Administración De Documentos

Introducción a la administración de documentos

La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que permiten:

Almacenar, organizar y localizar documentos.

Garantizar la coherencia de los documentos.

Administrar los metadatos de documentos.

Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados.

Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulación de los documentos.

NOTA Este artículo hace referencia a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, una compañía ficticia que fabrica bicicletas y piezas y accesorios para bicicletas.

El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, que produce publicaciones destinadas a los clientes, como manuales de usuario y hojas de especificaciones de productos, usa muchas de las características de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007. El equipo guarda todo el contenido que crea en un sitio creado con la plantilla del sitio del Centro de documentación. En el sitio del Centro de documentación, los miembros del equipo usan control de versiones principal y secundaria para realizar un seguimiento del desarrollo de los documentos a través de sus diferentes versiones. También usan desprotección obligatoria para asegurar que los miembros del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otro.

Almacenar y organizar documentos en un sitio del Centro de documentación

La plantilla del sitio del Centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007 puede usarse para crear sitios optimizados para crear, usar y almacenar grandes volúmenes de documentos. Los sitios creados con la plantilla del sitio del Centro de documentación tienen características de administración de documentos especializadas como desprotección obligatoria y control de versiones principal y secundaria, activadas de forma predeterminada. La desprotección obligatoria ayuda a evitar conflictos y confusión respecto de los cambios, dado que sólo un usuario puede modificar un archivo a la vez. El control de versiones permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en los documentos y ayuda a administrar el contenido a medida que lo revisa. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos, o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Usar tipos de contenido para administrar documentos de forma coherente

Un tipo de contenido es un grupo de parámetros reutilizables que describen los comportamientos compartidos de un tipo de contenido específico. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y manejar el contenido de forma coherente en una colección de sitios. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de documento o producto de información que la organización cree para asegurarse de que estos diferentes tipos de documentos se manejen de forma coherente.

El departamento de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo, creó dos tipos de contenido denominados Manual de usuario y Especificación de producto. Cuando los miembros del equipo van al Centro de documentación para crear un nuevo documento, cada uno de estos tipos de contenido aparece como una opción en el botón Nuevo en la biblioteca de documentos. Cada tipo de contenido especifica su propia plantilla, de modo que todos los manuales de usuario y especificaciones de producto tengan el mismo formato. Cada tipo de contenido también especifica sus propias columnas personalizadas de modo que, por ejemplo, todos los manuales de usuario contienen metadatos acerca de los modelos de producto a los que se aplican los manuales. Cada tipo de contenido incluso contiene sus propios flujos de trabajo. De esta manera, el equipo puede tener la seguridad de que todos los manuales de usuario siguen los mismos procesos de comentarios y aprobación. Además, dado que las especificaciones de los productos se incluyen en otro tipo de contenido, dichos documentos pueden seguir procesos diferentes y tener columnas que requieran metadatos diferentes.

Administrar las propiedades del documento

Una de las formas principales en que los usuarios pueden encontrar información que se ha guardado en un sitio web o en un sistema

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