CLASE 3. EXCEL AVANZADO

CLASE 3. EXCEL AVANZADO

Protección de libros y hojas

La hoja de cálculo ofrece varias alternativas mediante las cuales se puede restringir el acceso para realizar modificaciones de los datos en los libros y en las hojas de cálculo. La protección de hojas puede evitar que otros usuarios cambien parte o todo el contenido de una hoja de cálculo, vean las filas o columnas ocultas, accedan a las fórmulas o modifiquen los objetos gráficos.

Protección de hojas

1. Seleccione la o las hojas que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos realice el procedimiento siguiente:

1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
3. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y haga clic en Aceptar.

1. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar realice el procedimiento:

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y y luego en Formato de celdas.
3. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

1. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.
2. Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.

 Protección de libros

1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.
2. En Proteger en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
2. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

1. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Herramientas para el manejo de listas de datos

Una base de datos es un conjunto de datos homogéneos, estructurados en una lista o archivo en forma de renglones y columnas donde cada renglón es un elemento completo e independiente de los demás. La base de datos debe tener facilidad de acceso y rapidez en su consulta y actualización.

Componentes de una lista de datos

Una base de datos está formada por Registros, Campos y Nombres de campo. Un registro es cada renglón de información que integra la base, un Campo es el nombre genérico que se le da a cada uno de los diferentes datos del registro y el Nombre de Campo es el identificador o nombre asignado a cada una de las columnas de la base de datos.

ACTIVIDAD: En un libro de Excel capture el ANEXO 1 y guárdelo con el nombre BASEDEDATOS. Los títulos de columna deben estar en una sola celda.

Ordenamiento  y Subtotales

El procedimiento para ordenar los registros de su base de datos se lleva a cabo de la forma siguiente:

1. Posiciónese en cualquier celda de los registros de la base de datos
2. DATOS+ORDENAR

Active la casilla para indicar que la lista tiene encabezados. El cuadro de diálogo permite seleccionar hasta tres criterios de ordenamiento y cada criterio se puede ordenar de acuerdo con un criterio de ordenación.

ACTIVIDAD: Ordene la base de datos por Emisora en forma ascendente y luego por Títulos en forma descendente.

Subtotales

Una lista de datos se puede agrupar y resumir creando un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema muestra datos de detalle para el nivel externo anterior, representado por un número inferior de los símbolos de esquema. Utilice un esquema para mostrar filas o columnas de resumen, o para revelar los datos de detalle para cada grupo. Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas

ACTIVIDAD: Agregue subtotales a la lista de datos para cada cambio en Emisora, el subtotal deberá aparecer en las columnas TÍTULOS y SALDO EN CIRCULACIÓN

Formulario

Una base de datos a menudo requiere que se agreguen registros, consultarlos, borrarlos o editarlos, esto puede hacerse en forma manual o mediante la herramienta Formulario. Para utilizar esta herramienta es necesario agregarla mediante las Opciones de Excel.

Insertar registros empleando el Formulario: ubíquese en cualquier celda dentro de la base de datos, seleccione Formulario; en el cuadro de diálogo de clic sobre la opción Nuevo para agregar la información. Cuando termine de agregar los registros deseados de clic en Cerrar.

Editar y/o consultar registros empleando el Formulario: active la herramienta Formulario, utilice la barra de desplazamiento o los botones Buscar anterior o Buscar siguiente, en caso de que su base de datos tenga muchos registros utilice la opción Criterios para condicionar la búsqueda, una vez especificados los criterios oprima Buscar siguiente para posicionarse en el primer registro que cumpla con las condiciones.

Borrar registros empleando el formulario: utilice las opciones anteriores para encontrar el registro que desea borrar, una vez definido oprima Eliminar.

ACTIVIDAD: Agregue, edite y borre registros en la base de datos. Verifique que la lista mantenga el ordenamiento inicial.

Filtros

La forma más sencilla de trabajar en una base de datos es mediante los Filtros; esta herramienta permite filtrar o discriminar los datos en forma tal que solamente se desplieguen aquellos registros que cumplan con las condiciones fijadas por el usuario.

Autofiltro

Seleccione DATOS+FILTRO. Notará que al lado derecho de cada uno de los Nombres de campo aparece una flecha hacia abajo. La forma de especificar los criterios es dar un clic sobre la flecha y seleccionar el concepto que le interese desplegar. Puede filtrar utilizando criterios adicionales en otros campos.

...