Levantamiento de cotización por área técnica

1) Levantamiento de cotización por área técnica

1. OBJETIVO

Controlar, Analizar y evaluar, las acciones que se practican en la realización de cotizaciones y compra de tubería y accesorios para posibles clientes por parte del área técnica el cual involucra a las áreas Comercial y Contable.

1. ALCANCE

Abarca desde el la solicitud de los usuarios, conocimiento de los requerimientos por área técnica, la entrega del material según especificaciones indicadas en la cotización de materiales y pago a proveedores por parte del área contable.

1. DEFINICIONES

3.1 Cotización: documento informativo que no genera registro contable donde se especifica la cantidad, el precio por unidad y el valor total de los accesorios relacionados dentro de esta.

3.2 Comodato: Contrato por el cual se da o recibe prestada una cosa de las que pueden usarse sin destruirse con la obligación de restituirla.

3.3 Obra: Labor que realiza el área técnica de Supergas de Nariño, para la instalación de tanque estacionario incluido la acometida de tubería y accesorios.

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1. CONDICIONES GENERALES

4.1 Cuando surge la necesidad de una compra por solicitud del área Técnica para la instalación de tubería y accesorios, para el desarrollo de un proyecto y/o necesidades de SUPERGAS DE NARIÑO S.A. E.S.P, El área técnica bajo su conocimiento y práctica deberá realizar una cotización de los materiales necesarios que se requieren para la instalación del tanque estacionario del posible cliente.

4.2 El área comercial en su condición de dirección del área técnica deberá servir como filtro de verificación de toda la información plasmada en las cotizaciones realizadas por área técnica, con el fin de controlar la veracidad y buen manejo de los recursos destinados para la compra de productos a proveedores.

4.3 El área comercial en su condición de dirección del área técnica deberá realizar las compras de los materiales a los proveedores, bajo la cotización emitida y la verificación de los datos pertinentes dentro del procedimineto.

4.4 El almacén de Supergas de Nariño cuenta con materiales los cuales pueden ser destinados para una obra estos también deben ir dentro de la cotización realizada por área técnica en el caso de que se requieran.

Nota 1: Los materiales en existencia de bodega de Supergas de Nariño que sean destinados para la misma labor también serán relacionados en un formato el cual identifique los accesorios y materiales que serán retirados de almacén como soporte para todas las áreas involucradas en el procedimiento.

4.5 El área comercial en su condición de dirección del área técnica dará conocimiento a la Gerencia General de Supegas de Nariño todas las acciones realizadas para la compra de materiales con el fin de que se autorice el pago de los productos solicitados a los proveedores incluidos los retirados del almacén.

4.6  El área contable deberá realizar los pagos solicitados por el área comercial, oportunamente bajo todos los soportes que indiquen un buen manejo de los recursos durante el trascurso del proceso y la autorización previa de Gerencia General.

4.7 El área comercial en su condición de dirección del área técnica deberá dirigirse a los establecimientos comerciales de los proveedores para realizar el pago en efectivo de los productos retirados todo esto soportado bajo firmas de conformidad.

4.8 Se llevara registro magnético y físico de todos los soportes evidenciados durante el transcurso de la emisión de la cotización, envió de pago por concepto de materiales y accesorios, emisión de facturas a nombre de Supergas de Nariño S.A E.S.P y pago a proveedores de los productos solicitados.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

1. el área técnica realizara una cotizacion

Se establecen los siguientes pasos y lineamientos para llevar un control óptimo de  la información que circula por las áreas involucradas de la empresa Supergas de Nariño S.A E.S.P.

1. Cotizaciones:

Durante la realización de la cotización se deberá establecer si van a existir accesorios que se retiraran de la bodega de Supergas de Nariño, además se deberá especificar si los accesorios señalados los deberá pagar el cliente o se los brindara la empresa Supergas de Nariño S.A E.S.P en modalidad de comodato si se presenta el segundo caso la cotización deberá ir con la firma del Gerente General.

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