El desarrollo de la Metodología de Gerencia de Proyectos

1. Introducción

El desarrollo de la Metodología de Gerencia de Proyectos (MGP) fue producto de la iniciativa del señor Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien mediante oficio, invitó a los directivos del Distrito a participar en la construcción de la MGP.

La MGP servirá de marco gerencial para la administración de los proyectos en las Entidades y Organismos Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Esta guía podrá apoyar en la construcción de los diferentes tipos de proyectos en consonancia con los modelos, manuales, metodologías, documentos y marcos de trabajo existentes.

a. Objetivo de la Metodología para la Gerencia de Proyectos – MGP

La Metodología de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos Distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá ha sido desarrollada para proveer una orientación práctica que ayude al gerente a planear, ejecutar y realizar el seguimiento y control a sus proyectos, administrando adecuadamente los procesos que conforman sus etapas, para asegurar el cumplimiento exitoso de los objetivos.

La Gerencia de Proyectos es la disciplina que organiza y administra los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.

La Gerencia de Proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para cumplir unos objetivos predefinidos.

Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar o gerenciar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas; de allí la necesidad de la disciplina de la Gerencia de Proyectos.

La MGP conducirá al gerente a través de unos pasos y formatos o plantillas para asegurar al máximo posible el éxito del proyecto y comprende un conjunto de componentes que permiten identificar los puntos claves que deben ser considerados durante su gerencia.

b. Fundamentos

Antes de definir la metodología es importante desarrollar unos conceptos que permitirán entender de mejor manera esta Guía Metodológica.

Estos conceptos se enmarcan en los lineamientos definidos por el Project Management Institute (PMI®), identificando en cada uno de ellos los formatos a utilizar en la gerencia de un proyecto.

Esta guía explica los procesos que debe desarrollar un proyecto de acuerdo con los lineamientos definidos por el PMI®.

Un proyecto es un trabajo especial, temporal, único, con un inicio y un fin, que persigue objetivos, desarrolla actividades, congrega recursos y obtiene resultados o entregables. Existen distintos tipos de proyectos; por ejemplo: productivo, público o social.

Es único porque debe generar un resultado o entregable final; normalmente está representado en un bien o un servicio y estos deben cumplir con los requerimientos del cliente.

Un proyecto representa una unidad de la planeación del desarrollo que vincula recursos para apoyar en la resolución de problemas o necesidades sentidas de la comunidad, así como un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a apoyar en el logro de unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados.

En otras palabras, un proyecto es un conjunto de actividades, realizadas en cierta secuencia o concurrentemente, que tienen un resultado con ciertas especificaciones (alcance), incluyen fechas de inicio y de fin (tiempo) y consumen tiempo, recursos, capital y/o equipo (costo).

La gerencia de proyectos es una ciencia y un arte que pretende balancear alcance, tiempo y costo. La ciencia se desarrolla a través de la MGP y los activos de soporte organizacional. El arte incluye las habilidades gerenciales, comunicación, confianza, trabajo en equipo, honestidad, integridad, liderazgo, valores y flexibilidad.

La gerencia de proyectos es, en esencia, planificación, programación y control de las actividades de un proyecto para cumplir con sus objetivos, que se logra dentro de la cultura y estructura de las organizaciones participantes.

La gerencia de un proyecto balancea las necesidades y expectativas de los interesados (stakeholders) del proyecto, tanto internos como externos. Está basada en procesos que son apoyados por un conocimiento especializado que los dirige.

Un interesado es cualquier persona y/o entidad que es afectada por las actividades de un proyecto.

Ejemplos de interesados, pueden ser:

 los funcionarios de esa organización

 La Junta Directiva

 La población beneficiaria

 Los sindicatos

 Los comités

 Las organizaciones civiles

 Las organizaciones gubernamentales

 Otros.

El proyecto puede afectar a los interesados de manera positiva, negativa o neutra.

Los requerimientos o requisitos de un proyecto serán la expresión de necesidades y expectativas de uno o más interesados que serán cumplidas

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