INVENTARIOS ABC

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

DELTEC S.A es una empresa de outsorcing, prestadora de servicios especializada principalmente en la rama del sector publico y del gremio eléctrico posicionada a nivel nacional y también internacional, como en republica dominicana, cuenta con grandes clientes como lo son EMCALI EICE, EPSA, ENERTOLIMA, CODENSA, EMPRESA DE ENERGIA DE CUNDINAMARCA, EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA, EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA, ETC... Tiene una planta administrativa y operativa de aproximadamente 1500 empleados y cuenta con sedes o proyectos en cada uno de los lugares donde tiene contratos, Cali, Bucaramanga, Ibagué, Palmira, Jamundi, Bogotá Etc.

El ser una compañía con una infraestructura sectorizada por proyecto genera inconvenientes para la administración de inventarios debido a que se tienen múltiples bodegas o almacenes en su gran mayoría de materiales, herramientas, elementos de protección personal, equipos de trabajo, que son indispensables para las labores diarias a ejecutar en el sector eléctrico. Se tiene una persona por proyecto quien es la responsable por su almacén y se encarga de retroalimentar a la principal o coordinador a nivel nacional de cualquier inconveniente que se tenga.

Pero principalmente cual es el problema¬? El problema radica en que cuando estamos hablando de controlar una bodega o almacén las cosas no se ven tan complicadas, pero cuando hablamos de realizar seguimientos, manejo de stocks, inventarios mensuales, balances de materiales (control de inventarios) con varios almacenes las cosas son complicadas y mucho mas cuando no hay una política de inventarios definida, pero es difícil definirla ya que en cada proyecto se trabaja de acuerdo a las necesidades del cliente y no es la misma en cada uno. Otro tema a analizar son los sistemas de información ya que es fundamental y permite facilitar el control, actualmente se cuenta con un sistema de información propio con grandes capacidades y aplicaciones, pero con el inconveniente de que no se tiene encadenado en línea, si no por el contrario se maneja individual y la codificación de materiales y herramientas es diferente para cada sede aumentando la complejidad para el control y seguimientos.

FORMULACION DEL PROBLEMA

DELTEC S.A empezó como una empresa pequeña la cual no necesitaba de muchos controles debido a que su infraestructura física no era tan grande, pero al ir pasando los años ha tenido un gran crecimiento y se ha expandido por toda Colombia. Esto ha generado grandes cambios al interior debido a que ya no es la misma empresa de hace 15 años por lo tanto se deben de modificar varios procedimientos para facilitar el manejo y control de inventarios y almacenes a nivel nacional, dentro de estos cambios se ha implementado un nuevo departamento quien será el responsable de unificar y manejar esta información a nivel nacional, quien es el encargado de ir ajustando las nuevas políticas y de ir implementando procedimientos que sirvan y agilicen este control.

Actualmente se tiene un sistema de información propio cuyo nombre es SYSDELTEC el cual es diseñado por su departamento de sistemas y programación, pero que inicialmente estuvo diseñado para controlar almacenes independientes, la metodología de este sistema era que cuando se empezaba con un proyecto se instalaba y posteriormente se le explicaba el manejo al responsable del almacén y era este el total administrador del programa, inclusive quien codificaba los productos, siendo esto un gran causal del inconveniente actual que se tiene para el control nacional de inventarios debido a que en estos momentos, cuando se quieren realizar controles en general o unificados se tiene de que en cada zona o almacén las codificaciones son totalmente diferentes siendo el mismo producto. Es por eso que se esta haciendo un trabajo en común con los almacenistas, Ing de sistemas y coordinador de inventarios para la estandarización de códigos, es un proceso complicado pero bastante ventajoso, adicionalmente a esto vendrá un proceso de implementación y concientización ya que son códigos que no solo se manejan en el almacén si no también en otros departamentos como en digitación y la operativa.

También debemos tener en cuenta que es complicado estandarizar una política de inventarios y control de almacenes debido a que en cada zona se trabaja de acuerdo a las necesidades de cada cliente, ósea que no se pueden definir fechas ya que se depende del cronograma que determine cada electrificadora y por lo general cambia mes a mes y uno de los problemas actual es que no se pueden dejar de hacer las actividades diarias por realizar otras actividades como lo son inventarios( estos son inventarios que requieren de revisar a todo el personal operativo o técnicos para saber que material y herramienta tienen), esto diferencia a los inventarios tradicionales y normales donde únicamente se custodia lo que hay dentro de la bodega sino que también debe custodiarse lo que tiene cada técnico ya que estos entran a ser una bodega mas, es por eso que se hace tan complicado la consecución de estos inventarios ya que requiere de parar por un tiempo a la operativa y esto le disgusta al cliente debido a que son demoras y en ocasiones el no cumplimiento de las actividades del día. Por lo general se hacen cuando la electrificadora los programa, pero esto no tiene fechas concretas y no es control de nosotros, no debemos depender de estas actividades es por eso que se deben estudiar o programar estrategias que permitan controlar y elaborar nuestros inventarios para poder tener nuestros registros.

INTRODUCCION

Dentro de este trabajo se observa el procedimiento actual que se maneja para el control de inventarios dentro de una empresa contratista de servicios, que ha tenido un aumento y gran expansión y que debido a esto se deben contemplar opciones de mejora que permitan facilitar el monitoreo, se analizan las ventajas y desventajas por medio del planteamiento del problema y se da a conocer un poco la estructura general de la empresa para poder definir posibles controles o brindar mejoras que permitan tener un mayor control y a su vez se mantenga a la vanguardia en este tipo de metodologías

OBJETIVO GENERAL

Elaborar una propuesta o política empresarial que permita dar cumplimiento a la elaboración de inventarios y facilite el control de los mismos sin ocasionar incumplimientos ante el cliente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar método A, B, C para determinar cuáles son los materiales de más importancia respecto a rotación y costo y así poder determinar algún mecanismo de control.

Elaborar una codificación única que permita estandarizar todos los recursos o productos

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