Actividad 1. Verificación de documentación relacionada con la obra pública

Para que las áreas responsables puedan iniciar la ejecución de obras o servicios, ya sea por administración directa o por contrato, será necesario que se verifique lo siguiente:

Para la obra pública

• Copia del oficio de autorización de inversión.
• Documento autorizado para la ejecución de la obra (AI., AT., OM.).
• Bases de proyecto para subestaciones de distribución y líneas de subtransmisión autorizadas por el subgerente de distribución divisional.

Dependiendo del tipo de contrato que se cuente con lo siguiente:

• Especificaciones generales de construcción: conjunto de condiciones generales establecidas para la ejecución de obras, incluyendo las que deben aplicarse para la realización de estudios, proyectos, ejecución, equipamiento, puesta en servicio, mantenimiento y supervisión, que comprenden la forma de medición y la base de pago de los conceptos de trabajo;
• Especificaciones particulares de construcción: conjunto de requisitos exigidos para la realización de cada obra, mismas que modifican, adicionan o sustituyen a las especificaciones generales;
• Normas de calidad: los requisitos mínimos que, conforme a las especificaciones generales y particulares de construcción, se establecen para asegurar que los materiales y equipos de instalación permanente que se utilizan en cada obra, son los adecuados;
• Proyecto arquitectónico: define la forma, estilo, distribución y el diseño funcional de una obra. Se expresará por medio de planos, maquetas, perspectivas, dibujos artísticos, entre otros, y
• Proyecto de ingeniería: comprende los planos constructivos, memorias de cálculo y descriptivas, especificaciones generales aplicables y particulares que permitan llevar a cabo una obra civil, eléctrica, mecánica o de cualquier otra especialidad.
• El presupuesto de obra total y de cada ejercicio, según sea el caso;
• El programa de ejecución, los programas de suministro de materiales, mano de obra y maquinaria y equipo y, en su caso, de equipo de instalación permanente, ya sea que estos sean proporcionados por la convocante o los contratistas.
• Que se haya garantizado y formalizado el contrato o el acuerdo de ejecución por administración directa, y
• Que se haya designado por escrito a las personas que se encargarán de la residencia de obra y de la superintendencia de construcción del contratista.
• En la realización de los trabajos, se deberán prever los impactos económicos, sociales y ecológicos que se originen con su ejecución; de realizarse dentro de un centro de población o cerca de él, deberán ser acordes con los programas de desarrollo urbano que determine la ley de la materia, debiendo contar para ello con las autorizaciones correspondientes, por ejemplo:
• Informes preventivos: de impacto ambiental, o documentación que avale que es una obra que se acoge al beneficio de exención estipulado por el INE-SEMARNAT.
• Permisos federales, estatales y municipales que correspondan.
• Documentación de dependencias o entidades de no interferencia en sus proyectos de desarrollo.
• Convenios de servidumbre de paso, para el caso de líneas de subtransmisión.
• Propiedad o derechos de propiedad de los inmuebles.
• Contrato de obra debidamente firmado por las partes.
• Definición del área que proporcionará el servicio administrativo a la residencia de obra, así como la definición de los servicios de apoyo que tendrá la residencia de obra en lo referente a: oficina, vehículo para traslados, uso de pc para reportes y control de obra, comunicaciones, etc.
• En su caso, contrato de servicios con un laboratorio de control de calidad de materiales.

Para los servicios

• Copia del oficio de autorización de inversión.
• Documento autorizado para la ejecución de la obra (AI., AT., OM.).
• Bases de proyecto para subestaciones de distribución y líneas de subtransmisión. autorizadas por el subgerente de distribución divisional.
• Programas de prestación de servicios, la plantilla y organigrama del personal y el presupuesto de los trabajos.
• Permisos federales, estatales y municipales que correspondan.
• Designación de la residencia de obra, nombrado por el área responsable de la contratación, la cual debe de interiorizarse de todo lo relativo al servicio.
• Programa de ejecución del servicio.

Para la realización de obras públicas se requerirá contar con los estudios y proyectos, especificaciones de construcción, normas de calidad y el programa de ejecución totalmente terminados, o bien, en el caso de obras públicas de gran complejidad, con un avance en su desarrollo que permita a los licitantes preparar una propuesta solvente y ejecutar los trabajos hasta su conclusión en forma ininterrumpida, en concordancia con el programa de ejecución convenido.

Lo dispuesto en el párrafo anterior, será de la responsabilidad de los servidores públicos que autoricen el proyecto ejecutivo.

