CASO DE ESTUDIO: FALLAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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UNIVERSIDAD ESTATAL PENÍNSULA DE

SANTA ELENA

FACULTAD DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

ASIGNATURA:

GESTIÓN Y LEGISLACIÓN DE PROYECTOS DE TI

TEMA:

TALLER N° 1

AUTOR:

BALÓN SEVERINO JHON

DOCENTE:

ING. ALFREDO TUMBACO

2020 – 1

CASO DE ESTUDIO: FALLAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

El jefe de proyecto, responsable de la implementación de una aplicación de precios (que sería adoptado por toda la compañía), tuvo que estar fuera durante seis meses por razones médicas, y el director de programa lo designo a usted para substituirlo, debido a su experiencia con las aplicaciones de precios. La implementación proyectada tiene en cuenta varios factores en sus cálculos de precios y permitirá a los vendedores poner a disposición de sus clientes un precio en un tiempo aproximado del 75%, menor que el del proceso manual que se utiliza en la actualidad. Como la compañía se centra principalmente en las ventas y las proyecciones de ganancias para el año próximo son dependientes de cinco productos que se incluyeron en la primera versión de la aplicación, este proyecto es una prioridad. Uno de los cinco productos es nuevo, y los factores de precios no han sido claramente definidos para él. Sin embargo, el director general, CEO, ordenó que este tema se incluya en la aplicación. La bolsa de valores ya está especulando por la entrada de este producto en un mercado tan competitivo. Su gerente de programas le envió una copia del plan del proyecto y quiere programar una reunión tan pronto como se haya comprendido la información, con el equipo del proyecto. Durante la reunión con el equipo del proyecto, se descubre que:

• El líder del equipo de base de datos se está retirando de la organización. Él diseñó las tablas individualmente, sin compartir información con otros miembros.

•  Un nuevo servidor debe ser adquirido, porque el servidor que se asignó inicialmente para este proyecto acaba de ser trasladado a un proyecto de mayor prioridad. Este nuevo servidor no era parte del presupuesto original.
• Hay dos nuevos miembros del equipo del proyecto: un gerente de producto para uno de los cinco productos y un nuevo programador que está trabajando en las tablas de la base la base de datos.
• El equipo de desarrollo anunció que ha incorporado cambios en la implementación sin ninguna documentación formal.

La buena noticia es que el equipo está motivado y disponible para realizar los cambios necesarios para garantizar el éxito del proyecto. 

1. Enumerar las principales razones de un posible fracaso de este proyecto, en este escenario, justifique su respuesta mediante el uso de parafraseo con referencias bibliográficas de fuentes primarias de información (mínimo 3).

• Cambios importantes en el personal involucrado. – El retiro del líder y el ingreso del nuevo personal afectarán en el desarrollo del proyecto.

“Cualquier cambio en el personal clave del proyecto puede ser enormemente perjudicial para el progreso del mismo. Una buena matriz de funciones y responsabilidades es esencial, al igual que la selección en tiempo y forma de los recursos más críticos que necesitará el proyecto”. [1]

• Adquisición de equipos fuera del presupuesto inicial. – La compra del nuevo servidor no había sido tomada en cuenta, pues no se contaba en un inicio.
  “Uno de los elementos vitales es el control integrado de todos los cambios sobre todo los que impactan en el alcance, tiempo, costos y calidad. Todo proyecto debe tener una buena evaluación de riesgos y la planificación dependerá de la metodología más adecuada”. [1]
• Falta de comunicación al momento de realizar cambios. –  El equipo de desarrollo no realizó el comunicado de manera correcta para los cambios en el aplicativo.

