Caso AlTEC

Sistema de inventarios

La ferretería “Estrella de Occidente” EDO maneja el inventario de productos (compuesto por más de 3,000 productos diferentes) mediante un software construído con Microsoft Access y en el que han identificado varios problemas o inconvenientes:

1. Para ciertas operaciones el software deshabilita temporalmente las opciones de refuerzo de la integridad referencial, con el fin de poder insertar en una tabla de detalles de venta antes de insertar el registro en la tabla de ventas. Esto ha resultado en situaciones indeseables en que por fallos del programa, las relaciones y las opciones de refuerzo de integridad se tienen que reestablecer manualmente por parte de los usuarios que han tenido que aprender a hacerlo sin ser técnicos.
2. El software lleva el inventario (la cantidad de items de cada producto) con un campo en la tabla de productos, que se actualiza cada vez que hay una operación de venta, compra u otras menos usuales (deshecho, devoluciones, transferencias, etc.) Pero, debido a que algunos algoritmos de cálculo no están bien diseñados, la cantidad reportada suele ser inexacta.
3. La empresa dispone de varias tiendas y el proceso de transferencia de productos de una a otra no se realiza correctamente y en ocasiones hay que corregir las cantidades manualmente.
4. Para hacer cambios de precios el software solo permite actualizaciones de un producto a la vez, luego genera un arhivo de actualización de precios que debe llevarse en un medio de almacenamiento. Cuando por alguna razón el archivo no se lleva o no se ingresa correctamente, nuevamente se cae en los problemas de inexactitud de la información.
5. El software registra los datos de los clientes cada vez que estos efectúan una compra, pero no mantiene un registro único por cliente en base al NIT o al nombre, sino que asigna un código único generado en el momento, a cada cliente y asume que el cliente recordará su código (que se imprime en la factura de compra pero en ningún otro lugar), entonces cuando el cliente regresa por una nueva compra, como no puede dar su código, entonces se le asigna uno nuevo, con lo cual cada cliente termina siendo registrado varias veces en la base de datos.

Actualmente no existe departamento de informática en la empresa y los requerimientos de soporte y mantenimiento del software siempre se han hecho al mismo programador independiente que hizo el software originalmente.

Se le contrata para dar un diagnóstico sobre la situación. Usted decide hacerlo cubriendo las siguientes áreas:

1. Operativa: Explicará los problemas operativos del sistema, las dificultades administrativas que provoca y las pérdidas económicas derivadas de ellas.
2. Diseño: Los errores de diseño del software en uso, otras modalidades que pudieron haberse utilizado.
3. Competitividad: Cómo la empresa pierde competitividad frente a otras ferreterías que podrían tener mejores sistemas.
4. CRM: Cómo la empresa está perdiendo la oportunidad de mejorar su relación con los clientes.
5. Auditoría y Control: La debilidad de la empresa en auditoría y control por no poder confiar en los registros del software para verificar su inventario.

Además Usted genera una serie de recomendaciones para desarrollar un nuevo sistema, también en varias áreas:

1. Diseño: de la base de datos, del interface de usuario, de los algoritmos que calculan el inventario.
2. Integración: con otros sistemas de proveedores o de clientes grandes y pequeños
3. CRM: cómo obtener información importante sobre los clientes en base a la información recabada
4. ERP: qué información debiera obtenerse sobre sus productos y colaboradores del sistema para planificación y toma de decisiones.
5. Tecnología: hardware y esquema de funcionamiento del sistema (red, servidores, etc.)
6. Personal: el necesario para soportar el sistema
7. Desarrollo: interno o externo
8. Otros: cualquier otro aspecto que considere importante agregar

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