El Alfiler

El Manual de Procedimiento: es un documento de gestión que describe en forma pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad. Es un instrumento de información y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos.

Procedimientos documentados(Manual de Procedimientos)

Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos,

Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestión de calidad de la organización, el Manual de Procedimientos considera la descripción de las actividades y métodos de trabajo como parte del sistema.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes:

a. Que se justifiquen;

b. Que tengan antecedentes históricos consolidados;

c. Que tengan alcances y límites precisos;

d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso;

e. Que existan responsables de su ejecución; y

f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados

Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten:

a) Disminuir la improvisación y los errores;

b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización;

c) Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo de los servicios públicos;

d) Ser documentos de consulta;

e) Vincular la realidad con los procesos documentos; y

f) Emprender acciones de mejora.

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