“Este es un error bastante común en muchos proyectos, independientemente del área de especialización. El gestor de proyecto debe estar continuamente comunicando, con el equipo, con los interesados, etc. Se debe trabajar por generar un entorno abierto y de colaboración, donde todo aquel que tenga algo que decir o aportar el proyecto, pueda hacerlo libremente y sin sentirse coaccionado”. [2]

1. Describa y analice las calificaciones necesarias para ser un gerente de proyectos de éxito. 

• Buen comunicador. - Los gerentes de proyecto deben ser buenos comunicadores. La falta de comunicación puede dar lugar a mensajes distorsionados o malentendidos, sobre todo cuando los equipos son grandes y/o se encuentran distribuidos en diversos sitios. Por lo tanto, los gerentes de proyectos tienen que ser cautos y transmitir mensajes a sus compañeros de una manera que no los distraiga de alcanzar sus objetivos. [3]
• Habilidades efectivas de liderazgo. - También deben hacer frente a equipos con diferentes ámbitos laborales. Por lo tanto, es imperativo para ellos motivar a los empleados y ajustar el rendimiento del equipo para lograr los objetivos de la organización a través de diferentes estilos de liderazgo. [3]
• Tomador de buenas decisiones. - Están en condiciones de tomar innumerables decisiones que ayudarán a definir el camino del proyecto. Una decisión equivocada puede poner en peligro fácilmente todo el proyecto. Por lo tanto, tiene que ser capaz de pensar con rapidez y reaccionar de manera decisiva. [3]
• Tener una visión o imagen clara de las cosas. - Cultivar una visión clara sobre el proyecto y desarrollar una "misión impulsada" por la psique. A menudo sucede que los gerentes de proyecto se enfrentan a una situación en la que deben entregar resultados a tiempo y dentro de un presupuesto, pero eso no es una tarea fácil. A pesar de todas estas dificultades, necesitan tener una imagen clara de la dirección en la que avanzan. Deben estar comprometidos con la visión y tratar de explorar formas de realizarla en un proyecto ya establecido. Su estado de ánimo debe tener cuidado con los obstáculos que pudieran impedir que logre sus objetivos. [3]
• Conocimientos técnicos. - Los gerentes de proyecto tienen que ser expertos en el manejo de herramientas técnicas y tener un profundo conocimiento en el tema del proyecto. Esto les ayudará a comprender todas las cuestiones que surjan durante la etapa de implementación del proyecto. El conocimiento de las mejores prácticas en relación con una organización también puede autorizar a un gerente de proyecto para tomar iniciativas estratégicas como y cuando sea necesario. [3]
• Bueno para formar equipos. - Tienen que ser buenos en la formación de equipos. Para aplicar con éxito cualquier proyecto, es necesario que el equipo trabaje al unísono. Cada integrante del equipo merece la misma importancia. Se centran en los aspectos positivos de los miembros de su equipo, inculcando así una fuerza de cohesión entre ellos. Esto evita las posibilidades de tener conflictos dentro del equipo. [3]

• Crece bajo presión. - En el curso del desarrollo de un proyecto, se enfrentan a muchas experiencias que podrían frenar el impulso del proyecto. Por lo tanto, para evitar tales circunstancias, un gerente de proyecto debe estar tranquilo y equilibrado mentalmente y no caer en pensamientos negativos. [3]
• Buenas habilidades como negociador. Deben ser buenos negociadores ya que se requiere esta habilidad en caso de que surjan diferencias de opinión entre los miembros del equipo. Los gerentes de proyectos, a través de técnicas de negociación transparentes, deben tratar de resolver estas cuestiones sin dejar que crezca el conflicto y perturbe la armonía del equipo. [3]
• Empático. - Deben ser empáticos ya que este rasgo los ayuda a ganar apoyo. Es sobre entender y cuidar a las personas que forman parte del equipo. También debe comprender las necesidades del proyecto, de las partes interesadas, de los problemas del equipo y de los riesgos que se involucran. [3]
• Entusiasta. - Deben estar entusiasmado con el proyecto. El entusiasmo es contagioso y cada gerente eficaz de proyecto lo difunde a través de su actitud de "sí se puede", vigorizando a los demás con expectativas optimistas del proyecto. [3]

1. Con base en la “Lista de verificación de un proyecto fracasado” y “Los factores clave para el éxito de un proyecto”, responda: ¿qué debe hacer un gerente para tener éxito en un proyecto?

El trabajo en equipo es fundamental, por lo que el éxito del proyecto no depende únicamente del gerente sino también de su personal; ganándose el respeto de los mismos mediante su ejemplo de trabajo y liderazgo involucrándose día a día con el desarrollo íntegro del proyecto.

Bibliografía

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