MANEJO DE HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE: WORD

MANEJO DE HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE: WORD

APRENDIZ:

YENYFER GUALTEROS AGUIRRE

INSTRUCTORA:

EDUIN MANUEL LLORENTE VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

CURSO MODALIDAD VIRTUAL

FACATATIVÁ 07 DE JULIO 2020

Combinación de correspondencia Esta guía sirve para crear combinación de correspondencia que nos permite crear conjunto de documentos que tienen un diseño, formato, texto, gráficos idénticos y Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Veamos un ejemplo: si se va convocar a una reunión con 100 invitados y deseas enviarles cartas de invitación, no necesitas hacerlo manualmente copiando y pegando datos en las 100 cartas, con la combinación de correspondencia se puede automatizar el proceso hacerlo de una sola vez. Conocimientos previos Mediante lluvia de ideas, exploraremos nuestros conocimientos sobre crear combinación de correspondencia.

• Poseen conocimientos sobre ¿Qué es una combinación de correspondencia?
• ¿Cuál es su utilidad?
• Tienen experiencia de ¿Cómo realizarla?
• ¿Qué se necesita para realizarla?
• ¿Qué herramientas de Word permite crearla? Realice las siguientes actividades:
• En equipos de trabajo, los docentes se organizan por escuela, haciendo uso de la laptop asignada para realizarlas actividades. Antes de empezar a realizar combinación de correspondencia tomar en cuenta lo siguiente:
• Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:
• Su documento principal, puede ser una carta o invitación.
• Su origen de datos: en una hoja de cálculo con nombres, dirección, teléfono, cargo u otros.
• El documento combinado. El resultado de todas las copias de las invitaciones o cartas a enviar. A continuación realice los pasos a seguir para construir “La combinación de correspondencia”1.Preparar carta a combinar:
• Abrir el programa Word.
• Redactar la carta, ver imagen

[pic 1]

Guarde el documento de trabajo con el nombre “Carta deinvitación”desde el menú archivo/guardar como2.Preparar los datos de los contactos en Excel para la combinación de correspondencia. El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos dela lista de destinatarios.

• Abrir el programa Excel.
• En una hoja de cálculo agregar los datos de contactos, en nuestro ejemplo; son datos de padres de familia. Ver imagen:

[pic 2]

• Guarde el documento de trabajo con el nombre “Contactos padres de familia “desde el menú archivo/guardar como.3.Iniciar la combinación de correspondencia
• En el documento “Carta de Invitación”
• En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.

[pic 3]

• Elija Seleccionar destinatarios>Usar una lista existente.

[pic 4]

• Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.

[pic 5]

• Si Word se lo solicita, elija Hoja1$>Aceptar. Ver imagen:

[pic 6]

Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando en Word.

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