Compras Y Abastecimientos

Compras y aprovisionamientos, nuevos retos en la gestión del abastecimiento

Colombia - Enero de 2014

Santiago Alzate

El abastecimiento se ha convertido no solamente en uno de los componentes más importantes de la cadena de valor, sino también en una de las principales fuentes de competitividad para empresas y organizaciones.

Situados en el área de la Cadena de Suministro, las actividades de compras y aprovisionamiento forman parte de los procesos diarios que no solo las empresas productivas deben realizar, sino también empresas que deriven su actividad económica de la prestación de servicios. En escenarios de alta competitividad, saber comprar constituye una de las pocas fuentes de ventaja competitiva aprovechable en mercados cambiantes y turbulentos. Durante mucho tiempo, las empresas descuidaron esta función logística y los procesos que la componen. La visión clásica le daba relevancia a los aparatos comerciales, lo que transformó en una prioridad la formación de los vendedores, confinando a los compradores a ser “solicitantes de cotizaciones”, casi en exclusividad, limitando sus funciones y eliminando la posibilidad de generar un impacto positivo para la organización. En la actualidad, la Función del Abastecimiento ha sido revalorizada, entendiendo que la misma es estratégica para las organizaciones, pues se desarrolla en un nivel de inestabilidad que obliga a una alta especialización, con profesionales cuidadosamente formados en conocimientos teórico-prácticos de una gran profundidad.

Necesitamos dar el próximo paso, en cuanto a provisión estratégica se refiere, aunque se han aplicado una gran cantidad de herramientas nuevas, todavía tenemos camino por recorrer, modelos por aplicar y definiciones por ampliar. Empecemos por algunas que nos pueden aportar en la gestión gerencial de este renglón. En primer lugar, veamos una diferenciación conceptual importante con respecto a las dos palabras que nos interesan: las compras y el aprovisionamiento. Hasta hoy se habían usado como sinónimos, pero, en realidad, la suma de las dos conforma los procesos y actividades del Abastecimiento. Podemos verlo de forma matemática mediante la siguiente ecuación: Abastecimiento = Compras + Aprovisionamiento.

Cuando realizamos la función de “comprar”, estamos respondiendo estrictamente a las preguntas ¿Qué? y ¿Con quién?. Cuando hablamos de la función estricta de “aprovisionamiento”, respondemos a las preguntas ¿Cuándo? ¿Cómo? y ¿Dónde? (entre otras). Las dos funciones o actividades deben estar perfectamente diferenciadas, en cuanto a la caracterización o definición de los cargos asignados a quienes trabajan en el área de la Cadena de Suministro, y en la programación de las actividades, cambiando la definición de los procedimientos o, inclusive, diferenciando la estructura mental en la forma de gestionar su trabajo. Su aplicación rigurosa permitirá diferenciar y aplicar estratégicamente las tareas y herramientas en las áreas de abastecimiento. Siendo más específicos, en compras, la palabra “qué” nos lleva a ubicar este cuestionamiento en qué material, qué referencia, qué producto, bien o servicio, qué proveedor utilizar y su relación con lo que debemos comprar. Es importante encontrar la fuente. Por ejemplo, uno de los grandes problemas en este segmento del abastecimiento está relacionado con las compras de repuestos o bienes para mantenimientos, ya sean preventivos o correctivos, porque no se especifica el “qué” debemos comprar. Cuando aparece la necesidad, que por lo general no se ha establecido con suficiente rigurosidad, se presentan brechas entre los equipos de mantenimiento y compras, donde los primeros, al requerir el producto con urgencia, cuestionan las demoras de los segundos. Para el equipo de mantenimiento, los de compras no conocen lo que deben abastecer, mientras compras crucifica al área de mantenimiento por no planear, ni anticipar, apoyándose en el ERP que puede arrojar información sobre las horas de uso vs. el mantenimiento preventivo que debe realizarse.

Existe un punto medio. Si compras supiera “qué” tipo de repuestos debe comprar, o importar, “qué” tipo de proveedor debe desarrollar, seguramente estas tensiones se liberarían notablemente, claro está, bajo un estricto concepto de anticipación logística de ambas partes. Cuando los responsables del abastecimiento estratégico empiezan a diferenciar este tipo de conceptos y aplicaciones, la productividad y efectividad mejoran, dando paso a la optimización de los flujos de información y de producto, a través de toda la Cadena de Suministros, al fin y al cabo, de forma sistémica, somos un todo.

Vayamos aún más lejos. Cuando identificamos plenamente y de forma anticipada los requerimientos, podemos diseñar un mejor plan de búsqueda de fuentes de abastecimiento. Uno de los mayores problemas se presenta cuando, por cumplir un requerimiento urgente, contactamos al primer proveedor en la lista, omitiendo una apropiada selección y calificación del mismo. Responder a la pregunta ¿Con quién?, significa asegurar verdaderas alianzas estratégicas que inciden directamente en la Cadena de Suministro. Este es el momento para conocer las instalaciones, su ubicación, sus políticas ambientales y laborales, negociar formas de pago, diseñar materiales y productos en consenso, referencias de otros clientes, mejora de precios, definición de indicadores para medir su gestión, contratos, entre muchas otras actividades que exige el momento de seleccionar un proveedor. En definitiva, ¿por qué este y no otro?

Enfoquémonos ahora en la forma de realizar el “aprovisionamiento”, la segunda parte de la ecuación. Responderemos las siguientes

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