. 5.3.1 Compras Transacciones Y Tecnología El área De Información De Compras Debe Permitir Un Control Exhaustivo En La Gestión De Aprovisionamiento, Abarcando Desde Las Peticiones De Compra Realizadas Por Los Departamentos, Hasta La Confirmación De L

. 5.3.1 Compras Transacciones y tecnología El área de información de compras debe permitir un control exhaustivo en la gestión de aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los departamentos, hasta la confirmación de la factura del proveedor y su posterior contabilización. 11

12. Circuito de aprovisionamiento Todo el circuito de Compras se debe realizar de forma integrada, evitando la reiteración de tareas en las entradas de datos. Todas las entradas (Pedidos, Partes y Facturas) parten de las fichas de los proveedores y de sus valores asignados por defecto, pudiéndose modificar cada uno de ellos según las circunstancias, de esta manera se obtiene una gestión de compras ágil y segura, realizando todo el proceso en pocos pasos. Gestión de pedidos Entrada y confirmación de propuestas de pedidos. Seguimiento de las peticiones de compra realizadas por las secciones de la empresa, que, una vez verificadas por el departamento de compras, se convierten en un pedido en firme. Facilita la selección de la mejor. Gestión de pedidos. Existe un control y seguimiento de los pedidos en curso. Éstos podrían ser tanto abiertos como cerrados. Los abiertos serán aquellos pactos a largo plazo de los cuales se irán recibiendo materiales según las necesidades. Los cerrados serán los pedidos habituales con una determinada fecha de entrega y las condiciones pactadas. a) Seguimiento de los pedidos. Procesos de consulta para controlar los pedidos en curso: situación global de pedidos por empresa/almacén, consulta de stocks faltantes por pedido y proveedor, etc. b) Duplicación de pedidos. Para facilitar las labores de entrada de datos, existe la posibilidad de copiar los datos de un pedido ya gestionado a uno nuevo. c) Cancelación de pedidos. Los pedidos pendientes de recibir que ya no se desean o restos de pedidos ya recibidos que no interesan quedan eliminados de una forma sencilla y totalmente integrada en la gestión de stocks de almacén. Gestión de partes de entrada a) Partes de entrada. Recepciones y devoluciones a proveedor, que pueden venir originadas por un pedido o ser directa, sin pedido. Todos los movimientos generados se realizan con las características indicadas en los tipos de movimientos de compras para la total integración con el módulo logístico. b) Seguimiento de los partes de entrada. Control y seguimiento de las últimas compras por proveedor y control dentro del almacén del seguimiento de las diferentes partidas que se han ido incorporando. Se pueden retroceder parcial o totalmente las recepciones. En caso de ser un parte originado a partir de un pedido, todos los datos 12

13. son heredados de éste. Quedando ligados ambos documentos para posteriores consultas. c) Gestión de importaciones AIC. Control de todos los datos necesarios para poder generar el impreso de declaración (Intrastat, DUA). Estos datos incluyen desde el consignatario hasta el puerto o aduana del cual proviene el producto. Gestión de facturas de compra a) Entrada facturas de compras. Entrada de las facturas de compras emitidas por el proveedor, introduciendo los datos de cabecera y de las líneas de la factura, verificando que lo facturado coincida con lo que realmente se ha recibido y calculando al mismo tiempo los totales de la factura. b) Entrada de facturas de compras contables. Son facturas ajenas al circuito de compras que se introducen en el sistema para temas contables, (ej.: facturas de alquileres de locales, gastos de luz, etc.). c) Contabilización de facturas. Una vez entradas las facturas de compras, se procede a la contabilización de las mismas, generando el asiento, los movimientos de cuentas corrientes a proveedores, el diario de IVA, los efectos de cartera y, si procede, la auto factura con implicación en IVA, la información relacionada con la gestión del IRPF, la prorrata, el proyecto contable, o el importe exento de IVA, etc. d) Estadísticas. Control estadístico de las compras en curso, facturadas o rechazadas con el fin de valorar y categorizar los diferentes proveedores y las diferentes calidades de los lotes recibidos. Las imputaciones estadísticas van asociadas al calendario y se muestran agrupadas y ordenadas por producto, por proveedor, etc. e) Rappels. Seguimiento y verificación de que los rappels que se han pactado con los proveedores son correctos y que el pago por las diferencias se cumple realmente. 13

14. Tecnología de la información y el proceso de compras Los avances en la tecnología de la información han mejorado en una forma muy notoria la eficiencia y efectividad en las adquisiciones. Se espera que los códigos de barras y el intercambio electrónico de datos reduzcan los costos de adquisición. 14

15. a) Código de barras: El código de barras se puede usar como un sencillo identificador de un registro o de un producto en una base de datos donde se almacena mucha información, o bien, el código de barras puede proveer información sobre un producto. Entre las primeras justificaciones de la implantación del código de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y la de evitar errores de digitación. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:  Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el lineal.  Rápido control del stock de mercancías.  Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de merchandising.  El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación. Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de recordar el precio del producto una vez apartado del lineal. b) E-fulfillment El e-fulfillment es un conjunto de herramientas tecnológicas cuando se trata de operaciones realizadas a través del comercio electrónico 15

16. Cuando una empresa comienza sus operaciones electrónicas debe planificar e invertir en herramientas que soporten:  Un alto volumen de órdenes de compra con una amplia difusión geográfica.  Un manejo personalizado de cada una de ellas. c) Intercambio de datos electrónicos EDI La transferencia de datos estructurados mediante normas acordadas desde una aplicación informática a otra y por medios electrónicos. d) Mensaje EDI Una descripción formal aprobada, publicada y actualizada de cómo se han de estructurar los datos requeridos para realizar una operación específica, de tal manera que se permita la transferencia y manejo de estos datos por medios electrónicos. Ejemplo de pedido de compra 1. El comprador entra en la información de pedidos en la base de datos de producción, que genera una orden de compra en el equipo. La información del pedido se canaliza a través de una serie de programas de

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