Generación de documentos de las instituciones en el desempeño de sus funciones

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.

• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

• Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

• Determinación de uso y finalidad de los documentos.

• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

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• Identificación de dependencias productoras.

• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

• Directrices relacionadas con el número de copias.

• Control de la producción de nuevos documentos.

• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica: - Cada una de las etapas que cumple.

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