Aplica para todo personal nuevo que ingrese, que se promueva o se transfiera a cualquier división o Negocio de ACSA

PROPÓSITO

Uniformar las políticas y procedimientos bajo  lineamientos corporativos,  criterios comunes y rutinas de trabajo estandarizadas, para atraer y seleccionar el personal idóneo  con respecto a los valores de Arca Continental y perfil del puesto, para cubrir una vacante o asumir una posición de nueva creación.

CAMPO DE ACCIÓN

Aplica para todo personal nuevo que ingrese, que se promueva o se transfiera a cualquier división o Negocio de ACSA, considerando personal fijo, temporal o eventual, pasantías, con discapacidad:

El documento incluye las políticas y procedimientos para:

• Reclutamiento
• Selección Candidatos Internos
• Selección Candidatos Externos
• Solicitud de altas, promociones y transferencias de personal
• Propuesta y Negociación de Compensación Candidatos Expatriados                                                                       

CRITERIOS DE OPERACIÓN

Para personal fijo y eventual:

1. Familiares

1. No se pueden contratar familiares directos e indirectos (vínculos de consanguinidad o de afinidad) de accionistas, consejeros, empleados no sindicalizados o administrativos,  sindicalizados u operativos.
2. Para puestos sindicalizados u operativos, se podrán contratar familiares  con la autorización de la  Dirección de Capital Humano de cada Negocio, bajo los siguientes lineamientos:

• Tratándose de familiares directos o consanguinidad, siempre y cuando sean solicitados para laborar en centros operativos ubicados en diferentes domicilios o ciudades.
• En el caso de familiares indirectos o afinidad, cuando sean requeridos para laborar en diferentes áreas funcionales y que no tengan estrecha relación de trabajo.
• En aquellos centros de trabajo, en donde los Contratos Colectivos de Trabajo o Asociaciones de Empresas, contemplen la posibilidad de laborar familiares de los trabajadores en activo de la misma empresa, se puede permitir la contratación de manera restrictiva en los términos de la cláusula respectiva y buscando, en lo posible, apegarse a los presentes lineamientos.
• El número de contrataciones aplicables, no debe exceder de uno (1) por cada trabajador sindicalizado u operativo, salvo lo indicado en los Contratos Colectivos de Trabajo o de Asociaciones de Empresas y debe estar regulado por el Director de Capital Humano de cada Negocio en coordinación con los respectivos Directores de Negocio.
• En situaciones donde resulte una relación de parentesco directo o indirecto entre dos trabajadores posterior a su contratación y dicha relación es en contravención (incumplimiento) a la presente política, se debe revisar la posibilidad de transferir o reubicar a alguno de ellos.
• En los empleados que surjan lazos familiares una vez laborando en el grupo, no pueden ser ascendidos o transferidos a un puesto donde exista una relación de reporte funcional o directo de trabajo, ni a las áreas en donde se tenga acceso o se maneje información confidencial.
• Cuando se presente el caso de lazos familiares entre empleados, que implique algún riesgo en el manejo de información confidencial o conflicto de intereses, la compañía debe transferir de área a alguno de los empleados, siempre y cuando exista la posibilidad de hacerlo.
• No se puede contratar servicios de asesoría y consultoría externa proporcionados por familiares directos e indirectos del personal.

1. En casos especiales donde la búsqueda de candidatos se dificulte y el nivel de calidad de servicio disminuya, se puede considerar vínculos de hasta 3ero. de consanguineidad y 2do. de afinidad, evaluando previamente los casos individualmente y con  la autorización del Director de Capital Humano de cada Negocio y Dirección de Capital Humano ACSA y coordinado por el Jefe de Selección (CEP).

