Pliego de Condiciones Particulares (Técnicas)

Milano Telas

Pliego de Condiciones Particulares (Técnicas)

Introducción

El comercio Milano Telas se dedica a la compra venta de telas por mayor y menor en la provincia, cuenta con dos depósitos y 10 empleados permanentes.  Las ventas se realizan por el mínimo de 1 metro por cada artículo al público cuando es al por menor, se puede abonar en efectivo o con tarjetas de débito o crédito (una cuota sin recargo, dos o más 7% de recargo), no se tiene cuentas corrientes ni se fía. Al por mayor las ventas se realizan con el descuento del %10 sobre el precio unitario del articulo (se considera al por mayor cuando se   solicitan piezas cerradas de   20/50 metros   dependiendo el articulo y temporada) la forma de abonar es únicamente con tarjeta débito o efectivo sin excepción. La compra de mercadería se realiza mediante una orden de compra en la cual se especifican la cantidad de metros, nombre del articulo y color al proveedor. Los plazos de entrega suelen ser de 5/7 días. En el área de depósito se lleva control de la mercadería en existencia mediante el registro en planillas. La información relevante acerca de la compra-venta del comercio es enviada a un estudio contable terciarizado para su correspondiente administración.

1. Objeto de la Licitación

El presente pliego establece las condiciones generales para un sistema informático de gestión integral para una organización comercial dedicada a la compra y venta textil al por mayor y menor, que se encargue de la gestión eficiente de compra/venta, depósito, contable y catálogo en línea, disponibles en módulos web.

1. Alcance

La solución requiere de diferentes módulos, explicados a continuación:

• Un módulo de gestión de depósito, que se encargue de la administración de la información de la mercadería de los depósitos y genere una alerta en caso de detectar stock crítico.
• Un módulo de compra de mercadería, que reciba la alerta de stock crítico, permita administrar datos de proveedores, actualizar el stock de mercadería y gestionar la documentación pertinente a la compra.
• Un módulo de venta de mercadería, que registre la venta de los artículos, actualice el stock de los mismos, gestione la documentación pertinente a la venta y administre los datos de los clientes registrados en la organización.
• Un módulo contable, que se encarga del registro automatizado de la información referida a la compra y venta de mercaderías, a través del registro de los asientos contables correspondientes; además de la generación del libro diario, mayor y balance de sumas y saldos y la elaboración de los informes correspondientes.
• Un módulo de catálogo en línea, que se encargue de mostrar los productos en venta (disponibles o no disponibles), si dichos productos admiten la venta al por mayor y una breve descripción de los mismos.
• Un módulo de Tesorería, que se encarga de la administración de los recursos monetarios disponibles, caja diaria y valores a cobrar destinados al pago por todos los gastos ocasionados, así como todas las gestiones relacionadas con las instituciones financieras.

La organización requiere de la compra de un servidor con los UPS necesarios, 7 terminales, 3 impresoras, 1 switch de al menos 8 bocas, y el cableado necesario para la conexión de todos los dispositivos mencionados anteriormente dentro de la planta baja del comercio, destinada a la atención al público.

A continuación se presentan modelos demostrativos de la empresa a instalar el sistema:

• Planta Baja:

[pic 1]

• Primer Piso

[pic 2]

1. Principales soluciones que debe brindar el Sistema

Soluciones de Negocios:

• Se requiere que toda la información referida al negocio se encuentre organizada en un único medio o lugar para facilitar la búsqueda de la misma y la toma de decisiones a nivel gerencial, eliminando redundancia de información.
• A través de una plataforma web, se espera ampliar los medios de contacto con los clientes potenciales.
• Se requiere una optimización de la gestión de compra y stock de la mercadería de la empresa.
• Se requiere optimizar la gestión y procesos de ventas de mercadería.
• Se necesita optimizar las tareas administrativas para disminuir el gasto de recursos (tiempo).
• Se necesita obtener la información de manera precisa, confiable y económica.
• Se requiere contribuir a la fidelización de nuevos clientes.

Soluciones Técnicas:

• Se debe priorizar la integridad de la información de la organización para evitar la redundancia de datos.
• Se requiere una optimización de recursos de la información.

1. Condiciones y características de la prestación

Requisitos Funcionales:

• El servidor web y la base de datos deben estar disponibles 7x24.
• El acceso a los datos y al servidor debe regularse mediante usuarios y contraseñas, llevando un registro de accesos a la misma.
• El switch debe permitir la conexión de 8 bocas.
• El cableado debe ser cable UTP categoría 6ª.
• Las terminales deben constar con: 4 GB de RAM, Procesadores Intel i3 de 3 generación, Windows 7 o superior, Discos duros de 256 GB.
• Se solicita como motor de base de datos al motor SQL Server.
• Se ofrece libertad en cuanto al lenguaje de programación necesario, que debe ser compatible con SQL Server.
• La implementación del sistema no debe superar a 1 año luego del inicio de su desarrollo.
• Los procedimientos que realicen los módulos Contable, Ventas y Compras deben corresponder con los requisitos y obligaciones fiscales demandados por el organismo fiscal correspondiente (AFIP).
• Se requiere las licencias correspondientes a los sistemas operativos y al motor de la base de datos.
• Se requiere de la compra e instalación del equipamiento de acondicionamiento necesario para el servidor.
• Se requiere la capacitación de los empleados para el uso del sistema.
• Los respaldos deben ser almacenados en una localidad segura ubicados en un edificio distinto al que reside el sistema.
• El sistema debe estar bajo las leyes de software vigentes de la Nación Argentina.
• El sistema debe poder ejecutarse en cualquier navegador web.
• El sistema debe cumplir con la Norma ISO 9001 de Calidad.
• Se solicita que la empresa posea certificación CMMI superior al nivel 2.

