Maneje una agenda diaria

1. Maneje una agenda diaria

La forma más útil de sacar partido a su tiempo es organizándolo. El tiempo es un recurso escaso que una persona no puede derrochar. Pase lo que pase, tiene que usarlo y de una manera eficiente. Manejar una agenda es algo que no requiere de habilidades especiales, pero supone ser disciplinado y ordenado.

El manejo de una agenda significa llevarla siempre consigo; no desprender hojas; mantener un separador para la búsqueda del día; usar un lápiz grafito para facilitar los ajustes y no acumular papeles en su interior.

Acostúmbrese a anotar todos sus compromisos, señalando con precisión el día u la hora en que los va a realizar, así como el nombre, dirección y teléfono de la persona con quien se va a entrevistar.

Evite hacer anotaciones en papeles sueltos que después se extravían y hacen perder tiempo tratando de encontrarlos. Existen adhesivos de colores creados para destacar las reuniones según su importancia, la elección de la agenda depende de las necesidades del usuario.

2. Planifique sus actividades

Antes de llevar a cabo una actividad, ésta tiene que ser planificada para garantizar el mejor de los resultados. Planificar significa definir las tareas que se van a realizar; establecer sus plazos y fijar fechas de ejecución.

Una de las herramientas que más se utilizan cuando planificamos es la elaboración de gráficos, especialmente de barras horizontales. Estos diagramas se confeccionan escribiendo en forma vertical, todas las actividades que han sido proyectadas. Posteriormente, frente a cada actividad, se coloca una barra horizontal que se extiende desde el día de inicio hasta el día de término de la respectiva acción. Estas barras horizontales deben tener un largo proporcional a la duración de cada una de las actividades propuestas.

Una de las ventajas de los gráficos de barras es que permiten tener una visión del conjunto de las actividades que se realizarán, mostrando en detalle las tareas que se ejecutarán primero; las que se realizarán simultáneamente y aquellas que deben esperar el término de otras para poder iniciarlas. Además, los gráficos permiten llevar un control más amplio sobre el cumplimiento de los plazos establecidos.

La planificación es lo contrario a la improvisación y los resultados que se obtienen en ambos casos son muy diferentes. Cuando un trabajo es planificado, el resultado es consecuencia de una serie de pasos bien definidos; ejecutados en un orden lógico y perfectamente coordinados. En cambio, el resultado de la improvisación sólo está condicionado por la suerte.

En las empresas industriales, una de las áreas que requiere mayor planificación es producción. El cumplimiento de los plazos de ejecución de una orden de trabajo demanda un amplio conocimiento del proceso de producción. Además, es necesario que exista una coordinación eficiente de los diferentes recursos que se emplearán; como materias primas; mano de obra; insumos; maquinarias y equipos.

En otro ámbito de la empresa, la planificación financiera y de las actividades comerciales, también son esenciales para lograr los objetivos. Ambas deben estar a cargo de profesionales o especialistas en cada área. Además, periódicamente es muy conveniente revisar y comparar los resultados que se están logrando versus lo programado. El éxito de una empresa no se improvisa. Muy por el contrario, es el resultado de una correcta planificación y ejecución de todas las actividades fijadas para alcanzar los objetivos propuestos.

3. Maneje sus conversaciones

Podemos malgastar muchas horas del día si no sabemos manejar las conversaciones. Puede suceder porque éstas no se centran en el tema principal o debido a que son entrevistas que se dilatan más de la cuenta. Es importante reconocer las afirmaciones, las preguntas y las quejas que se plantean durante toda conversación, con el objeto de tener un manejo más organizado y eficiente de las palabras.

Si usted quiere tomar el control de una conversación, puede utilizar preguntas abiertas y cerradas. Formular una pregunta abierta permite obtener una respuesta larga o una explicación. Por ejemplo, ¿qué le parece tal o cual cosa?, ¿qué opina de este producto?; ¿qué necesita?; ¿por qué está enojado?; ¿cómo le fue en su viaje?; ¿por qué se demoró en llegar?.

Las preguntas abiertas son útiles para descubrir las necesidades de los clientes; indagar sobre algún problema; conocer detalles acerca de un reclamo y obtener más información. El uso excesivo de este tipo de preguntas podría dilatar una conversación indefinidamente.

En tanto, una pregunta cerrada conduce a recibir una respuesta corta o una confirmación. Por ejemplo: ¿desea pagar en efectivo o con cheque? ¿prefiere el color amarillo o el azul?; ¿prefiere la reunión en la mañana o en la tarde?; ¿lo llevará usted o prefiere que se lo enviemos?; ¿a que hora llegó?; ¿lo puede hacer usted?. En todo caso, el uso de estas preguntas debe hacerse en forma controlada, para que el dialogo no resulte unilateral y para que la otra persona no se sienta interrogada.

En una conversación cara a cara, también se utiliza el lenguaje no verbal o corporal. Esta forma de comunicar se usa en una gran proporción e incluye los gestos y los movimientos del cuerpo que lo ayudan a expresar las ideas, además de sentimientos de agrado y desagrado. De hecho, se sabe que en la mayoría de las personas el leguaje no verbal funciona a nivel inconsciente.

Por esta razón, es necesario observar con mucho detalle a las personas cuando conversan, para descubrir qué están diciendo; lo que quieren decir o sencillamente lo que dejan de comentar y que se descubre por su lenguaje corporal. Una mueca; el movimiento de las anos; la posición de los brazos; tocarse la nariz o la barbilla; la manera de sentarse; mover la cabeza; fruncir el ceño y apretar la boca, entre otros gestos, son expresiones no verbales que las personas utilizan para complementar su expresión oral.

Cuando una persona conversa por teléfono debe mantener una doble concentración, porque el lenguaje corporal desaparece y entonces, el poder de la palabra adquiere mayor relevancia. En estos casos, el silencio viene a reemplazar en cierto grado el lenguaje no verbal.

Para que sus conversaciones resulten más efectivas, concéntrese en las afirmaciones, preguntas y quejas que formule su interlocutor, observando detalladamente sus gestos y movimientos corporales. Con

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