FICHA TÉCNICA DE PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION

FICHA TÉCNICA DE PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION

1. ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Empresa “Distribuidora de Productos de Belleza PETALOS”

Av. Iquitos Nº 625 Lima

2. UNIDAD ADMINSITRATIVA, AREA U OFICICA

Gerencia General

La gerencia general es el pilar que coordina y administra la infraestructura de la distribuidora comercial. La parte administrativa es el elemento esencial que origina la creación y distribución de tareas en las diferentes áreas.

Departamento de Sistemas

El departamento de sistemas se encarga de aplicar habilidades y aptitudes para el diseño y utomatización de procesos dentro de la empresa. Así mismo, identifica y analiza las nuevas ecnologías y servicios computacionales para la solución óptima de problemas de manera nnovadora.

Departamento de Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos es el encargado de mantener la satisfacción laboral de la fuerza de trabajo, ya que de este modo siempre se podrá tener un trabajador mucho más eficiente y eficaz. Además, la satisfacción laboral es de vital importancia para el buen funcionamiento de los recursos humanos en la empresa, puesto que ésta, representa un sistema de diagnóstico que permite conocer la salud de la empresa, y gracias a eso, se obtienen resultados que pueden ayudar a identificar los problemas de mayor preocupación, las causas de descontento del personal y los factores que aportan a la satisfacción en general.

Departamento de Finanzas

El departamento de finanzas supervisa y determina la información proporcionada para que los pagos, ventas y administración del capital que se presenten en las declaraciones sean los correctos y la información solicitada por diferentes áreas o instituciones sea la verídica para la toma de ecisiones.

Departamento de Compras

El departamento de compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

Departamento de Mercadotecnia

Este departamento establece la forma en la que se realizarán las ventas de productos y servicios de manera exitosa, proporcionando una guía detallada de los procesos necesarios para elevar los niveles de comercialización y generar utilidades para la empresa.

Departamento de Ventas

La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas.

3. USUARIOS

• Realizar las ventas (brindar atención a los clientes y persuadirlos).

• Registrar las ventas realizadas.

• Expedir facturas o notas de remisión.

• Realizar el acomodamiento de productos en los lugares correspondientes.

• Mantener limpia el área de trabajo.

• Registrar las existencias de los productos (sistema manual de control de artículos existentes y los faltantes).

• Orienta y persuade a los clientes para que realicen la mejor de las compras.

• Realiza actividades para ejecutar planes publicitarios (tales como reparto de propaganda y publicidad, visitas a estéticas, academias, etc.)

• Registrar pedidos y realizar los reportes de requerimientos de mercancías y comunicar a su Jefe inmediato superior.

4. PROBLEMAS QUE ORIGINAN LA NECESIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACION

Todas las áreas de la distribuidora de productos de belleza realizan distintas actividades que permiten que se lleve a cabo la compra-venta de artículos. Muchas de estas actividades son controladas en gran parte a través de formatos impresos, libros de registro y de diario de la siguiente forma:

• Cuando un cliente llega a la distribuidora comercial solicitando información respecto a uno o varios artículos, el agente de ventas va físicamente hacia ese artículo para consultar el precio de venta y poder brindarle la información necesaria al cliente. En algunas ocasiones, cuando el artículo se encuentra agotado, los agentes de ventas se auxilian de una base de datos en Excel que contiene registrados la mayoría de los artículos con sus respectivos datos. La búsqueda de artículos dentro de esta base en Excel muchas veces requiere de varios minutos para poder llegar hasta el artículo deseado, ya que se tiene que pasar por muchos registros descontinuados o duplicados antes de llegar a la información que se necesita. Una vez encontrados los datos de este o estos artículos, el agente de ventas constata con el gerente de compras si el precio de venta esta actualizado o no, y de no ser así entonces se da el precio que se tiene en ese momento.

Es hasta ese instante cuando el agente de ventas se percata de la inexistencia del artículo y lo anota en el formato “Requisición de Artículos”.

• La distribuidora aparte de vender al mayoreo y menudeo realiza también (como estrategia de venta y para generar mayores ganancias) ventas individuales de algunos de sus artículos contenidos en un paquete. Cada uno de los artículos que un cliente consume son anotados en una nota de venta, la cual (si el cliente lo desea) le es entregada una copia de la misma. De no ser así el agente la conserva junto con el resto de las notas de ventas del día para una posterior acción a realizar con el gerente de mercadotecnia.

• El gerente de mercadotecnia junto con el agente de ventas que esta en ese momento realiza al finalizar el día el corte de caja el cual es cotejado con las notas de ventas realizadas.

• El efectivo junto con la cuenta le son entregados al gerente de finanzas para su administración.

• Cada semana, el gerente de mercadotecnia entrega la lista de “Requisición de Artículos” al gerente de compras, éste de acuerdo a su criterio, selecciona los artículos que se adquirirán en esa semana y con base al presupuesto que el gerente de finanzas le indica efectúa una nueva “Requisición de Artículos” que se ajusten a ese presupuesto. La realización de este tipo de requisiciones la mayoría de las veces resulta ser muy tardada, ya que el gerente de compras tiene que buscar dentro de la misma base de datos en Excel los precios de compra de los artículos que seleccionó, y en caso de que esos precios de compra no estén actualizados, éste tiene que dirigirse a las facturas o notas de compras (mismas que

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