Requisitos no funcionales:

        Eficiencia:

• Toda funcionalidad del sistema y transacción del negocio debe responder al usuario en menos de 5 segundos.
• El sistema deberá ser capaz de operar adecuadamente con hasta 100 usuarios con sesiones concurrentes con un tiempo de respuesta óptimo.
• Los datos modificados en la base de datos deben ser actualizados para todos los usuarios que acceden en menos de 2 segundos.

Seguridad lógica y de datos:

• Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente por el administrador de acceso a datos.
• Todos los sistemas deben respaldarse cada 24 horas.

Usabilidad:

• El sistema debe contar con manuales de usuario estructurados adecuadamente.
• El sistema debe proporcionar mensajes de error que sean informativos y orientados a usuario final.
• El sistema debe poseer interfaces gráficas bien formadas.

1. Funciones generales requeridas del Sistema

Módulo de Depósito

• El módulo de Depósito se encargará de la administración de los datos de la mercadería del negocio, entre los cuales se encuentran código del artículo, código de color, cantidad de piezas de una determinada longitud y cantidad de stock crítico por artículo y por color.  La actualización de datos debe poder realizarse masivamente.
• Debe permitir configurar una fecha de cierre de stock para la realización de un inventario.
• Debe permitir identificar la ubicación de cada artículo en cada uno de los 2 depósitos con los que cuenta el comercio.
• El módulo deberá permitir mostrar si un artículo se encuentra disponible para venta minorista, venta mayorista, combinación de ambas o no disponible.
• Contará con la posibilidad de clasificar los artículos, dependiendo de sus características (por ejemplo, telas por temporada: invierno o verano; telas infantiles, de fiestas, etc.).
• Cuando algún artículo alcance su stock crítico, debe emitir una alerta tanto al personal de depósito como al personal de compras para su reposición. En esta instancia, el sistema generará una lista con códigos de dichos artículos y sus correspondientes códigos de color.
• El modulo permitirá al empleado visualizar un remito para controlar que el remito se corresponda con la mercadería recibida, y a su vez que la mercadería recibida se encuentre en buen estado y corresponda al pedido realizado; caso contrario, permitirá generar una orden de reclamo.

Módulo de Compra de Mercadería

• El módulo deberá permitir el ingreso, autorización, actualización y gestión de Solicitudes de Compras.
• El modulo será capaz de administrar la información pertinente a proveedores en diferentes aspectos como ser múltiples listas de precios por proveedor, formas de pago, medio de contacto, entre otros. También permitirá administrar el estado de cuenta corriente de los proveedores
• El modulo permitirá generar órdenes de compra al proveedor seleccionado para un producto determinado. Además, será capaz de generar una orden de pago asociada a la orden de compra previamente generada
• El modulo será capaz de registrar los remitos enviados por los proveedores, los cuales se encuentran asociados a una orden de compra determinada
• Debe incluir una lista para llevar seguimiento de pedidos pendientes de entrega.
• El modulo permitirá la grabación de asientos por cada compra que se realice para luego ser enviados al módulo de Contabilidad

Módulo de Venta de Mercadería

• El módulo de ventas se encargará de la facturación de la organización teniendo en cuenta las ventas en cuenta corriente o al contado generando facturas del tipo A y B como así también tickets
• El módulo de ventas permitirá la grabación de asientos al ingresar comprobantes, como así también al realizar el cierre de caja diario, para luego ser enviados al módulo de Contabilidad
• El módulo de ventas se encargará de la administración de los datos de los clientes registrados como así también de los precios y descuentos por clientes. Además, permitirá la actualización masiva de los mismos
• Contará con la definición de diferentes listas de precios a partir del precio de compra informado por el módulo de Compras.
• El módulo de ventas permitirá la generación de remitos destinados a los clientes, asociados a la entrega de mercadería  

Módulo Contable

• El modulo Contable cubre todos los requerimientos en materia de registración contable del comercio.
• Incluye procesos tales como conversión a otra moneda, ajuste por inflación en caso de ser necesario.
• Permitirá la emisión de una amplia gama de informes destinados a la gerencia o estudio contable, detallando, por ejemplo, aspectos preseleccionados para ser considerados por la parte solicitante.
• Permitirá la Generación de libro Diario, Mayor y Balances de sumas y saldos.
• Importación de cuentas contables desde Excel, para lograr un soporte claro y accesible a los usuarios del sistema.
• Informe de situación patrimonial para eventualmente ser elevado a gerencia.
• Automatización de Importación de asientos de otros módulos que facilitara la síntesis y el registro en los borradores para luego generar diarios, mayores y balances
• Posibilidad de generar asientos resumen parciales dentro del módulo para el control más cercano y detallado de la actividad económica, se permitirán hasta 2 por semana.

Módulo de Catálogo en línea

El módulo de Catálogo en línea se encarga de brindarle al usuario una interfaz amigable en donde el mismo podrá visualizar la mercadería del local, buscándola por el nombre de la misma. Como resultado de la búsqueda el sistema brindara al usuario información acerca del código, color, disponibilidad, precio y posibilidad de compra al por mayor

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