ENSAYO ¿Qué son las 5 S?

¿Qué son las 5 S?

Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo por parte de todos.

En  Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.

Las Iniciales de las 5  S:

JAPONES

Seiri 
Seiton 
Seiso 
Seiketsu 
Shitsuke

CASTELLANO

Clasificación y Descarte
Organización
Limpieza
Higiene y Visualización
Disciplina y Compromiso

¿Por qué las 5 S?

Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. 
Su aplicación mejora los niveles de:

1. Calidad.
2. Eliminación de Tiempos Muertos.
3. Reducción de Costos.

La aplicación de esta Técnica requiere el compromiso personal y duradera para que nuestra empresa sea un autentico modelo de organización, limpieza , seguridad e higiene.

Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes y la aplicación de esta  es el ejemplo más claro de resultados acorto plazo.

Resultado de Aplicación de las 5 S

Estudios estadísticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que:
Aplicación de 3 primeras S : 
            -Reducción del 40% de sus costos de Mantenimiento.
            -Reducción del 70% del número de accidentes.
            -Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
            -Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

¿QUÉ BENEFICIOS APORTAN LAS 5S?

1. La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.
2. Los trabajadores se comprometen.
3. Se valoran sus aportaciones y conocimiento.
4. LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:

1. Menos productos defectuosos.
2. Menos averías.
3. Menor nivel de existencias o inventarios.
4. Menos accidentes.
5. Menos movimientos y traslados inútiles.
6. Menor tiempo para el cambio de herramientas.

Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:

1. Más espacio.
2. Orgullo del lugar en el que se trabaja.
3. Mejor imagen ante nuestros clientes.
4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
6. Mayor conocimiento del puesto.

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ANTES

DESPUES

La 1° S: Seiri (Clasificación y Descarte)

Separar los elementos necesarios de los innecesarios y eliminar del área de trabajo lo innecesario

Ventajas de Clasificación y Descarte

1. Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.
2. Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
3. Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
4. Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas:

1. ¿Qué debemos tirar?
2. ¿Qué debe ser guardado?
3. ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
4. ¿Qué deberíamos reparar?
5. ¿Qué debemos vender?

Otra buena práctica sería,  colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado. 

Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos. enciGeneramos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada.

Analice por un momento su lugar de trabajo, y responda a  las peguntas sobre Clasificación y Descarte:

1. ¿Qué podemos tirar?
2. ¿Qué debe ser guardado?
3. ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro   departamento?
4. ¿Qué deberíamos reparar?
5. ¿Qué podemos vender?

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SEITON (Organización) La 2da S

Organizar, ordenar y rotular los elementos necesarios de manera que estén disponibles y fácilmente accesibles

Pasos para su Implementación

1. Analizar y definir el sitio de colocación

Una vez se han eliminado los elementos innecesarios debe realizarse el análisis para maximizar el espacio liberado, es decir, estas zonas disponibles se destinaran para acomodar y/o reubicar de manera adecuada y efectiva los elementos realmente útiles, considerando lo siguiente:

• Disponibilidad de espacio
• Facilidad de obtención y retorno a su lugar correspondiente
• Periocidad de uso, utilidad, relevancia y cantidad
• Un mismo sitio  para aquellos elementos destinados para tareas especificas o consecutivas

1. Decidir la forma de colocación

Colocar algún elemento que no le corresponde genera posteriormente errores involuntarios que incidirán negativamente en la realización del trabajo. Por ejemplo utilizar cosas parecidas de tamaño, forma ó color pero con aplicaciones distintas.

La forma de colocación debe ser de la siguiente manera:

• Especificar la forma práctica y funcional
• Describir con claridad el nombre, teniendo cuidado con aquellos que sean similares, además con los códigos y figuras.
• Hacer uso del método de inventario que mas convenga
• Colocar los elementos según criterios de seguridad y eficiencia
• Ubicar los elementos según su utilidad, ya sea en actividades similares o específicas.

1. Rotular el sitio de colocación.

La rotulación es una herramienta visual que facilita la identificación del lugar donde se colocan los distintos elementos y se localizan las aéreas se trabajo, lo que ayuda a disminuir el tiempo en la búsqueda de los mismos en cualquier momento.

• Rotulo de ubicación indica el sitio donde se ubican las herramientas insumos, documentación y otros.

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• Trazar perímetro dibujando el perímetro de las herramientas sobre una superficie plana, señala el sitio y la forma exacta para su colocación facilitando de una mirada si la herramienta está disponible

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SEISO (Limpieza) : La 3° S

Hacer limpieza con inspección.

