La función de compras y abastecimiento

Introducción

Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; dicho de otra forma, el dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

La responsabilidad del Agente de compras es tener integridad al gastar los fondos de la cartera de la firma, toma de decisiones concernientes al ahorro en costo y mejoramiento de productos disponibles en el aprovisionamiento. Para el departamento de compras debe ser el obtener al precio correcto el material adecuado en el momento preciso para que el flujo de la producción no se interrumpa.

1. La función de compras y abastecimiento

1.1 Generalidades.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:

Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa. Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece. El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda. Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega. Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado. En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.

Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

1.2 Operación

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Una declaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos:

1.- Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y

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