1. Equidad de Género

1. Se considerarán candidatos en igualdad de oportunidad sin distinción de género

1. Personas con Discapacidad

1. Las personas con discapacidad pueden ser seleccionadas en igualdad de circunstancias, siempre y cuando su discapacidad no les impida cumplir con las funciones y exigencias del cargo.
2. El personal interno de la organización, que sufriere discapacidades por razones laborales o no laborales, tiene prioridad sobre otro candidato interno o externo, para la cobertura de posiciones para las que se encuentre capacitado.
3. Para los negocios de Ecuador:

• Se aplica la legislación ecuatoriana con relación a la Inserción Personal con discapacidad, dispuesto en la Ley Reformatoria al Código del Trabajo en el Art. 42.
• Se debe considerar durante la planificación anual de los cuadros base, la contratación del porcentaje establecido en la ley con relación al total de los trabajadores.

1. Reingresos

1. No se puede contratar ex empleados que hayan sido separados de la empresa por despido justificado.
2. En los casos de renuncia voluntaria o por causas imputables a la empresa, se puede contratar, siempre y cuando haya tenido un buen desempeño y comportamiento, requiriéndose para ello, la autorización del Director de Negocio y del Director de Capital Humano de cada Negocio, contando con la previa retroalimentación del Director de Capital Humano de la empresa donde laboró el colaborador, en el caso de Jefaturas y Gerencias.
3. Para efectos de antigüedad, no se reconocen los años laborados de ningún periodo anterior. En los casos de negocios de Ecuador se aplica lo establecido en la legislación, en la cual, sí se reconoce los años laborados al reingresar a la misma compañía.

1. Empresas de la Competencia

1. Se puede contratar personal que haya laborado en empresas de la competencia, o que tengan familiares directos trabajando en ellas, sólo con la autorización del Director de  Negocio correspondiente y la Dirección de Capital Humano de cada Negocio.

1. Clientes, Proveedores y Afines

1. Para que el personal que labora con clientes, proveedores o empresas afines pueda ser considerado como candidatos, es indispensable que el ejecutor del proceso de Reclutamiento y Selección comunique al contacto de dicha empresa para comunicarlo.

1. Agencias de Colocación

1. La contratación de nuevas Agencias de Colocación en los procesos de reclutamiento y selección en todas los Negocios se debe realizar en coordinación con el Jefe de Selección (CEP)  y con la autorización de la Dirección de Capital Humano.

1. Bolsa de Trabajo

1. Contar con una bolsa de trabajo o base de datos, disponible para consulta en cada Negocio,   que permita disponer de candidatos acordes al perfil de los puestos de la empresa en el menor tiempo posible.

Para Personal Externo

1. Prácticas Profesionales o Pasantías

1. La solicitud de personal para Prácticas Profesionales, aplica en los siguientes casos:

• Cuando se requiera apoyo para el cumplimiento de un proyecto específico por un tiempo determinado.
• Por necesidades operativas de la empresa y de compromisos de responsabilidad social que la empresa tenga por los programas de vinculación, con organismos empresariales ó instituciones educativas en sus respectivas comunidades

1. Se debe aplicar las mismas políticas y procedimientos de reclutamiento y selección descritos previamente. No aplica con relación a la presentación de la terna.
2. La compensación otorgada al practicante en apoyo por la labor a realizar, debe ser revisada y autorizada por la Dirección de Capital Humano.
3. El practicante o pasante debe presentar los requisitos de documentación según detallados en el Anexo ajunto.
4. Mediante el formato de “Requisición de Personal”; el solicitante debe justificar y describir el proyecto, incluyendo las fechas de inicio y terminación así como la definición de las funciones a realizar.
5. El número de practicantes y el período en el que se requieran sus servicios se debe autorizar en función del proyecto.
6. Las tareas en las que se integre el practicante deben tener responsabilidades personales concretas; combinar tareas retadoras (que participe en un proyecto), complejas y sencillas (evitar dar solamente de estas últimas).
7. Los estudiantes considerados bajo esta modalidad, requieren ser reclutados de preferencia mediante una institución educativa o algún organismo empresarial con las que la empresa  tenga convenio suscrito.
8. La institución educativa u organismo empresarial, necesita contar con una póliza que cubra los gastos médicos del practicante, por enfermedad o accidente durante el período de prácticas.
9. Desde el ingreso, el practicante debe estar bajo la responsabilidad directa del Jefe del departamento (supervisor directo). Éste puede delegar el seguimiento del practicante en una persona idónea designada por él como su tutor directo (responsable educativo), o ejercer directamente este rol.

