IMPORTANCIA DE LOS PLANES DE GESTIÓN EN LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

IMPORTANCIA DE LOS PLANES DE GESTIÓN EN LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

En toda o empresa u organización, sea pública o privada, de bienes o servicios, desde el momento en que se identifica un problema o mejor una necesidad en especial, se hace necesario la elaboración de un proyecto que permita dar solución a dicha falencia. Para que un proyecto cumpla eficientemente con los objetivos propuestos, se debe seguir un proceso planeado por fases donde se establezcan los responsables y las actividades que se desarrollaran. Al proyecto (Cano, 2003) lo define como “Una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y calidad”.

Ahora, durante la fase de planeación, un proyecto de subdivide en áreas de influencia que permiten análisis específicos que luego se conjugan para obtener un proyecto con  mejores resultados. Estas áreas denominadas fases son:

Gestión de integración, que la UDES la define como aquella que: “…conforma todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos. … hace referencia principalmente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización del proyecto”. En el caso de un proyecto de carácter educativo la integración estaría encaminada a unificar todas las actividades necesarias para el desarrollo óptimo del proyecto,  ya sea un proyecto pedagógico o de administración educativa. Por ejemplo si se quiere desarrollar un proyecto de uso y apropiación de las tics en el aula (en la práctica docente), la integración hace referencia a enlazar las actividades de planificación, diagnostico, recolección de información análisis y tratamiento de la información, diseño de herramientas pedagógicas y en general, la integración se refiere precisamente a consolidar las actividades.

Gestión del alcance. Permite describir cómo el equipo definirá el alcance del proyecto, desarrollará el enunciado del alcance del proyecto detallado, definirá y desarrollará la estructura de desglose del trabajo y su verificación. Si retomamos el caso de un proyecto educativo, lo que se hace es delimitar el proyecto, definir claramente los objetivos que se quieren alcanzar con la ejecución del proyecto; que procesos se quieren mejorar ya sean académicos o administrativos, que población se va a beneficiar con la implementación del proyecto. También se definen los requisitos o características del bien o servicio que se desea ofrecer con el proyecto, de tal manera que no haya lugar a inconsistencias entre lo que se planea y lo que se diseña; también se deben dejar claros en esta etapa los criterios de aceptación del bien o servicio que se planea ofrecer, en el caso de un proyecto de educación si es un software o una herramienta esto es lo que se llamaría estándares de calidad.    

Gestión de tiempo. Incluye los procesos indispensables para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Esta etapa del proyecto es fundamental porque estima la duración del proyecto y para ello se hace necesario que primero: Se definan las tareas o actividades, lo que implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar estableciendo cada una de las acciones que van a ejecutar. Segundo: Secuenciar las actividades, implica identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con relaciones de precedencia adecuadas, así como también los adelantos y retrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible. Aquí hay que tener en cuenta que existen actividades que no se pueden realizar sin haber terminado o ejecutado otras, es por ello que se debe tener un conocimiento total del proyecto para elaborar el cronograma o plan de actividades. Tercero: Realizar la estimación de recursos que implica determinar cuáles son los recursos (personas, equipos, o material) y qué cantidad de cada recurso se va a utilizar, y cuándo estará disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto. Cuarto: Estimación de duración de las actividades, en este proceso se pretende determinar qué tiempo se tardara en ejecutar cada una de las actividades de acuerdo con los recursos estimados para cada una de ellas. Quinto: La elaboración del cronograma, en esta fase de deben analizar cada una de las actividades y la secuencia lógica que las relaciona y sexto: Controlar el cronograma, que no es más que un proceso de seguimiento de cumplimiento de las acciones en los tiempos establecidos. Este plan de gestión de tiempos en proyectos educativos es de mucha importancia y en general para cualquier tipo de proyectos, en la planificación de tiempos en un proyecto de tipo educativo, se deben tener en cuenta varios factores tales como el calendario escolar ya que si es de tipo pedagógico hay que ser cuidadosos en la ejecución de las actividades para que no haya inconvenientes, se deben establecer los recursos a utilizar de manera que la institución cuente con esos recursos para su utilización, el cronograma debe ir de acuerdo con la programación de las actividades escolares si se están involucrando a los estudiantes en el proyecto y el proceso de seguimiento debe ser constante para que no haya retrasos en el desarrollo del proyecto.

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