Un factor dominante en la administración de la construcción además de la obra en general es la etapa previa a la construcción. La fase previa a la construcción es la etapa más importante de un proyecto y las acciones y decisiones tomadas durante este periodo pueden afectar visiblemente el presupuesto, el horario y la calidad de un proyecto.

Durante esta etapa se proporciona, supervisa, contrata o efectúa todo lo relacionado a los sistemas constructivos a emplearse, del equipo y de la resolución y aplicación de todo lo especificado en el proyecto. También se evalúan y se realizan recomendaciones con respecto a la disponibilidad de materiales y de la fuerza de trabajo

Las dependencias y entidades podrán convocar, adjudicar o contratar obras públicas y servicios relacionados con las mismas, solamente cuando cuenten con la autorización global o específica, por parte de la secretaría, del presupuesto de inversión y de gasto corriente, según sea el caso, conforme a los cuales deberán elaborarse los programas de ejecución y pagos correspondientes. (Art. 24 ley).

En casos excepcionales y previa aprobación de la secretaría, las dependencias y entidades podrán convocar, adjudicar y formalizar contratos, cuya vigencia inicie en el ejercicio fiscal siguiente de aquel en que se formalizan. Los referidos contratos estarán sujetos a la disponibilidad presupuestaria del año en que se prevé el inicio de su vigencia, por lo que sus efectos estarán condicionados a la existencia de los recursos presupuestarios respectivos, sin que la no realización de la referida condición suspensiva origine responsabilidad alguna para las partes. Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto en este párrafo se considerará nulo.

Los presupuestos de inversiones actualmente se formulan sobre la base de recopilación de sistemas, procedimientos y herramientas desarrolladas para prever con la debida oportunidad las inversiones que sean necesarias, así como para informar a los diversos responsables directivos de CFE y dependencia gubernamentales, cuál será el volumen de las inversiones que habrá de llevar a cabo y da a conocer el monto de los recursos económicos que serán necesarios para hacer frente a los mismos.

Dichos sistemas permiten además proporcionar un medio de control para vigilar que el desarrollo de los trabajos y la realización de las inversiones resulten tan apegados como sea posible a la forma en que fueron originalmente planeados.

La planeación y estudios que se requieren llevar a cabo no deben limitarse a la época de la elaboración del presupuesto, debe realizarse en forma permanente para cubrir en toda su extensión las necesidades con proyección a corto, mediano y largo plazo, 5 y 10 años respectivamente. Aproximadamente en el mes de marzo de cada año anterior al del presupuesto, los responsables de áreas divisionales, solicitan a las zonas de distribución, presenten el programa de obras que habrán de efectuarse y equipos de inversión, para atender el crecimiento normal de las instalaciones y el adecuado suministro del servicio y que se considere conveniente proponer a la subdirección de distribución, como resultado de la planeación y estudios realizados en cada uno de los procesos.

La información necesaria para la proyección de nuevas obras, mejoras, ampliación de las existentes y adquisición de equipo en general, deberá ser proporcionada por los responsables de las instalaciones de zonas de distribución.

Las áreas divisionales coordinadamente con los responsables de zonas, analizarán y determinarán las inversiones que a su juicio deban quedar incluidas en el presupuesto del año siguiente.

Se procede a analizar específicamente cada uno de los proyectos formulados por las áreas responsables y se adicionarán a éstos los que hayan sido preparados en las propias oficinas divisionales, verificando que no se haya omitido alguno y estén apoyados con los elementos cualitativos y cuantitativos que los justifiquen, de no contar con los apoyos suficientes se avocarán al estudio de otras alternativas, técnico económicas y sociales más convenientes, así como a la obtención de información adicional para lograr la debida justificación. Seleccionadas las inversiones que se incluirán en el presupuesto por los responsables de las distintas áreas, se procederá a preparar los anteproyectos valorizados, que en forma de AI’s (Autorización de inversión) contendrá toda la información que se requiere para cada partida del presupuesto.

Para la valorización de cada una de las obras incluidas en el presupuesto, las áreas operativas trabajan considerando los elementos del costo y en base a módulos predeterminados (costo por unidad de medida, como son Km. de línea de subtransmisión y transmisión, kVA en subestaciones, no. de kVA, kVAR y Km en ampliaciones a redes de distribución y por pieza de o juego, en caso de equipos), los cuales son actualizados periódicamente con nuevos precios de materiales, equipos y mano de obra. Para la determinación de los conceptos de prestaciones sociales e indirectos divisionales, se deben ajustar a los porcentajes establecidos por el departamento de contabilidad divisional y en el caso de indirectos de oficinas nacionales y factor de actualización por reexpresión, a los fijados por la gerencia de contabilidad de CFE.