ANALISIS DOCUMENTAL

El análisis documental nos permite comprender términos descriptores y determi¬nar los objetivos de la DESCRIPCIÓN para que el análisis sea completo, compro¬bando los caracteres del DOCUMENTO. Nos interesan los objetivos para compro¬bar la existencia del DOCUMENTO; los términos descriptores utilizados en la lista es adecuada por la objetivación. Una rápida recuperación tanto de DOCUMENTO, como de su INFORMACIÓN.

Se realiza un estudio completo de los caracteres, descomponiendo el DOCUMENTO en descriptores generales para su identificación, con el fin de lograr un conocimiento integral de los contenidos del archivo.

No se tiene una idea completa del Archivo ordenando solamente los soportes.

En un Inventario puede describirse indicando que tenemos 1000 volúmenes de este tipo documental, pero lo que realmente nos motiva es la utilidad, para que sirve el conservar y dar ubicuidad al DOCUMENTO.

Todo esfuerzo es objetivo, la utilización de descriptores debe realizarse como una aproximación a los medios informáticos. Como un objetivo real, concreto de las

TÉCNICAS DOCUMENTALES.

Tomando su origen de la Diplomática se realiza una división entre caracteres inter¬nos y externos de los DOCUMENTOS, los cuales significaran los descriptores mas generalizados.

Al efectuar un estudio de los caracteres de los DOCUMENTOS nos referimos a ciertos aspectos físicos y metafísicos, que actúan como factores determinantes en su identificación, haciendo posible su DESCRIPCIÓN, facilitando las labores de identifi¬cación de los DOCUMENTOS, utilizando factores comunes a todos ellos.

Estos atributos particulares, permiten incluso conocer la utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, esclareciendo pautas para su conservación, ubicuidad y elimina¬ción cuando sea necesario. La utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, es atribu¬to propio de cada Archivo o unidad archivística, puesto que los usuarios definen e identifican los modos de consulta de acuerdo a sus propias necesidades, y no a la de normas preestablecidas que determinen la utilidad y el valor que tiene cada DOCUMENTO.

Los caracteres documentales son en términos apropiados los descriptores por su función y utilidad en los AUXILIARES DESCRIPTIVOS.

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

Los caracteres internos y externos de los documentos, es un paso a la comprensión de los documentos mismos para poder describirlos, podría considerarse como el análisis diplomático moderno.

CARACTERES EXTERNOS

Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del DOCUMENTO, como ser color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el DOCUMENTO. Es decir, que la parte físi¬ca nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un

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