Ejecución, monitorización y control y cierre

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Ejecución, monitorización y control y cierre

[13.1] ¿Cómo estudiar este tema? [13.2] Los grupos de procesos [13.3] La ejecución del proyecto

[13.4] La monitorización y control del proyecto [13.5] El cierre del proyecto

Este documento ha sido redactado por PMAsesores, GREP nº 2760 con licencia Premium del PMI®.

«PMP, CAPM, PMI, PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.»

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Ideas clave        

1. ¿Cómo estudiar este tema?

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Es esta lección se estudiará con más detalle en qué consisten los procesos de ejecución, monitorización y control y cierre del proyecto. Se revisarán:

Los objetivos de estos tres procesos, así como las tareas a realizar y las habilidades con las que debe contar el líder de proyectos.[pic 16]

Cómo se hacen reuniones. Cómo se redactan los informes. El control integrado de cambios. Los tipos de cierre.[pic 17][pic 18][pic 19][pic 20]

Las lecciones aprendidas.[pic 21]

1. Los grupos de procesos

Recordemos el propósito de la integración.

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Desde el punto de vista del ciclo de vida de la gestión de los proyectos, se trata de utilizar los medios necesarios para reconocer, definir, organizar, englobar y coordinar las actividades y procesos necesarios dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos para asegurar la consecución exitosa de los objetivos del proyecto.

         Estos grupos de procesos eran:        

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El PMBOK® del PMI® señala que «la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar sus expectativas. La integración consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles amenazas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en amenazas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas de trabajo que pueden estar en competencia».

De forma resumida los objetivos de los grupos de procesos son:

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• Definir objetivos
• Viabilidad
• Alineación con la estrategia
• Análisis de

stakeholders

• Definición de alcance, tiempos, organización, costes, identificación de riesgos, calidad, RRHH, comunicación, aprovisionamiento
• Método

• Poner el plan en acción, uso de los recursos
• Controlar y gestionar las métricas del éxito
• Comunicar avances a stakeholders
• Entregar resultados

• Reportes y presentación a los sponsor
• Aceptación por parte de los clientes
• Transferencia de resultados

• Evaluar si e proyecto cumple con los objetivos (después de ver resultados)
• Estimación del futuro para toma de decisiones
• Lecciones aprendidas y compartir con el resto de la organización

Los riesgos o dificultades que se pueden encontrar son:

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• Poca

alineación con los objetivos del negocio

• Prioridades no son comunicadas a las partes
• No hay visión compartida

• Planificación a un solo nivel
• No reconocer la complejidad
• Poca

integración con las partes

• Estimaciones no realistas
• Uso de herramientas poco amigables

• Falta de cooperación
• Poco compromiso
• Recursos no disponibles
• Poca claridad en responsabilidad de las tareas y la gestión
• Gestión técnica más que de proyectos
• Director de proyecto tiene la responsabilidad pero no la autoridad
• Malos reportes de resultados

• Dar poca importancia al cierre
• Mala liberación de los recursos
• Falta criterios de aceptación
• Mala transferencia de resultados
• Falta de lecciones aprendidas

• Proceso de control poco formalizado
• Poca alineación con los objetivos del negocio
• Miembros del proyecto no entienden el propósito del control
• Pérdida del conocimiento

Fijándonos en el ciclo de vida de la gestión del proyecto, vemos que los cinco grupos de procesos están indisolublemente relacionados:[pic 30][pic 31][pic 32]

Comienzo

SOW BBCC

Acuerdos

Procesos de iniciación

(*) doc.

Autorización

Acta interesados

Procesos de planificación (*)

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