AUDITORIA

Existencia y Propiedad del Activo

Se debe de llevar a cabo un examen inicial en el cual se deben de buscar las evidencias de que los activos tangibles existentes y son realmente propiedad de la Institución, si la manera de manejar la documentación es la adecuada las evidencias van a estar en los archivos y podrá ser consultada, sin embargo estos documentos suelen perderse, aunado al hecho de la renovación de generaciones de Gerentes.

El siguiente paso es el de conocer los procedimientos de la Institución para llevar a cabo registros detallados y comparar periódicamente esos registros con los activos mismos, y en aplicar pruebas de sustancia a la adiciones, retiros y distribuciones seleccionadas durante el año, si la empresa verifica en forma adecuada la actitud de sus registros detallados, y si se ha evaluado y sometido a prueba los controles de la existencia física y la posesión legal de inmuebles, planta y equipo, y se encontró que son satisfactorios, los procedimientos de sustancia se pueden limitar a revisiones de las adiciones y retiros importantes en cuanto a las distribuciones periódicas, si la compañía compara periódicamente sus registros detallados con los activos reales, pero los controles específicos no han sido evaluados y sometidos a prueba, se pueden aplicar los procedimientos que se indican a continuación:

Revisar los procedimientos de la Empresa para la inspección física y comparación.

Estudiar la conveniencia de observar esos procedimientos.

Revisar las medidas para investigar las discrepancias detectadas y para proponer los ajustes necesarios a los registros.

Clasificación de Los bienes Muebles

Al amparo del Manual de Normas y procedimientos para la administración y control de bienes muebles de la caja Costarricense del Seguro Social de donde se desprende la clasificación de bienes Muebles de la siguiente manera: así como la definición de bienes muebles:

Artículo 1 : “ Se consideran bienes muebles aquellos activos que se utilizan en el desarrollo de las funciones propias de la institución, que incluyen los bienes mencionados en el artículo 3 de este manual, este grupo comprende maquinaria, mobiliario y equipo que se destinan a diversas actividades productivas, presentación de servicios médicos y de apoyo, así como aquellas operaciones de índole administrativo”

Artículo 2 : “ Los bienes muebles se clasifican conforme las siguientes condiciones:

Son aquellos que están sujetos a depreciación, excepto, las obras de arte

Que no forme parte del costo de construcción o adquisición del edificio.

Que permita su identificación como propiedad de la Institución, por medio de placa de metal, grabación sello, cintas adhesivas, etc.

De una vida útil no menor de dos años.

Artículo 3: De la clasificación contable y presupuestaria de bienes muebles.

Para los efectos de registro contable y control interno deberán agruparse conforme al Catálogo General de Suministros en la clase 7 “ Mobiliario, Maquinaria y Equipo”

procederá a iniciar los trámites para su adquisición.

Para los efectos de formulación presupuestaria, registro contable y control, se agrupan bajo la siguiente clasificación general:

Cuenta Contable

Partida Presupuestaria

Descripción

302-59-1

2305

Maquinaria y equipo de producción

302-51-8

2310

Equipo y mobiliario de Oficina

302-70-2

2315

Equipo de Cómputo

302-52-6

2320

Equipo Médico y de Laboratorio

302-53-4

2330

Equipo de Transporte, tracc y elevac.

302-54-2

2340

Equipo para Comunicación

302-55-9

2350

Equipo Educacional y Recreativo

302-56-7

2360

Maquinaria y equipo de taller

30257-5

2360

Maquinaria y equipo de Construcción

302-60-7

2380

Libros

30258-3

2390

Equipo varios

La adquisición de los bienes muebles

La Institución adquiere aquellos bienes muebles que se requieren para satisfacer las necesidades de los servicios en operación y aquellos contemplados en los programas de construcción, remodelación ampliación o en proceso de apertura.

Para ello se contempla en el artículo número 4 el trámite de solicitudes para establecimiento de servicios dicho numeral dicta.

“Que el trámite de solicitudes se rige por lo estipulado en el manual de norma y procedimientos para la adquisición de bienes muebles a nivel central, emitido por la Gerencia de Operaciones en Mayo de 1992, según circular número 5010 del 27 de Mayo 1992 de las Gerencias de División”

Para la recepción de los bienes muebles y que se adjudica la compra el proveedor entregará el bien únicamente al Departamento de Almacenamiento y Distribución ( Bodega de Activos ) o proveeduría de la Unidad Ejecutora con su respectiva factura, quien verificará lo siguiente:

Que el bien se encuentre en buenas condiciones de fabricación, calidad funcionamiento.

Que su facturación sea correcta, entendiendo como tal la comparación de la información entre la orden de compra y la factura comercial y la factura de la C.C.S.S.

Que el artículo cumpla con las previsiones del cartel de licitación o compra directa, conforme lo estipulado en la ley de contratación administrativa.

Cumplidos estos requisitos se procede a sellar y firmar recibido conforme, e informar la entrada del bien a la unidad solicitante uy a la unidad de compras de equipo, adscrita al Departamento de Adquisiciones, para efectos del seguimiento de las compras.

Recibidos el bien mueble el departamento de Almacenamiento y Distribución o la Proveeduría de la unidad descentralizada lo identificará como perteneciente

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