FUCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

I. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

1. Generalidades

Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La estructura de la función de administración de compras y materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno de los desafíos de esa administración.

2. Objetivos

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Una declaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos:

1. Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

3. Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atención a los objetivos de calidad en las compras.

4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artículos hacían anteriormente, la organización puede ganar ventajas de eficiencia a través de un precio inicial más bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversión en el inventario total sin abatir los niveles de servicio, de una reducción de costos de capacitación de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores.

6. Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos.

7. Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad.

8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización.

9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.

3. Responsabilidad y Delegación

Una vez que se han diseñado las estrategias, deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la organización. La estructura de esta organización está basada en diversos niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metas estratégicas y objetivos de la organización.

4. Centralización comparada con descentralización

Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos específicos manejarán sus propias compras. La ventaja de esto es que el usuario conoce, las necesidades de su departamento posiblemente mejor que ningún otro. Puede ser más rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el gerente toma el teléfono y lo ordena.

Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las compras descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y específico tienen autoridad para toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra

5. Especialización en la Función de Compras

Con frecuencia la función total de compras está organizada sobre la base de una especialización posterior y del desarrollo de expertos que resultan de la especialización. En una empresa pequeña, en donde sólo hay una persona en el departamento de compras, no es posible esta especialización y esa única persona debe ser el comodín para todos los tratos. Pero en organizaciones de compras mayores, la separación funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas:

Compra y Negociación. Este personal localiza los vendedores potenciales, analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y determina precios, términos y condiciones en los acuerdos que hace con los vendedores. Esta actividad normalmente está especializada por el tipo de artículo que será comprado; esto es, materias primas, combustibles, bienes de capital, etc.

Seguimiento y Expedición. Este grupo toma los acuerdos de compra y controla la forma en que el vendedor cumple su cometido en cuanto al envío y a los requerimientos de calidad, para evitar cualquier sorpresa perjudicial. Si se presentan problemas, este grupo presiona y ayuda al vendedor para resolverlos.

Administración. Este grupo maneja la preparación física y el seguimiento rutinario de los documentos formales de compra, conserva los datos necesarios requeridos para operar el departamento y prepara los informes periódicos necesarios para la alta gerencia y el personal que administra los materiales.

Investigación de Compras. Este grupo trabaja sobre proyectos especiales relacionados con la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra.

6. Valores

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.

1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.

2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicarla dignidad y responsabilidad de su puesto.

3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.

4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones

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