ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: ALCANCES Y METODOLOGÍA DE DISEÑO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS:

ALCANCES Y METODOLOGÍA  DE  DISEÑO.

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A.   Alcances de la Administración de Proyectos.

1.     Introducción.

Antes de entrar propimente en lo que se refiere a Administración de Proyectos, es conveniente precisar algunos alcances del concepto de “Proyecto” que sirve de trasfondo a toda la exposición. Desde un principio es necesario aclarar,- para no entrar en discusiones semánticas estériles -, que muy bien pudiera hablarse, en ciertos casos, en ves de “proyecto”, de “programas”, “sub-programa”, e incluso de “sub-proyecto”, sin embargo, ocuparemos el término “proyecto” en sentido genérico,  dejando que el propio contexto en que se use la expresión defina los alcances que adquiere el término en cada ocasión.

Distinto es el caso referente al grado de concreción del contenido de los “proyectos”. Aquí tenemos que separar algunos de los conceptos, a fin de no caer en malentendidos. Hay algunos llamados “proyectos”, de los cuales sólo existe una idea general, una intención o tan sólo un nombre,  mientras que en otros casos, por “proyecto” se entiende la ejecución de una obra de ingeniería o incluso, la operación de ciertas instalaciones. En el contexto que nos interesa, - cuál es el de examinar los problemas de administración de proyectos-, no podemos aceptar una definición tan amplia; por lo tanto un requerimiento operativo  de la noción “proyecto” que ocuparemos, es que el proyecto esté en un estado que requiera administración.

Esto puede entenderse en dos sentidos que, como veremos, son fácilmente asimilables: a) un proyecto es “administrable” cuando tiene definido objetivos y medios para alcanzarlos; es decir, cuando ya  pasó las etapas de formulación, evaluación, negociación del financiamiento y decisión final y llegga la etapa de ejecución; y b) cuando no se han pasado esas etapas, lo que hay que administrar es el proceso de tránsito de la idea-proyecto a través de todas las instancias y etapas necesarias para alcanzar el estado en que el proyecto se pueda ejecutar.  Desde luego este proceso de tránsito es en si un proyecto de ejecución, que pudiera llamarse “formulación, evaluación y aprobación de  XX”, siendo XX el proyecto que después se va ejecutar.  Si no es así, vemos que la noción   b) es similar a la a), lo único que no se refiere a ejecutar XX, sino a “transitar XX por las etapas previas a la ejecución”

2.  Los Proyectos como Estados Transientes.

Para entrar en materia necesitamos introducir ciertos conceptos que pueden aclarar el sentido de la exposición  y que, a la vez, permitan vislumbrar el origen de los problemas que sufren algunos proyectos.

Por proceso entenderemos un conjunto de acciones sistemáticas encaminadas a obtener un resultado determinado; el resultado que será producto del proceso.  Para poder desarrollar sus acciones, un proceso necesita apoyarse en una estructura, que está compuesta por personas, bienes físicos, costumbres, etc. Todos los cuales forman un sistema, por estar interrelacionados con miras  a obtener el fin común que es el producto deseado.  Si bien  el sistema sirve de soporte al proceso, los productos se obtienen a partir de la utilización de ciertos insumos que son tomados por el sistema del medio o entorno, a fin de ir transformándolos en el o los productos deseados, los cuales serán entregados nuevamente al medio, para su utilización o consumo.  El circuito económico se cierra considerando que cada transacción de bienes o servicios del sistema con el medio tiene una contrapartida monetaria, que permite equilibrar el valor de los flujos de insumos  y de productos.

Diremos que un proceso ha alcanzado un estado de régimen  cuando es capaz de mantener indefinidamente una situación de equilibrio productivo.  Cuando hablamos de “capacidad” de mantener un equilibrio, ajustándose a las variaciones previsibles, siempre y   cuando   no sobrevengan cambios mayores inesperados.  Desde luego, pequeños desequilibrios estacionales que tienden a compensarse en el tiempo no alteran la condición de régimen.

Precisamente, un estado de régimen  se caracteriza por la capacidad de entregar fluidamente los productos  requeridos  por el medio, y absorbiendo las variaciones menores que pueden producirse en el medio o entorno.  Un  proceso o estado de régimen necesita ser administrado, en el sentido que continuamente hay que estar tomando las decisiones necesarias para mantener la fluidez de operación en medio de las fluctuaciones del ambiente.

Los estados de régimen no surgen de la nada: a ellos se llega mediante un proceso también, pero un proceso destinado a producir o mejorar la estructura de apoyo que necesita el estado de régimen que se busca.  Para alcanzar una estructura dada es necesario pasar previamente por una etapa en que esa estructura está en construcción o modificación.  La construcción o modificación de una estructura es un  estado transiente que, al contratio de la estabilidad y permanecia del estado de régimen, tiene una duración definida y un propósito terminal; a lo largo de él la naturaleza de las acciones, -y por lo tanto, la estructura necesaria para realizarlas-, va cambiando constantemente.

Este proceso de transformación o creación de las estructuras necesarias para alcanzar un estado régimen, necesita ser administrado también, pero reconociendo que es un proceso diferente, tanto en cuanto al producto esperado, como al proceso productivo.  Por obvio que parezca esto, -planteado a este nivel de abstracción, en la práctica no siempre hay claridad al respecto, y ahí tenemos a Ministerios de Salud o de Educación administrando construcciones de edificios, o a empresas que tienen una sola organizaciòn tanto para administrar sus operaciones como sus ampliaciones .  Sobre este punto volveremos cuando tratemos el punto de la organización administrativa de apoyo para la ejecución de proyectos.

        Un par de ejemplos ayudan a aclarar las ideas:

Ejemplo I:

Hay un pequeño restorán, atendido por su dueño, quien hace de cocinero.  Se transforma luego en un restorán más grande, en el cual el dueño sólo pretende preocuparse de la administraciòn financiera y del local.

Aquì, el primer estado de régimen es claro; el pequeño local con su propietario-cocinero pudo haber seguido indefinidamente en operaciones.  El segundo estado de régimen está también definido, pero es diferente al primero: la escala de operaciones es diferente y las funciones del dueño también son diferentes; también el nuevo restorán podría seguir indefinidamente con sus operaciones.  Ahora bien, ¿cómo se pasó de un estado de régimen a otro?.  Posiblemente  hubo que cerrar  el primer local y construir otro más amplio, hubo que comprar  más mesas, sillas, etc.  y, -muy importante-, hubo que transformar el propietario-cocinero en propietario-administrador.

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