GESTIÓN DE ARCHIVO DE LA SÚPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES DE CARTAGENA

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GESTIÓN DE ARCHIVO DE LA SÚPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES DE CARTAGENA

EMMANUEL HOSTIA ORTIZ

VICTOR MANUEL CASTRO FLEREZ

JAVIER ALBERTO CARMONA GOMEZ
HASMED MENCO

PROYECTO DE AULA

COLECTIVO DE DOCENTES

III SEMESTRE – SECCION 9

FUNDACION  UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO

FACULTAD DE INGENIERIA

PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE

III SEMESTRE – SECCION 09

CARTAGENA DE INDIAS

2016

CONTENIDO

                INTRODUCCIÓN        

1.        DESCRIPCION DEL PROBLEMA………..…………............................

2.       OBJETIVOS………………………………………………………………..

2.1.     GENERALES……………………………………………………………..

2.1.     ESPECIFICOS……………………………………………………………

3.        REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA…………….………...……..……...

4.       JUSTIFICACION………………………..…..……………………………..

5.       FUNDAMENTOS CONCEPTUALES………………………………........

6.        DEFINICION DE MENU Y SUBMENU DE OPCIONES…………………..

7.        DEFINICION DE CLASES………………………………………………......

7.1     DESCRIPCION DE CLASES Y SUS ATRIBUTOS……………...………

8.        CONCLUSION Y RECOMENDACIONES………………………...……

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………………

ANEXOS……………………………………………………………………………..

INTRODUCCIÓN

Los archivos son uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información; en sentido estricto, documento de archivo es: La información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Así, se conoce como tipo documental a la “clase de documentos que se distinguen por la semejanza de sus características físicas, y/o intelectuales”, por ejemplo, contratos, actas, facturas, etc.

En sentido genérico, es “todo registro de información, independientemente del soporte físico.

El control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es  indispensable, para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurídico administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental; la administración de un archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a evitar la pérdida de documentos y a garantizar la seguridad de los mismos dada su gran importancia según las normas que rigen algunas entidades para algunos documentos.

El desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, están encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

En Colombia constantemente se están creando sociedades mercantiles las cuales requieren de la inspección, vigilancia y control, este trabajo es ejercido por la superintendencia de sociedades. Una sociedad mercantil es aquella organización dedicada a la obtención de lucro a partir de intercambios comerciales.

De lo anterior podemos destacar que uno de los procesos llevados a cabo por la superintendencia de sociedades es archivar innumerables documentos, los cuales guardan información de cada una de las sociedades mercantiles existentes. En la actualidad la entidad atiende con déficit en rapidez debido a que cuando se solicita una documentación por parte de alguna persona o entidad que desea consultar los estados legales de otras entidades esta debe esperar el tedioso proceso que realiza el personal encargado del área de archivos, el personal debe buscar en los diferentes estantes la información que se les está pidiendo, estantes con gran cantidad de archivos ya que la misma entidad guarda y conserva información de todas las empresas que se generan diariamente lo cual es un gran volumen; debido a que la superintendencia de sociedades actualmente no cuenta con un sistema que permita gestionar de forma rápida la ubicación de los documentos al momento de ser consultados por entidades públicas o privadas, es indispensable la creación de un software que le permita archivar,  y organizar  documentos con mayor rapidez en la consulta de los mismos.

OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar una aplicación que gestione el proceso de archivo de la Súper Intendencia de Sociedades de Cartagena, con base en un software mediado por el lenguaje de preparación orientado a objeto que eleve los niveles de eficiencias de esta Súper Intendencia de Sociedades de Cartagena.

ESPECIFICOS.

Identificar el proceso que está utilizando la empresa sobre la forma manual de archivar documentos de la Súper Intendencia de Sociedades de Cartagena, con base a esta información. Diseñar  un  software de acuerdo a la información recolectada en el análisis del requerimiento, para lograr llegar a  un programa amigable que organice y controle los procesos  de registro y consulta de los procesos de archivo que permita su utilización de forma rápida y fácil.

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