Compras Y Abastecimientos

Función De Compras Y Abastecimientos.

1. Generalidades

Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La estructura de la función de administración de compras y materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno de los desafíos de esa administración.

2. Objetivos

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

3. Responsabilidad y Delegación

Una vez que se han diseñado las estrategias, deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la organización. La estructura de esta organización está basada en diversos niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metas estratégicas y objetivos de la organización.

4. Centralización comparada con descentralización

Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos específicos manejarán sus propias compras. La ventaja de esto es que el usuario conoce, las necesidades de su departamento posiblemente mejor que ningún otro. Puede ser más rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el gerente toma el teléfono y lo ordena.

Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las compras descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y específico tienen autoridad para toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra.

5. Especialización en la Función de Compras

Con frecuencia la función total de compras está organizada sobre la base de una especialización posterior y del desarrollo de expertos que resultan de la especialización. En una empresa pequeña, en donde sólo hay una persona en el departamento de compras, no es posible esta especialización y esa única persona debe ser el comodín para todos los tratos.

6. Valores

Los Valores Estratégicos representan las convicciones o filosofía de la Alta Dirección respecto a qué nos conducirá al éxito, considerando tanto el presente como el futuro. Estos valores, es fácil descubrirlo, traslucen los rasgos fundamentales de lo que es la estrategia empresarial, parten de esta reflexión.

7. Aspectos Éticos de las Compras

El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no ética.

Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a controversia.

Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera que sólo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor.

Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales.

• El arreglo de precios.

• Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.

• Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador.

• Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán.

• Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.

Relaciones De Información Para Compras Y Abastecimientos.

La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

La información sobre el mercado proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de la orden de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio.

La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida para la mayoría de los pedidos de materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos entre el departamento de compras y de producción. La primera es el “complejo de ardilla” que conduce a los supervisores y administradores a acaparar suministros, esta política conduce a evitar riesgos en retrasos. La segunda es un “complejo de marca x” o sea la preferencia por una marca determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen servicio.

El personal de ingeniería también se pueden dejar influir por el complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputación de un proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseño competente del producto y a precios altamente competitivos.

Los aspectos legales

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