Para el Reclutamiento

1. Generales:

1. Previo a iniciar la búsqueda de candidatos, para cubrir una posición vacante o de nueva creación para personal fijo/planta o eventual, debe existir un puesto valuado dentro de una estructura autorizada.
2. Todo requerimiento de personal debe ser iniciado por el área usuaria, mediante una  “Requisición de Personal”  (flujo automatizado en Metaestorm o formato excel) con las respectivas autorizaciones de cada Negocio:

• Gerente de Area
• Director de Area 
• Gerente de Capital Humano

1. La Requisición de Personal se debe aplicar para los siguientes motivos:

• Crear un nuevo puesto (Nueva posición que no está contemplada en una estructura autorizada)
• Modificar del título del puesto (Cambio de la denominación de la posición)
• Incrementar en número de posiciones (Cuando en cuadro base  de la posición)
• Abrir Posición Temporal o Espejo (Crear una posición similar a una existente eventual)
• Cambio de Posición de departamento o Centro de contos  
• Reemplazo de Posición (Cuando existe la vacante)

1. Toda Requisición de Personal que no estuviere dentro de una Estructura Organizacional disponible o autorizada debe ser una solicitud autorizada por el Director de Capital Humano y Director de cada Negocio y  direccionada al Jefe de Organización y  Compensaciones (CEP) para su gestión.

1. Convocatorias

1. Las convocatorias para invitar a procesos de selección para cargos hasta niveles de jefaturas las realizara el Gerente de Capital Humano de cada Zona a través de su correo electrónico.
2. En los casos que considere para procesos de selección de niveles de jefaturas,  el Gerente de Capital Humano de cada Zona, puede comunicar sobre sus procesos  a las Gerencias de Capital Humano del resto de Negocios, para reclutar candidatos internos de las diferentes empresas.

1. Prioridad del Personal Interno

1. Para cubrir cualquier vacante, debe darse prioridad al personal interno, a través de los diferentes medios de reclutamiento que se tengan establecidos.
2. Para considerar un candidato no sindicalizado o para cargos administrativos, es necesario que tenga por lo menos 2 años de antigüedad en el puesto y cubrir con los requisitos definidos en la requisición de personal, así como tener un sobresaliente desempeño y trayectoria en la organización. Sin embargo puede tomarse en cuenta,  con la autorización de la Dirección de Capital Humano, los candidatos internos con antigüedad menor a 2 años, y que estén en puestos cuyo dominio de funciones se logre en un corto plazo.
3. Para personal  sindicalizados o de cargos operativos  se considera 1 año de antigüedad como mínimo.
4. Una vez agotadas las instancias anteriores y ante la certeza de la inexistencia de candidatos internos o posibilidades de reubicación de personal interno, entonces se puede recurrir a una búsqueda externa para la cobertura de la vacante
5. Se puede considerar la participación de candidatos que fueron rechazados en procesos de selección anteriores, verificando previamente  que hayan cumplido el plan de desarrollo en el caso que haya sido establecido.
6. Cuando un candidato interno pertenece a una de las empresas del grupo, es de responsabilidad del rol que ejecuta el reclutamiento, notificar inmediatamente  se postule el candidato, a Capital Humano de  la empresa donde labora el colaborador, con la finalidad de que al Jefe Inmediato conozca de su participación.

1. Vacantes de Directores y Gerentes

Candidatos Internos

1. Para cargos ejecutivos se requiere la aprobación del Jefe Inmediato para confirmar la participación del candidato interno. Si no se cuenta con dicha aprobación, el candidato no es  tomado en cuenta en el proceso.
2. Cuando se trata posiciones de perfiles ejecutivos el Jefe de Desarrollo y Capacitación (CEP),  es el encargado de  receptar los requerimientos de las diferentes empresas, para informar de posibles candidatos (planes de sucesión), considerando el contacto con Corporativo para dicha búsqueda.
3. No se debe considerar a candidatos que se hayan postulado en más de 3 procesos de selección, en un periodo de 2 años.