Pasos para su Implementación

1. Determinar el ámbito de aplicación

Se busca mejorar el aspecto físico al mismo tiempo que se evitan perdidas y accidentes de trabajo causados por la suciedad. El ámbito de aplicación para la limpieza debe realizarse de la siguiente forma:

• Área física: pisos, paredes, ventanas, áreas verdes entre otros
• Elementos de trabajo: herramientas, mobiliario, inventarios, repuestos, etc.
• Maquinas y equipos

1. Planificar las actividades de limpieza

Para el mantenimiento y preservación de los recursos físicos con que cuenta la empresa, se debe elaborar un plan general que eleve la vida útil de estos recursos el cual puede hacerse mediante:

• Limpieza general de las instalaciones físicas: iniciar en las áreas de trabajo identificadas como las mas criticas.
• Limpieza de elementos de trabajo, maquinas y equipos

1. Realizar la limpieza

Las actividades a realizar en este día serian la siguientes:

• Retirar elementos innecesarios (si lo hubiesen)
• Limpiar y/o lavar piso, paredes, techos, ventanas, áreas verdes y alrededores
• Limpieza de elementos de trabajo como maquinas y equipos

SEIKETSU (Higiene y Visualización). La 4° S

Mantener el área de trabajo higiénica mediante el mantenimiento de las 3 “S” anteriores

Pasos para su Implementación

1. Asignar responsabilidades

Es importante asegurarse que todo el personal  conozca muy bien sus asignaciones en cuanto al mantenimiento de las 3 primeras “S” a fin de reducir progresivamente el tiempo para realizar la clasificación, orden y limpieza.

1. Desarrollar continuamente las actividades de implementación de las 3 “S”

Revisar los procedimientos que garanticen la continuidad y la aplicación de las 3 “S”

Seiri.- Se debe emplear el criterio de mantener y producir solo lo necesario haciendo que los elementos innecesarios no ingresen al área de trabajo

Seiton.-  Para lograr el orden deseado se necesita mantener visible la rotulación de los elementos de trabajo, mantener todo en su sitio y conocer el lugar donde deberán estar y en las cantidades apropiadas

Seiso.- Ante esta situación se tendrá que buscar la forma que reduzca el tiempo destinada a la limpieza.

1. Establecer medidas preventivas

Esta puede realizarse mediante el establecimiento de procedimiento para mantener las mismas, por ejemplo:

• Destinar al menos 5 minutos diarios de las 5 “S” antes de iniciar o finalizar las labores, además repetirlo durante la jornada de trabajo.

1. Presentar proyectos de mejora

El personal puede presentar sus ideas, sugerencias y sus propuestas de mejora, con el propósito de mejorar los niveles de aplicación de las 5 “S” una vez analizadas y aceptadas estas propuestas pueden ser presentadas a la alta dirección siendo esta la que decidirá cual de ellas se implementara de acuerdo a los recursos que se dispongan.

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SHITSUKE (Compromiso y Disciplina) : la 5° S

Respetar las reglas por propio convencimiento. Cambiar los hábitos de trabajo mediante la continuidad y la práctica.

Pasos para su Implementación

1. Definir y desarrollar actividades que fomenten la participación del personal.

• Fomentar la comunicación interna
• Desarrollar las actividades dentro de las horas laborales
• Discutir abiertamente para la toma de decisiones
• Definir claramente el rol del personal
• Fomentar el trabajo en equipo mediante la capacitación
• Dar seguimiento a las actividades como parte de las acciones correctivas.

1. Establecer el escenario para  implantar la disciplina.

Un lugar donde se observa la disciplina se distingue de los demás porque las personas demuestran el conocimiento adquirido durante su implementación y es muy importante que se demuestre con el ejemplo ya que asi los demás colaboradores seguirán sus pasos tales como:

• Puntualidad
• Devolución a su lugar de los elementos de trabajo que han utilizado
• Limpia lo que ensucia
• Utilización del uniforme y equipos de seguridad según las normas establecidas
• Demuestra con el ejemplo.

1. Reforzar conocimientos en el tema de autodisciplina.

Para fomentar la buenas costumbres e interrelación con el personal se debe establecer periódicamente un tema a promocionar de manera que reforzaran los valores que se quieran destacar dentro de la empresa.

• Esto puede realizarse mediante la exhibición de murales que  
  describan temas como por ejemplo :el mes de la comunicación, atención al cliente
• Se debe exhibir información relacionada y mensajes positivos.