El sistema de información y la información

Tema 1. El sistema de información y la información

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema informático: subsistema formado por todos los recursos necesarios para dar respuesta a un tratamiento automático de la información y posibiliten la comunicación de la misma. En definitiva, por tecnologías de la información y de las comunicaciones (TICs).

Tecnologías de la información y de las comunicaciones (TICs): conjunto de dispositivos, soluciones, y elementos de tipo hardware, software y de comunicaciones aplicados al tratamiento automático de la información y de la difusión de la misma para satisfacer las necesidades de información.

Diferencia: las TICs son de carácter genérico, y el SI empresarial es específico y exclusivo de cada organización.

Evolución del sistema de información (fases):

1) Manual

2) Primeros centros de proceso de datos (CPD)

3) Sistemas de información para la dirección (MIS)

4) Sistemas de soporte para la decisión (DSS)

5) Integrar la información con la estrategia corporativa

Actividades de un sistema de información empresarial:

- Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada a un proceso (INPUTS)

- Almacena información y actúa sobre los datos para generar y producir información (PROCESSING)

- Distribuye información elaborada para el usuario final (directores, ejecutivos, administrativos, etc) (OUTPUTS)

Datos → sistema de información → información

Funciones de un sistema de información:

1- Recogida y registro

2- Acopio o acumulación

3- Tratamiento o transformación

4- Difusión

Recogida y registro de la información:

Actividad de registrar o captar información para que pueda ser utilizada de forma adecuada con posterioridad, sin errores, y con el menor coste posible.

Se materializa en la creación de un soporte físico adecuado al tipo de información a captar.

El principal problema es la identificación de dicho soporte y elección de un código eficiente de representación de la información.

La codificación consiste en transmitir una información de forma literaria o extensa a una forma condensada y normalizada. Siendo el código un sistema simbólico que permite registrar y representar cualquier tipo de información.

Contenido:

Reglas básicas: simplicidad, seguridad de utilización, facilidad de acceso.

Clasificación de los códigos en torno a categorías:

- Códigos significativos: se pueden interpretar por los usuarios de forma directa con una cierta preparación.

- Códigos de referencia: se interpretan mediante tablas de correspondencia, que asocian cada símbolo en el código algún tipo de información lineal.

Acopio o acumulación:

Consiste en agrupar informaciones recogidas en lugares o momentos diferentes del tiempo, en espera de ser tratadas económicamente convenientes o en el momento más adecuado.

La información contenida en un sistema de información puede ser de tres tipos diferentes:

- Informaciones elementales o datos de base

- Información elaborada o de resultados

- Información sobre tratamiento

Tratamiento o transformación de la información

Manipulación a efectuar con la información para pasar los datos de base a los resultados.

Clases de operaciones:

- Operaciones de orden o de clasificación

- Operaciones de cálculo elementales y de comparación

- Operaciones de transferencia de información

Difusión de la información

Consiste en crear informaciones elaboradas con vistas a su explotación para la dirección y gestión.

Llegar a los lugares, almacenar de forma que esté accesible, manera legible en el soporte adecuado, cuando se necesite, a quienes la dirección de la compañía autorice a su acceso.

Preguntas esenciales: ¿cómo difundir los resultados, cuando, y a quién?

Toda organización, independientemente de su dimensión y del fin perseguido, dispone de un sistema de información más o menos formalizado aunque no todas ellas conocen ni su existencia, ni su importancia.

Objetivos básicos:

- Suministrar a los distintos niveles de dirección la información necesaria para la planificación, control y proceso de toma de decisiones.

- Colaborar en la consecución de los objetivos de la información, apoyando la realización y coordinación de las tareas operativas.

- Obtener ventajas competitivas de su entorno.

Características:

- Fiable

- Selectivo

- Relevante

- Oportuno

- Flexible

Coste de un sistema de información:

- Función de utilidad que este proporcione a la organización

- ROI

- El sistema de información será de utilidad mientras el valor de la información de salida proporcionada por el sistema supere al coste de obtenerla.

Carácter: cualquiera de los símbolos

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