezas, las habilidades y las actitudes que se requieren para ejecutarlas bien. A diferencia del puesto de trabajo, se enfoca especialmente en las tareas relacionadas con los objetivos de capacitación.

El análisis jerárquico de las tareas es una técnica que involucra analizar y dividir las tareas en operaciones cada vez más específicas. El cual inicia con una descripción general de las principales operaciones relacionadas con el puesto o los componentes del puesto de trabajo que se analiza.

Se pueden utilizar cuestionarios para recabar información relevante de diferentes grupos de individuos con perspectivas diversas.

Un ejemplo de esto ES:

 Quieres desempeñar el puesto de trabajo, de gerentes o de clientes. El cuestionario del análisis de posiciones (www.paq.com) contiene un número de preguntas estructuradas acerca de la naturaleza de un puesto, que podría utilizarse para identificar los componentes clave de un puesto.

Análisis personal

Mientras que el análisis de tareas determina la destreza para despeñar una tarea o un puesto de trabajo, el análisis del individuo implica identificar que necesita capacitación y de qué tipo requiere. El análisis del individuo puede tener lugar en respuesta a una necesidad organización específica, como determinar si un grupo de individuos tiene niveles específicos tiene niveles de destrezas. Esto podría ocurrir después de un procedimiento de selección, donde el desempeño del solicitante en un centro de evaluación sirve para identificar las necesidades de capacitación y las recomendaciones sobre cómo debería entrenarse a un nuevo miembro del personal.

Durante las entrevistas de evaluación, los gerentes y los subalternos a menudo discuten las medidas de capitaciones actuales y futuras: al hacerlo están llevando a cabo un análisis de necesidades de capacitación a nivel personal.

El Diseño de Capacitación

Los objetivos de aprendizaje ofrecen una descripción de lo que será capaz de hacer un aprendiz al final de la capacitación, al desarrollar una habilidad, este pasa a través de una serie de etapas donde cada una produce un desempeño cada vez más automático. En los últimos años se ha iniciado un nuevo tipo de aprendizaje en línea, esto muestra como la tecnología logra permitir a las personas prepararse en una forma más eficiente, este tipo de aprendizaje en línea permite a los individuos tener mayor flexibilidad sobre cuándo, dónde y cómo intervienen en la capacitación; Pero también puede despersonalizar la experiencia de aprendizaje.

Desarrollar las capacidades del trabajador proporciona beneficios para tanto para éstos como para la organización. A los primeros los ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades; a la organización la favorece al incrementar los costos-beneficios. La capacitación hará que el trabajador sea más competente y hábil, al utilizar y desarrollar las actitudes de éste. De esta manera, la organización se volverá más fuerte, productiva y rentable.

Al diseñar un programa de capacitación, los gerentes deben tomar en cuenta dos condiciones previas para el aprendizaje: disposición y motivación. Además es preciso considerar los principios de aprendizaje a fin de crear un entorno que conduzca al aprendizaje, estos principios incluyen el establecimiento de metas, la plenitud del significado, el modelado, las diferencias entre las personas, la práctica activa, el aprendizaje, el aprendizaje distribuido, la retroalimentación y las recompensas y refuerzos.

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