LA FUNCION DE COMPRAS, ABSTECIMIENTO Y SERVICIOS

LA FUNCION DE COMPRAS, ABSTECIMIENTO Y SERVICIOS

EL PROCESO PARA LA COMPRA Y/O ABASTECIMIENTO

1. ELEMENTOS DE LA COMPRA

Su origen surge cuando se identifica la necesidad de abastecimiento dentro de la Institución:

A) COMPRADOR.- El comprador también llamado Demandante, Departamento de compras, sección de compras, Área de compras, Encargado de compras, es el responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento, según la requisición. Para cumplir con su cometido, realiza investigaciones de los proveedores, analiza cotizaciones, sigue las políticas y los principios establecidos por la administración de la empresa.

B) VENDEDOR.- es la persona que ofrece, o bien, a quien se le piden sus productos o la prestación de sus servicios. También conocido como oferente o proveedor, espera una orden o pedido de compra para estudiarla y así decidir si puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones que propone el comprador.

C) OBJETIVO O SERVICIO.- también conocido como mercancía, producto, articulo, material o consumo, susceptible de comprarse, que provoca se establezca una relación entre el comprador y el vendedor, para satisfacer necesidades y el proveedor es quien ofrece la entrega a cambio de otro bien, comúnmente dinero.

D) ACUERDO.- es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el comprador y el vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta, como son la entrega y recepción, en la cual las dos partes se obligan a cumplirlo.

2. LA REQUISICION

También conocida como Solicitud de Compra, da origen al proceso de compra; puede realizarse para reposición de algún material o servicio especial, etc.

A) CONCEPTO.- se dice que la Requisición es un documento, mediante el cual solicitan los departamentos internos los bienes y servicios que necesitan.

B) FORMAS.- las formas para hacer la requisición pueden ser:

a) Documento se el cual se describa el pedido de algún material, servició, producto.

b) Memorando (recordatorio), en el cual se solicite un articulo o servicio que rara vez se ocupe.

C) ELEMENTOS.- sea cual fuese la forma que adopte la requisición , debe contener los siguientes elementos:

a) Principales.- confirmación de compra por una sola persona, descripción analítica de las características que deben tener los artículos y fecha para cual se necesita el abastecimiento.

b) Accesorios.- Numero de folio impreso, volumen o cantidad de artículos, fecha en que se efectúa la requisición, sección y persona que expide, aprobación y persona que lo hace, nombre y domicilio del proveedor, tipo de transporte, y lugar en el cual se recibirá, condiciones de recepción entrega, cotización y otras especificaciones especiales.

D) FINES.- conocimiento de que existe necesidad de abastecimiento, poder indagar a tiempo quién

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