Normas De Seguridad

METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS

Debido a que los documentos de una institución se organizan de acuerdo con su estructura

orgánica y funcional y los cambios que a lo largo de su historia han acaecido y dada la complejidad

de la Universidad Nacional y de los procedimientos para la organización de los archivos

acumulados, en esta guía no se contemplan las inquietudes particulares que surjan a lo largo de

dicha organización. Por lo tanto, estas inquietudes pueden ser consultadas a la Unidad Nacional

de Archivo a fin de lograr resultados homogéneos en todas las sedes de la Universidad.

En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de los

documentos, su ordenación, almacenamiento en unidades de conservación adecuadas, la

marcación de las mismas y la elaboración del inventario documental, así como la ubicación en

lugares adecuados para su conservación. A partir de la publicación del Manual de Organización de

Archivos Acumulados por parte del Archivo General de la Nación, se integró a dicho proceso la

depuración de manera simultánea con la organización y la valoración para llegar a la propuesta de

Tablas de Valoración Documental. Con este ajuste a la metodología se observaron los beneficios

de contar con mayor claridad en el proceso de organización.

Sin embargo, la experiencia con los Fondos Acumulados de la Universidad y la premura de

finalizar su organización, hicieron manifiesta la necesidad de buscar alternativas que permitieran

optimizar la organización documental, sin perjuicio del trabajo ya adelantado. Aunque la

propuesta de la Unidad Nacional de Archivo es anticipar algunos pasos, ésta contempla todos los

pasos enunciados por el Archivo General de la Nación. De este modo, se pudo establecer que

variando la secuencia de ejecución de las actividades propuestas por el AGN, era posible

adelantar tanto la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental como su

aprobación y aplicación.

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