Compras Y Abastecimiento

PRINCIPIOS BASICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Las compras deben de ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomar decisiones respecto a su selección. Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio, financiamiento y servicio, mismos que se desarrollan a continuación:

A) Calidad

Este lineamiento no solamente trata de decir, si un articulo posee ´´buena o mala calidad´´, no, es algo más profundo, ya que se deben considerar todas las características existentes en un material, articulo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean.

Entre las peculiaridades elementales a considerar, se encuentran las siguientes: propiedades, volumen, tamaño etc.

a) CONSIDERACIONES DE CALIDAD

Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artículos o servicios las cuales son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización y control de calidad.

1) Conveniencia. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable, es difícil ya que no se puede medir, en general, por ser relativo a cada comprador, pues lo que es pertinente para uno puede no serlo para otro; más bien que el que un artículo, material o servicio, sea benéfico o no, se enmarca de acuerdo a las necesidades que cada comprador tiene, y el fin que se persiga.

Pero independientemente de lo expuesto, el departamento de compras tiene la obligación de buscar y obtener la calidad necesaria de los artículos a precios bajos, buen servicio y ventajas en financiamiento; es decir, debe de procurar la eficiencia, por lo que la conveniencia es un factor básico.

2) Disponibilidad. Significa, además de conseguir el material, el artículo o el servicio que se desea, también adquiridos con facilidad en las condiciones citadas en el párrafo anterior, dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores, de no lograrse, la calidad y la elección del proveedor no sirven.

Las reglas comerciales también juegan un papel importante, en la disponibilidad del producto, igualmente es susceptible de mejoramiento, consiguiendo fuentes nuevas y convenientes a corto y a largo plazos.

3) Costo. Otro factor importante, además de los anteriores y ligado profundamente a ellos, es el costo de los artículos, los materiales o los servicios, ya que es base para determinar la posibilidad de adquisición.

Por lo anterior, el departamento de compras o su encargado, debe ser responsable de conseguir los precios mínimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio, ni lo referente al financiamiento.

Dentro de los costos, se deben de incluir los de operación, al utilizar el material, transformarlo, distribuirlo, etc. Hasta llegar a alcanzar el costo total.

4) Sistematización. Este punto incluye la conjugación de los artículos, las condiciones de calidad, las ventajas que deben proporcionar los posibles proveedores y los costos más bajos; al unir esos elementos, se pueden tomar decisiones, en conjunto, para una buena compra.

5) Control de calidad. Se refiere a revisar que los artículos, los materiales, o a los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones, y considerar ciertos parámetros determinados.

El lugar y la fecha para realizar la revisión del control de calidad, dependen de la importancia que tenga para el comprador el producto; pero normalmente se hace en su entidad, por lo que el costo de la revisión de la calidad de la adquisición, es generalmente un gasto para el comprador.

La comprobación de la calidad de lo que pretende vender el proveedor, debe efectuarla el bajo su costo y en su empresa, antes de surtir el pedido al comprador, lo cual es beneficio para las dos partes, pues ocasiona gastos en la facturación, el transporte, el empaque y otros, en caso de no cumplir con las circunstancias establecidas.

Los artículos también se pueden revisar el momento en que se utilizan, lo cual no es recomendable, pues dista mucho que cumplir con la eficiencia, pudiendo traer consecuencias negativas.

B) CANTIDAD

Ya determinada la calidad de los objetos, se necesita precisar la cantidad correcta. Al igual que el principio de conseguir la calidad adecuada y la cantidad necesaria a al cansar, lo cual, esto último, es una obligación del encargado de comprar y de su personal, destinada a satisfacer las necesidades planeadas, para tener un balance con la operación y con los beneficios de las compras al mayoreo, procurando también reservas de productos, justificadas.

La cantidad se relaciona con el tiempo en que debe de comprarse los materiales, con el que se deben buscar, con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como almacenar.

La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, esta regula por algunos factores que se deben de considerar:

- Tipo de artículos.

- Tipo de entrega.

- Necesidad del pedido.

- Precio unitario del material o servicio.

- Promedio de compras del inventario.

- Emisión de pedidos.

- Costo de la transacción.

- Periodo de compra.

- Mantenimiento del inventario (máximo y mínimo).

Este último, implica otros factores tales como: inversiones en el mismo, espacio en el almacén, sueldo delos trabajadores del almacén, Aseguramiento, Amortización, inversión, y financiamiento necesario justificable, estiba, movimientos, básicamente. Los factores citados, se debieron de haber estudiado con la profundidad y la exactitud necesarias o convincentes.

a).- FACTORES QUE INFLUYEN EN LA CANTIDAD

El comprador debe de considerar diversos elementos , que intervienen al tomar la decisión de que cantidad debe comprar , con el objeto de que se siga llevando a cabo la operación de la Empresa, que se refiere aprecios bajos, aprovechamiento de los beneficios del comercio, y las expectativas del mercado, cuyos factores son los siguientes.

a.1).-Tiempo adecuado de entrega, Recepción, y Producción. Se refiere al proveedor y abarca desde que se realiza el pedido, hasta que se reciben los artículos en la Entidad Compradora, anexado otra serie de factores, referentes a los productos que se tiene que transformar manual o mecánicamente, entre los que destacan: el tiempo de tránsito, su producción, y tolerancia de las instrucciones producción del proveedor (estos tres elementos, constituyen el tiempo del pedido antes de que surja la necesidad).

b).- TRADICIÓN COMERCIAL

Está relacionada con la transformación del material, del empaque, y del envió de mercancías, por lo cual la cantidad varia, de acuerdo con la clasificación

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