Control De Condominios

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION INTERNA DE CONDOMINIOS CON METODO XP

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

En los inicios de la década del 2000, empezó el crecimiento de construcciones de casas, departamentos y condominios destinados a vivienda a través del proyecto de Estado "Mi vivienda". Estos inmuebles eran adquiridos por cualquier persona mayor de edad que no haya tenido beneficios anteriores de vivienda por Fonavi o por este nuevo proyecto. Todo inmueble de este proyecto era de estreno y bastaba con aportar el 10% del precio del inmueble y el resto se podía financiar por medio de un banco a mejor tasa que los créditos hipotecarios. Las diferencias más notorias entre un crédito de mi vivienda y un hipotecario es que en el primer caso: el interés es menor y se cuenta con un bono de descuento de buen pagador. Así nació el condominio. Este condominio consta de 2 torres de 8 pisos y 2 torres de 5 pisos. Encontrándose 4 departamentos por cada piso (en total 104 departamentos). Las torres más altas cuentan con un ambiente para reuniones sociales en la azotea, las cuales quedan a disposición de los residentes de la torre, previa reservación y pago de alquiler y garantía. También se cuenta con cocheras para los vehículos de los residentes que compraron cochera o también en condición de alquiler. A su vez, se cuenta con un parque que tiene juegos para niños hasta 6 años y otros juegos para mayores de 6.

La entrega de llaves empezó en Febrero del 2004, aun con la administración que controlaba la misma constructora del Condominio. En Marzo del 2004 la administración convocó a asamblea general de propietarios del condominio para explicar el reglamento interno y las acciones que los propietarios debían seguir para formar una directiva y luego decidir si continuaban con la administración de la constructora o buscar otra administración o hacer las tareas solamente con la directiva que sea elegida.

Por razones de costo, por mayoría se acordó que la administración convoque a elecciones y se forme así la primera Junta Directiva. Se realizaron las elecciones y se tuvo la directiva por un periodo de dos años, esta directiva constaba de 4 integrantes, representando cada uno a su torre en los cargos de: presidente, vicepresidente, tesorero y vocal. Los meses fueron pasando y la Junta Directiva convocó a asamblea general de propietarios para informar sobre el estado del Condominio y las acciones que se venían realizando.

Se informó que lo más saltante, era la morosidad y la falta de cuidado de muchos propietarios que traían mascotas a pesar que los departamentos son exclusivamente familiares.

Las cuotas de mantenimiento pagadas puntualmente, estuvieron ayudando a paliar la morosidad de otros.

Cuando entró la segunda Junta Directiva, se brindó un balance, la cual fue cuestionada, y el malestar se ha ido repitiendo con cada nueva junta que entraba. A mediados del 2011 en asamblea general se acuerda que cada torre administre sus gastos de torre y solamente los gastos comunes del condominio (juegos, seguridad, agua, luz, limpieza) se entreguen a una cuenta central que será administrada por 4 nuevos representantes (1 por cada torre). Ahora los residentes de cada torre se reúnen por separado para brindar sus quejas, observaciones y aportar mejoras. Sin embargo el problema de la morosidad continúa, y muchas veces por el desconocimiento de lo que realmente se adeuda al pasar el tiempo. La morosidad viene a ser el problema en concreto.

Es sabido que cuando se carece de un soporte tecnológico ante estos casos como el llevar una cuenta corriente o información centralizada en un sistema de computación, las cosas empeoran y se puede llegar al caos. Se han dado casos que por las moras se crean discusiones entre vecinos, o alguien dice que ha pagado pero perdió el voucher y no recuerda el importe exacto que abonó para pagar varios meses, o que la deuda no le pertenece, ya que es un inquilino nuevo o un propietario nuevo. También los propietarios que paran de viaje manifiestan que no tienen como enterarse sobre lo que deben cancelar en el momento oportuno y por eso pagan retrasado, porque lo hacen cuando vuelven de sus viajes y encuentran el recibo bajo su puerta.

DEFINICION DEL PROBLEMA

El Condominio a pesar de contar con ingresos por pagos de mantenimiento, cuotas extraordinarias e ingresos por alquiler de ambientes para reuniones sociales, padece de morosidad exagerada por el control deficiente de la información registrada en hojas o cuadernos a mano y que muchas veces no es de conocimiento general del condominio.

El problema se agrava cuando entra una nueva junta, porque no recibe la información correcta y oportuna de la gestión saliente y la situación se repite con la flamante junta porque al continuar con controles manuales también corre el riesgo de perder información valiosa de las deudas o documentos de ingresos o comprobantes de gastos o que los importes sean imprecisos ya que las conciliaciones de ingresos menos pagos es manual o visual.

A raíz, de la morosidad y gestión deficiente ha ocurrido algunas veces el corte de algunos servicios como la luz y el agua, afectando también a los vecinos que si son responsables, cumpliendo la frase "Justos pagan por pecadores".

En las épocas de colegio en que la recaudación baja más, se priorizan los pagos de Luz, Agua y Seguridad, dejando de lado la limpieza y mantenimiento de ascensores, área de juegos, bombas de agua, etc.; generando malestar a los residentes.

Algunos vecinos con menos morosidad manifiestan que quisieran que les llegue un correo con el importe a pagar y la fecha de vencimiento, ya que muchos llegan a su departamento los fines de semana o solo para descansar. Un sistema ayudaría a superar estas necesidades.

Las juntas por su parte, en algunos casos manejaban información en un Excel, pero la falta de experiencia y tiempo para dedicarle, guardaban la información inadecuadamente o incompleta para generar información para un balance de mes o del periodo de la junta. Se tienen varios files que guardan documentos internos del condominio (recibos, comunicados, permisos) y documentos de gastos o salidas (boletas de compra y recibos de honorarios), pero estos no ayudan mucho para generar información al instante, por no llevarse a un sistema. Este tema de manejo interno de condominios se suele superar con una administración externa, pero genera mayores pagos a los propietarios, por eso se busca el apoyo de los residentes y la participación de la junta directiva actual con el presupuesto mínimo en el desarrollo de un software y poder por fin tener información disponible a tiempo, que sea adecuada y confiable.

OBJETIVOS

1. Objetivo Principal

Desarrollar un Sistema que permita gestionar y controlar

...