LA FUNCION DE COMPRAS ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS.

LA FUNCION DE COMPRAS ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS.

INTRODUCCION.

En este capitulo se tratan aspectos esenciales, referenttes de la administracion de compras y abastecimientos, los cuales sirven para tener un panorama general al respecto y se desarrolla en tres partes:

1- Generalidades.

Se citan los conceptos basicos de la adquisicion y el abastecimiento, como:

origen, objetivos, e importancia de su analisis funcional y operacional.

2- Operacion.

Se desarrollan los puntos referentes a las compras y los abastecimientos de acuerdo a un enfoque operacional, el cual incluye tipos, principios y politicas que los rigen; asi como la organizacion en el departamento de compras y abastecimiento; sus objetivos, la centralizacion y la descentralizacion, igualmente lo que se refiere al comite de compras.

3- Proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

Se aborda lo correspondiente a los documentos y los metodos para la compra y/o abastecimiento, como son: la requisicion, la orden de compra y la cotizacion; de la misma forma el fin de la funcion de compra, abastecimiento y servicio.

GENERALIDADES.

1- SOBRE LA COMPRA.

Existen varios conceptos de compra; pero todos esencialmente, incluyen los mismos elementos basicos.

a) La administracion de materiales conceptua a la compra como no o mas aspectos que se relacionan con la planeacion, la adquisicion y la utilizacion de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales.

b) La palabra compras, describe un proceso que incluye lo siguiente:

Seguimiento de una necesidad.

Su ubicacion.

Eleccion del proveedor.

Servicio.

c) Comprar es una funcion elemental e importante pàra realizar actividades y promover el bienestar humano.

d) Obtener bienes y servicios, es considerando:

di) Justificacion de la necesidad.

dii) Evaluacion de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrefa y tipos de

financiamiento.

e) Compras es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despues de ello lograr sus objetivos eficientemente. Normalmente no se menciona la palabra “servicio” por estar implcita.

A- SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LA COMPRA.

a- Que el departamento de compras reciba una requisicion de comprar por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimientos para poder realizar cada una de ellas o cada unos de ellos.

b- Que el propio encargado de compras o el departamento, indentifique las necesidades de abastecimientos de su propia seccion de compras, o bien de las otras divisiones o personas.

c- Emision de pedido u orden de compra.

B- OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL ANALISIS OPERACIONAL Y FUNCIONAL DE LA COMPRAS.

OBJETIVOS:

1- Reduccion de costos y obtencion de utilidades.

Para cumplir con el logro de utilidades y servir en forma efectiva a la organizacion, el departamento de compras y abastecimiento debe emplear la competitividad, la cual se usa cuando se atiende a otros compradores que necesitan materiales, provisiones, servicios enseres, equipos, etc.

En el objetivo de utilidad , se requiere un criterio amplio para poder juzgar el valor de lo gastado para, de esta manera, evaluar el equilibrio que puede existir entre el precio y el valor, independientemente de observar la relacion costo-beneficio-utilidad.

2-Servicio.

El dpto. De compras debe estar suficientemente bien capacitado para servir y apoyar a los demas departamentos, en todas las actividades operativas de la entidad.

3- Control de convenio para obtener financiamiento.

Este es prioritario para que los integrantes de administracion, lo conozcan a detalle y al momento en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos en cuanto a su seguimietno y realizacion, que puede tener las siguientes reglas:

Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente.

Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo formatos de “ordenes de compra” y su registro.

Informar a la administracion spobre los inventarios, para que se cumpla con las disposiciones, cuando se lleven a cabo.

Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectuen de acuerdo con los parametros.

4-Control de Tratos Comerciales con los Proveedores

Se deben de respetar los tratos comerciales, así como los habidos particularmente con los proveedores, por los siguientes motivos:

Mantener buenas relaciones con los proveedores.

Al realizar tratos comerciales, se debe actuar inteligentemente en cuanto a las adquisiciones, volumen, precio, plazo para el pago,

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