El Archivo

¿QUE ES UN ARCHIVO?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de los Documentos de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para:

Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de este con otro estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos programas.

NORMAS O PROCESOS PARA USAR UN ARCHIVO

Presentar la tarjeta de investigador.

Depositar en el guardarropa las prendas de abrigo, bolsos, carteras, libros de su propiedad, etc.

Desconectar el timbre de los teléfonos móviles.

Utilizar los instrumentos de descripción, ficheros y ordenadores con el máximo cuidado.

Rellenar un impreso por cada petición de material documental, gráfico o bibliográfico.

Utilizar lapicero de grafito, nunca plumas, bolígrafos, rotuladores o similares.

No alterar el orden preestablecido en los documentos, ni hacer anotaciones o contraseñas.

Rellenar el impreso correspondiente para la solicitud de reproducciones.

No alterar el silencio en la sala.

Consultar cualquier duda al personal del Archivo-Biblioteca.

TIPOS DE ARCHIVOS

a) GEOGRÁFICOS:

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1) Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.

2) En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

3) En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.

4) En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

b) ARCHIVOS NUMÉRICOS:

La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización e identificación del caso o asunto.

b) ARCHIVOS ALFABETICOS:

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

Se basa en secuencia alfabética

Es directo

Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

Sistemas: onomástico, temático, toponímico- geográfico

Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

Guías Primarias: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.

Guías Secundarias: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

Guías Especiales Auxiliares: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

Expedientes Individuales: Estos están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la

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