Candidatos Externos

1. Una vez agotadas las instancias de búsqueda de candidatos internos, se puede incorporar el apoyo de servicios externos de reclutamiento para la búsqueda de candidatos a nivel ejecutivo.

1. Para todos los demás puestos se debe proceder la búsqueda a través de:

• Instituciones Educativas
• Asociaciones Profesionales
• Páginas especializadas de Internet
• Portal VIA
• Referencia de otros empleados
• Bolsa de Trabajo
• Medios como último recurso (Prensa, mantas, radio y boletines)

1. Personal Eventual

1. La solicitud de persona eventual aplica cuando se requiera contar con empleados por tiempo determinado, por  las condiciones siguientes:

• Responder a necesidades específicas en sitios operativos, ocasionadas por las temporadas altas o de venta especial.
• Realizar proyectos que tienen una duración y naturaleza determinada por el mismo.
• Cubrir incapacidades o permisos por tiempo prolongado.

1. Requisitos Mínimos de Candidatos

1. Los requerimientos mínimos que los candidatos deben tener para cubrir una vacante son:

• Edad: Mayores de 18 años o según los requisitos y condiciones establecidas en la ley de cada país.
• Cumplir con el nivel académico (mínimo requerido secundaria)
• Cumplir con el nivel de perfil requerido por el puesto. Para esto se debe analizar el Descriptivo de Puestos respectivo.
• No tener antecedentes penales, ni conflictos laborales.
• Género indistinto.
• Aprobar el proceso de Entrevista y  Evaluaciones Técnicas y Psicométricas respectivas de acuerdo al requerimiento del puesto.
• Buena salud física y mental.

1. Investigación de Antecedentes o Verificación de Referencias

1. Se debe realizar la verificación de referencias para esclarecer aspectos laborales, personales y familiares, referente al candidato. Con la entrega de la Hoja de Vida y en el formato de  Solicitud de Empleo el postulante deja constancia de su autorización para la verificación de referencias.
2. La verificación de referencias debe incluir la investigación de antecedentes penales coordinando con el área de seguridad de la empresa.
3. La información recopilada por la verificación debe estar registradas en el “Formato de Verificación de Referencias”.
4. La existencia de alteraciones o falsedades en la documentación presentada por un aspirante, se entiende como falta de probidad. En consecuencia, no debe ser contratado, incluso habiendo aprobado todas las etapas del proceso.
5. Para los cargos de Supervisión, se debe realizar la verificación de referencias en campo o “Visitas Domiciliarias”, una vez seleccionado el candidato externo y previo a la elaboración de la propuesta económica.

1. Comprobación de Estudios Profesionales

1. Cualquier candidato interno o externo, considerado para ocupar un puesto de Jefatura o superior,  donde el perfil requiera de estudios profesionales, debe comprobar dichos estudios con la documentación correspondiente. En el caso que el candidato no haya concluido sus estudios no debe ser considerado para el proceso. Solo en casos de excepción,  se requiere contar con la autorización de la Dirección de Capital Humano, Director de Capital Humano ACSA y de la Dirección General del Negocio para su incorporación al puesto. Ademas se debe contar con el compromiso escrito del candidato a concluir con sus estudios.

1. Conflicto de Intereses

1. Se debe indagar que los candidatos no tengan actividades o vínculos técnicos, económicos o financieros que interfieran con intereses de la compañía.

1. Información Confidencial

1. Toda la información recaudada, es de estricto orden confidencial y debe ser manejada por el personal a cargo.
2. El encargado de ejecutar el reclutamiento, es responsable de recibir y administrar la información de los candidatos.

1. Examen Médico

1. Previo a la selección del candidato  y durante el reclutamiente,  para aquellos cargos en los que el resultado del examen médico es un criterio determinante para conocer si la persona es apta para el puesto, se debe solicitar a los candidatos realizarse previamente los principales exámenes médicos.  Esto no excluye que el candidato seleccionado deba realizarse los exámenes médicos pres ocupacionales establecidos.

