Herramientas más usadas en Word

Tema 1. Herramientas más usadas en Word

Introducción

Al momento de crear y desarrollar un documento, es necesario manejar ciertas herramientas que nos ayudarán a lograr un archivo ordenado y estructurado. Entre estas se encuentran la numeración, las secciones, los saltos de página, los encabezados y el pie de página. La numeración de páginas nos permite ubicarnos dentro de un documento, mientras que las secciones (utilizadas para fraccionar un archivo) pueden tener un formato específico para cada una de sus áreas, permitiéndonos tener un texto bien organizado. Los saltos de página nos ayudan a iniciar un tema en una página nueva y nos evita presionar constantemente la tecla Entrar, en caso de que queramos posicionarnos en una nueva página. Los encabezados y pies de página pueden mostrar información relevante dentro del documento. Como podemos notar, es muy importante que aprendamos a utilizar estas herramientas que Word nos ofrece, ya que nos permitirán elaborar documentos profesionales y de calidad.

Explicación

1.1 Numeración, secciones, saltos de página, encabezados y pie de página

Al redactar un documento compuesto por varios capítulos, y justo al término de uno de estos, es común que el usuario comience a escribir en la siguiente página, dejando líneas en blanco en la página anterior. Hay ocasiones en que el usuario necesitará modificar el texto de un capítulo, pero, si lo hiciera, se desplazaría el texto de capítulos subsecuentes. Para evitar este problema, se inserta un salto de página que, como lo indica su nombre, permite al usuario pasar a la siguiente página si así lo desea. Si después se modifica el contenido del documento, el texto del siguiente capítulo permanecerá en el inicio de la página.

Para insertar un salto de página, haz clic en el menú Diseño de Página, opción Saltos, opción Página. Lo puedes revisar dando clic aquí:

Cuando se configuran elementos del diseño de página, como el tipo de hoja, la orientación, el encabezado o el pie de página, la configuración elegida se aplicará para todo el documento. En aquellas ocasiones en que se necesita tener una configuración independiente, por ejemplo, una sección con texto en dos columnas y otra página con una sola, se utilizan los saltos de sección. Estos permiten estructurar el documento en secciones lógicas, cada una con sus propiedades de página. De esta forma se puede tener un documento con páginas orientadas vertical u horizontalmente, sin la necesidad de crear un archivo diferente.

Para insertar un salto de sección, selecciona el menú Diseño de Página, opción Saltos, Página siguiente. La figura 2 muestra el menú Saltos desplegado con el cursor seleccionando la opción Página siguiente. También muestra los cuatro tipos de sección disponibles: Página siguiente, Continua, Página par y Página impar.

El encabezado y pie de página se utilizan normalmente para incluir información relevante en cada página; por ejemplo, el título del capítulo, el nombre del autor, el número de página, un ícono representativo, entre otros. El encabezado se ubica en el margen superior; el pie en el margen inferior; lo que significa que no forman parte del cuerpo del documento.

Para revisar las opciones disponibles, selecciona el menú Insertar, grupo Encabezado y pie de página. Hay tres opciones disponibles: Encabezado, Pie de página y Número de página. A su vez cada opción ofrece distintos formatos para seleccionar.

Como ejemplo, selecciona el encabezado En blanco. Mostrará un recuadro donde puedes insertar el encabezado. Presiona la tecla TAB para desplazarte al centro del encabezado, luego escribe Capítulo 1. Comunidades de Práctica. También agrega una línea horizontal como decoración usando el menú Insertar, opción Formas, botón Línea.

De manera similar para el pie de página, selecciona menú Insertar, opción Pie de página. Escoge el formato En blanco (tres columnas). Selecciona el primer texto [Escriba aquí], y haz clic en Fecha y hora del menú Herramientas para encabezado y pie de página. Escoge uno de los formatos disponibles. Borra el segundo texto, [Escriba aquí]. Selecciona el tercero y posteriormente haz clic en Número de página → Posición actual → Número de página. Una vez que se inserte el número de página, cambia a mayúscula la letra p en Pág.

Para salir del modo edición, selecciona el botón Cerrar encabezado y pie de página en la parte superior derecha de Word. Para revisarlos da clic aquí.

Consejo: para alternar entre el encabezado y el pie de página puedes presionar la flecha arriba y abajo. Si está activo el modo inserción del encabezado puedes usar el botón Ir al pie de página.

1.2 Tabla de contenido e índice alfabético<

Los documentos extensos, como reportes, manuales, tesis o libros, requieren una tabla de contenido para facilitar la ubicación de sus temas. Además, necesitan un índice para concentrar los términos y acrónimos utilizados en el texto. A continuación te mostramos cómo hacer una tabla de contenido y un índice alfabético.

Tabla de contenido

Para crear una tabla de contenido es necesario aplicar diferentes estilos a los títulos y subtítulos del documento. Deben respetar una jerarquía; por ejemplo, los capítulos deben llevar el estilo Título, las secciones el estilo Título 2, las subsecciones Título 3, etc. El estilo se aplica seleccionando el texto del título. Después debes ir a menú Inicio, grupo Estilo, botón Más estilos → Aplicar estilos.

Una vez que hayas aplicado los estilos en títulos y subtítulos, posiciónate en el lugar donde deseas insertar la tabla de contenido. Selecciona menú Referencias → Tabla de Contenido → Tabla automática 1.

Descripción: tabla de contenido con numeración faltante en títulos y subtítulos. Una vez actualizada la numeración, actualiza la tabla en menú Actualizar tabla… → Actualizar toda la tabla. Haz clic aquí para revisarla a detalle.

Índice alfabético

Para generar el índice alfabético es necesario indicar de manera explícita los términos que se desean incluir. Si quieres insertar un nuevo término en el índice, selecciona la(s) palabra(s) y ve a menú Referencias → Marcar entrada. Se mostrará un cuadro de diálogo para insertar datos adicionales.

Una vez que hayas marcado todas las entradas en el documento, posiciona el cursor donde se incluirá el índice. Selecciona menú Referencias → Insertar índice. Las opciones que se ajustan normalmente son el número de columnas y el tipo de formato. Para revisarlo haz clic aquí.

1.3 Vista esquema, marcas de agua, traducción y administración de documentos

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