Caso Estudio Healthy

Caso Healthlti Yogurt Corporation

Administración de Sistemas de Información

Caso de estudio

Panorama general de la organización

• Estructura corporativa

Cuenta con oficinas corporativas ubicadas en Danbury, Connecticut, la cual posee un mainframe

Central que mantiene a la mayoría de base de datos principales del negocio.

También tiene plantas de procesamiento del producto las cuales están ubicadas en Nueva Jersey, Massachusetts, Tennessee, Illinois, Colorado, Washington y California. Las plantas de procesamiento cuentan con una minicomputadora conectada al mainframe corporativo.

Oficinas regionales. Cuenta con 20 regiones de ventas, cada una con aproximadamente 30 representantes de ventas y un gerente general y cada oficina regional cuenta con un computador conectado al ordenador central de las oficinas corporativas.

Departamento de marketing. El departamento de marketing se conforma de 12 personas que tienen su centro de trabajo en las oficinas corporativas.

• Productos Actuales

Yogurt

Postres congelados

Aderezos para ensaladas bajas en grasa

• Procesos de negocios

Procesos de negocios para procesamiento de pedidos

Los procesos de negocios para vender sus productos son los siguientes: Los vendedores recuperan datos de las cuentas asignadas a los clientes usando una terminal en la oficina regional enlazadas en el mainframe corporativo. Cuando se tienen perdidos los representantes de ventas escriben los comprobantes impresos para colocar los pedidos a través de correo electrónico o fax. Cada comprobante enlista la cantidad y tipo de los productos pedido por cuenta del cliente y en las oficinas corporativas se abren, ordenan e ingresan al sistema los pedidos. Una vez recabada la información todas las tardes se envía la información de pedidos desde el mainframe a las minicomputadoras de los centros de producción en el cual se especifica la cantidad de producto demandada. Entonces el centro de procesamiento de producto produce la cantidad y tipo de productos demandados únicamente el centro de procesamientos especifico para posteriormente enviarlo a los almacenes regionales.

Proceso para ventas

Para el proceso de ventas los gerentes y representantes de ventas se comunican por correo o por teléfono. El proceso de ventas es el siguiente:

Primeramente los gerentes de ventas regionales envían a los representantes las cartas con los anuncios de campañas promocionales o descuentos de precios. Los representantes de ventas redactan sus informes mensuales de opciones de ventas y después mandan por correo la información a las oficinas corporativas regionales.

• Proceso de marketing

La compañía realiza actividades de publicidad y campañas promocionales para aumentar la demanda de los productos. Los registros de gastos se guardan manualmente en las oficinas regionales.

• Análisis de los problemas

¿Cuáles son los problemas de Healthlite?

Los problemas que enfrenta la compañía son los siguientes:

Procesos de negocios demasiado complicados y poco prácticos.

La captura de pedidos es demasiado tardada y el procesamiento de los mismos es deficiente, lo que ocasiona una tardanza en la producción.

La comunicación para la venta de los productos es a través de medios electrónicos lo que impide que exista claridad en los registros de ventas.

Emplea sistemas manuales de registro de gastos de marketing lo que ocasiona que se estanque en cuanto a tecnología y que la información se pierda y no sea fácil de encontrar en el momento necesario.

El proceso de atrasa debido a que el mismo proceso es muy largo y con demasiados formatos de papeles que llenar antes de poder producir la cantidad de productos demandada.

No posee ningún sistema de información que le facilite el procesamiento de la misma.

Sistema de contabilidad obsoleto.

¿Cómo se relacionan estos problemas con los procesos de negocios y sistemas existentes?

Los problemas se relacionan estrechamente debido a que los procesos de negocios demasiado tardados impiden que se puedan cumplir con los pedidos a tiempo, además de que no existe un registro adecuado de los gastos en los que se incurren.

¿Qué factores de administración, organización y tecnología contribuyeron a estos problemas?

Los factores de administración fueron:

• Deficiente planeación de las actividades.

• Inexistentes manuales administrativos y de procesos

Factores de organización

• Inexistente manuales de procedimientos.

• Organización deficiente en el manejo de los distintos procedimientos.

• Nulo estudio de tiempos adecuados y necesarios para realizar las tareas.

Factores de tecnología

• No existe ningún tipo de tecnología que facilite el desarrollo de las actividades.

• Las tecnologías usadas para el proceso de pedidos no son las más adecuadas.

• Los registros de las actividades todavía se realizan manualmente.

Plan de administración global para mejorar la situación de negocios y de sistemas de Helathlite.

La empresa podría mejorar la situación de negocios actual de diversas maneras entre las cuales se destacan:

Objetivos

• Mejorar la calidad en los procesos internos.

• Tener información para planear y monitorear el desempeño de la fuerza de ventas. Tener información del desempeño de los

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