1. Entrevistas de Preselección

1. Para evaluar y preseleccionar los candidatos más adecuados al perfil del puesto, el responsable de reclutamiento y selección, debe efectuar entrevistas preliminares a fin de obtener información relevante de aspectos generales, académicos y laborales, para lo cual se debe utilizar el Formato de Guía de Entrevistas.

Durante la Selección de Candidatos

1. Evaluación Psicométrica

1. Con el objetivo de conocer el potencial, habilidades y comportamiento humano, de los candidatos para puestos de jefaturas en adelante, se debe aplicar  la batería de pruebas institucional que permite analizar las cualidades y el valor de cada candidato; no en sentido absoluto, sino en relación con el puesto que se pretende cubrir.

1. Evaluación de Competencias Técnicas

1. En los casos donde de acuerdo al perfil del puesto se requiera, o en caso de promoción, se debe realizar al candidato una evaluación de sus competencias técnicas. Esto puede realizarme mediante un cuestionario técnico o entrevista según el cargo a ocupar.

1. Calibración

1. Para cargos ejecutivos se debe revisar en conjunto con el jefe de la vacante a los candidatos, haciendo la calibración considerando:

• Análisis de los  Factores de la Metodología del Modelo
• Trayectoria dentro del grupo
• Experiencia técnica
• Desempeño: 360º, Jefe colaborador, Psicometría, entre otros.

En esta fase, el jefe de la vacante debe seleccionar a los candidatos para pasar a la etapa de entrevista de panel

1. Entrevistas de Selección

1. Para conocer de manera integral al candidato, el jefe de la vacante debe realizar entrevistas de selección. Los aspectos que se revisan en estas son: la preparación académica, intereses personales, profesional, sus fortalezas, áreas de oportunidad; competencias técnicas, administrativas y humanas; y el potencial de desarrollo.

1. Entrevistas de Panel

1. Para cargos ejecutivos se debe aplicar entrevistas de panel. Al final de las mismas  de panel se estipula un tiempo de 1/2 hora a 1 hora para hacer la evaluación de las mismas. El  resultado se debe revisar y comentar en consenso con los entrevistadores, al final debe haber una selección.

1. Selección del Candidato Final

1. Es responsabilidad del jefe de la vacante y del superior inmediato, la decisión de contratación del candidato seleccionado.
2. El candidato finalista debe surgir de una terna de postulantes que cumplen con el perfil del puesto y que son propuestos por el responsable de reclutamiento y selección a través de la presentación de:

• Reporte de Ranking – Para candidatos de niveles de coordinación, Jefaturas, Gerencias y Direcciones
• Matriz de Calificaciones – Para candidatos del resto de niveles de cargos.

1. El jefe de la vacante y el superior inmediato cuentan con 15 días como límite para seleccionar al candidato finalista.

1. Criterios para Considerar al Personal como No Apto

1. No se debe considerar como aptos para las vacantes, los candidatos cuyos resultados en los exámenes y entrevistas mencionadas; no reúnan los requisitos para desempeñarse satisfactoriamente en su trabajo por los siguientes motivos:

• Conductas o comportamientos inadecuados que sean detectados  en la entrevista.
• No reunir el requisito mínimo de conocimientos técnicos según su especialidad, establecido para cada puesto.
• No reunir el requisito mínimo de habilidades, y capacidades establecidas para cada puesto.
• Ningún candidato puede ingresar o ascender a la compañía si no cumple con un mínimo de 70% con el perfil requerido, es decir, que su brecha no sea mayor al 30%. En el caso de excepciones debe ser aprobada por el Director o Gerente de Capital Humano,

1. Examen Médico

1. Todo candidato seleccionado debe practicarse un examen médico según el cargo. El listado de los exámenes médicos se encuentra detallado en anexo adjunto.
2. Para los negocios de Ecuador y según lo establecido en la Ley, los gastos de los exámenes médicos del candidato seleccionado deben ser asumidos por la empresa en función del presupuesto aprobado.
3. En el caso del personal interno que se vaya a promover o transferir, se necesita actualizar su examen médico, de acuerdo a los requerimientos del puesto.
4. La vigencia del examen médico será de 3 años como máximo o según lo establecido en la Ley del país respectivo.

