Manual de funciones de una Notaria Parroquial

MANUAL DE FUNCIONES DE UN ENCARGADO DE NOTARÍA

DEFINICIÓN:

Documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Encargado de Notaría Parroquial

2. MISIÓN

Llevar a cabo todas las actividades propias de una notaría con eficacia y eficiencia.

3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO

Área: Notaría Parroquial

Dependencia directa: Párroco y Vicario Parroquial

Subordinados: Ninguno

4. FUNCIÓN BÁSICA

* Atención a las personas que acuden a la notaría a diversos asuntos.

* Atención a las solicitudes del Párroco.

* Ser enlace entre el Obispado y la Parroquia en los diferentes asuntos que se requieran.

* Comunicación con el Párroco, agentes de pastoral de la Parroquia y personal en general de la Parroquia.

5. OCUPACIONES

Ocupaciones Generales:

• Recibir con un saludo cortes a la personas y tratarlas siempre con respeto y amabilidad, aun cuando las personas se porten de manera distinta a esta.
• Atender siempre el teléfono en cuanto timbre, no dejarlo timbrar más de 3 veces.
• Usar el teléfono solo para situaciones de trabajo, con una duración máxima de 5 minutos por llamada.
• Buscar y expedir actas sacramentales (Bautismo, Confirmación, Comunión y Matrimonio).
• Anotar intenciones para las misas.
• Llenar y resguardar la agenda parroquial.
• Avisar al Párroco de las celebraciones especiales (Bodas, XV años, III años, aniv. de difuntos, entre otras) que se piden para que él tome la decisión del día y la hora.
• Realizar trámites de decretos.
• Llevar al día el libro de Gobierno.
• Llevar al día libro de contabilidad.
• Llevar al día libro de decretos.
• Llevar al día cuaderno de amonestaciones.

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Ocupaciones que se desprenden de los matrimonios

• Revisar los documentos para las presentaciones prematrimoniales y anotar la fecha en la que se realizará con previa autorización del párroco.
• Tener organizados en recopiladores los expedientes matrimoniales.
• Publicar las amonestaciones después de la presentación prematrimonial.
• Mandar exhortos cuando sean necesario.
• Preparar traslado o pase matrimonial en casos que así se requiera.
• Revisar que todo esté en orden antes de la fecha del matrimonio (documentos y datos para la constancia).
• Realizar la constancia de matrimonio para que se entregue en cuanto se termine la celebración.
• Pasar las actas al libro de matrimonios.
• Mandar los avisos correspondientes a la parroquia de bautismo o realizar los avisos en caso de ser bautizados ahí mismo.

Ocupaciones que se desprenden de los Bautismos.

• Dar orientación a las personas que así lo requieran sobre los requisitos para bautizar.
• Recibir la documentación necesaria para el bautismo.
• Anotar la fecha del bautismo.
• Pasar los datos al talonario de bautismo.
• Realizar la constancia de bautismo para entregarla una vez que termine la celebración del sacramento.
• Pasar las actas al libro de bautismo.

Ocupaciones que se desprenden de las Confirmaciones y Comuniones.

• Dar requisitos para cada sacramento
• Recibir la documentación necesaria  (acta de bautismo y nombre de los padrinos) para hacer las constancias.
• Entregarlas el día de la celebración del sacramento.
• Anotar las actas en el libro correspondiente.
• Mandar avisos a las parroquias de bautismo.
• Realizar las anotaciones cuando son bautizados en la misma parroquia.

6. MARCO DE RELACIÓN

INTERNO:

Párroco

Vicario Parroquial

Personal de la casa parroquial

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