1. Propuesta Económica u Oferta de Trabajo

1. Para la elaboración de la propuesta económica u oferta de trabajo, se debe aplicar la Política de Compensación Corporativa y de acuerdo a los tabuladores de sueldos y salarios establecidos por niveles de cargos.
2. La propuesta económica debe iniciar con el 80% del valor establecido en el tabulador. Los tabuladores deben ser consultados a través del Director de Capital Humano de cada Negocio.
3. En situaciones en los que se requiera una propuesta mayor del 80% del tabulador, el requerimiento debe direccionarse al Centro de Especialistas de Procesos, adjuntando documentación y razones que justifique el pedido.  Para candidatos Externos se debe enviar todos los datos necesarios en el Formato “Información Requerida para Propuestas a Candidatos Externos”
4. Para la propuesta económica a candidatos internos de negocios de otros países del grupo,  es desarrollada por el Área de Compensaciones del Corporativo, bajo la Política de Expatriados.
5. La propuesta económica para expatriados debe estar acompañada por la “Carta de Expatriación” , elaborada y entregada por el  Área de Compensaciones del Corporativo al Director de Capital humano de cada Negocio, la misma que contiene las condiciones y beneficios propuestos.
6. La comunicación de la propuesta económica a expatriados se debe realizar por el Director de Capital Humano de cada negocio en conjunto con el Gerente de Centro de Especialistas de Procesos (CEP) y el Jefe de la Vacante.

1. Retroalimentación a los Candidatos

1. Los candidatos deben ser informados del estatus del proceso a través del responsable de reclutamiento y selección; al finalizar el mismo, dar un agradecimiento a quienes no fueron seleccionados.

• Para candidatos internos se debe aplicar el Formato “Carta de Constancia de Retroalimentación”
• Para candidatos a cargos ejecutivos, al cierre de las entrevistas de panel,  se debe aplicar al Formato "Panel Entrevista – Retroalimentación” con los comentarios que los panelistas hagan de las áreas fuertes y áreas de oportunidad de cada uno de los candidatos no seleccionados y enviarlo al Jefe de la Vacante.
• El Jefe de la Vacante debe  dar la retroalimentación correspondiente al candidato y llenar el Formato  “Plan de Mejora para el Colaborador”, como parte de su plan de desarrollo.

1. Comunicación del estatus del proceso

1. El jefe de la vacante y su jefe inmediato deben estar comunicados del avance del proceso de reclutamiento y selección para cargos administrativos o críticos, para lo cual se debe enviar semanalmente, por el ejecutor del proceso,  el estatus o resumen de las principales actividades realizadas.

1. Documentación de Candidatos Seleccionado

1. El candidato seleccionado debe presentar todos los requisitos de documentación para el a la empresa respectiva según el Anexo adjunto.
2. El expediente o file del colaborador debe ser entregado al Coordinador del Personal con toda la documentación para su contratación.
3. Todo expediente debe incluir el formato de "Altas, promociones y transferencias” con las firmas de autorización correspondientes.

Durante la solicitud de Alta, Transferencias y Promociones

1. Para concluir con la Selección, se debe completar el Formato de Alta, Transferencias y Promociones con la información del candidato seleccionado y direccionado al Jefe de Organización y Compensaciones (CEP).
2. El formato de Alta, Transferencias y Promociones debe constar en el expediente de cada colaborador con las respectivas autorizaciones según el nivel del cargo. Para esto se debe observarse la Matriz de autorizaciones de Asignación y Ajustes de  Sueldo.

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DESCRIPCIÓN

 Los flujos de procesos, subprocesos y procedimientos de Reclutamiento y Selección se encuentran modelados en la herramienta de diagramación Corporativa ARIS, bajo la siguiente lógica:

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